Kaikki mitä sinun tulee tietää Breakout Roomsin käyttämisestä Microsoft Teamsissa
Breakout Rooms on tehnyt melkoisen matkan osana virtuaalista kokouskokemusta, muuttuen harvinaisuudesta olennaiseksi ominaisuudeksi. Olitpa etätiimi, joka etsii ideoita ryhmissä, tai opettaja, joka haluaa oppilaiden tekevän ryhmätehtäviä tunnin aikana, pienryhmähuoneet ovat sinua varten.
Myös Microsoft Teams on lisännyt arsenaaliinsa virallisen pienryhmähuoneominaisuuden. Sinun ei enää tarvitse tyytyä väliaikaisiin pienryhmiin. Pienoishuoneiksi naamioituneet kanavat olivat näppärä hakkerointi, mutta nyt on aika omaksua todellinen asia. Microsoft Teamsin Breakout Rooms -ominaisuuden ansiosta pienryhmäistuntojen järjestäminen ja hallinta kokouksessa on hämmästyttävän helppoa.
Breakout-huoneiden luominen
Vain kokouksen isännät/järjestäjät voivat luoda ja valvoa pienryhmähuoneita Microsoft Teamsissa.
merkintä: Tällä hetkellä Breakout Room -toiminto on saatavilla vain Windows- ja Mac-järjestelmien työpöytäsovelluksessa.
Aloita kokous ja siirry näytön yläreunassa olevaan kokoustyökalupalkkiin. Napsauta sitten "Breakout Rooms" -vaihtoehtoa.
Näkyviin tulee pieni ikkuna pienryhmähuoneiden luomista varten. Valitse ensin avattavasta valikosta huoneiden lukumäärä, jonka haluat saada. Sinulla voi olla enintään 50 pienryhmähuonetta Teamsissa.
Valitse sitten, haluatko määrittää osallistujat automaattisesti pienryhmähuoneisiin vai manuaalisesti. Jos valitset automaattisesti, Teams jakaa osallistujat tasaisesti pienryhmiin satunnaisesti. Esimerkkinä voidaan todeta, että jos osallistujia on kuusi muuta kuin sinä ja 3 pienryhmähuonetta, jokaiseen huoneeseen määrätään 2 henkilöä.
Jos valitset manuaalisesti, sinun on määritettävä jokainen osallistuja erikseen pienryhmähuoneeseen.
merkintä: Tämä on ainoa kerta, kun voit määrittää henkilöitä automaattisesti pienryhmähuoneisiin. Kun olet valinnut manuaalisesti, ainoa tapa tehdä ylitys on luoda huoneet uudelleen alusta. Mutta jos päätät määrittää ihmiset automaattisesti, voit silti määrittää heidät manuaalisesti huoneesta toiseen.
Napsauta lopuksi "Luo huoneita".
Henkilöiden määrittäminen manuaalisesti
Kun valitset henkilöiden määrittämisen automaattisesti, sinun ei tarvitse tehdä muuta kuin alkaa käyttää huoneita. Mutta kun valitset toisin, eli manuaalisesti, henkilöiden jakaminen huoneisiin jää vielä ennen kuin voit käyttää huoneita.
Pienryhmähuoneen paneeli tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan. Napsauta vaihtoehtoa "Määritä osallistujat".
Valittavissa olevien osallistujien luettelo näkyy vaihtoehdon alla. Valitse kaikki osallistujat, jotka haluat määrittää samaan huoneeseen, ja napsauta 'Assign'-painiketta.
merkintä: Henkilöitä, jotka liittyvät kokoukseen PTSN- tai Teams-laitteilla, ei voida tällä hetkellä määrittää pienryhmähuoneisiin. Voit käyttää pääkokousta heidän pienryhmähuoneena.
Huoneluettelo tulee näkyviin. Valitse huone valitsemillesi ihmisille, niin heidät määrätään kyseiseen huoneeseen. Toista yllä olevia vaiheita, kunnes kaikki osallistujat on määrätty omiin huoneisiinsa.
Breakout-huoneiden käyttö
Aina kun olet valmis siirtämään osallistujia huoneisiin, napsauta "Aloita huoneet" -vaihtoehtoa. Tämä siirtää kaikki osallistujat automaattisesti heille määrättyihin huoneisiin.
Voit aloittaa huoneet myös yksittäin. Mene siihen huoneeseen ja vie hiiri sen päälle. Lisää vaihtoehtoja -kuvake (kolmen pisteen valikko) tulee näkyviin; Klikkaa sitä. Valitse sitten valikosta "Avoin huone".
Voit avata ja sulkea pienryhmähuoneita niin monta kertaa kuin haluat kokouksen aikana.
Liittyminen Breakout-huoneeseen
Kokouksen isäntä ei kuulu mihinkään pienryhmähuoneeseen, mutta hän voi liittyä mihin tahansa huoneeseen milloin tahansa. Voit liittyä huoneeseen ja olla vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa napsauttamalla huoneen vieressä olevaa Lisää vaihtoehtoja -kuvaketta ja valitsemalla valikosta Liity huoneeseen.
Palataksesi kokoukseen napsauta Poistu-painiketta. Se palauttaa sinut automaattisesti kokoukseen.
Joka kerta kun palaat pääkokoukseen pienryhmähuoneesta, kokous on pidossa. Se koskee sekä järjestäjää että osallistujia. Napsauta Jatka-painiketta jatkaaksesi kokousta omasta päästäsi. Voit hypätä kaikkien pienryhmähuoneiden välillä samalla tavalla.
Huoneen nimeäminen uudelleen
Microsoft Rooms for Breakout Roomsissa on muutamia oletusasetuksia, joita voit muuttaa. Yksi niistä on huoneiden nimet. Huoneiden nimet ovat oletusarvoisesti Huone 1, Huone 2 ja niin edelleen. Jos haluat nimetä huoneen uudelleen, siirry kohtaan Lisää vaihtoehtoja ja valitse valikosta Nimeä huone uudelleen.
Kirjoita sitten uusi nimi ja tallenna muutokset napsauttamalla Nimeä huone uudelleen. Huoneiden nimeäminen uudelleen tunnistettavaksi helpottaa niiden moderointia.
Ilmoituksen lähettäminen huoneisiin
Moderaattorina voit lähettää ilmoituksia pienryhmähuoneisiin, kuten antaa ajantasaisia päivityksiä, jakaa keskustelukehotteita, ideoita, hyödyllisiä resursseja jne.
Siirry Breakout Rooms -kohdan yläreunassa olevaan kohtaan Lisää vaihtoehtoja ja valitse valikosta Tee ilmoitus.
Kirjoita sitten viestisi ja napsauta "Lähetä" -painiketta.
Pienryhmähuoneiden osallistujat voivat lukea ilmoituksen chatista. Breakout Rooms -chat on saatavilla myös kokouksen jälkeen Teamsin pääkeskusteluluettelossa.
Huoneiden sulkeminen
Voit sulkea kaikki huoneet kerralla tai sulkea yksittäiset huoneet.
Napsauta Sulje huoneet sulkeaksesi samanaikaisesti kaikki pienryhmähuoneet.
Sulje yhden hengen huone siirtymällä huoneeseen ja napsauttamalla "Lisää vaihtoehtoja". Valitse sitten valikosta Sulje huone.
Palattuaan pääkokoukseen kaikkien on jatkettava kokousta odotustilasta.
merkintä: Jos haluat päättää pääkokouksen, on tärkeää sulkea pienryhmähuoneet ensin. Jos et, pienryhmähuoneiden kokous jatkuu.
Lisäasetukset
Automaattisen huoneisiin pääsyn poistaminen käytöstä: Oletusarvoisesti Microsoft Teamsin pienryhmähuoneet on määritetty niin, että heti kun aloitat huoneen, osallistujat siirretään automaattisesti huoneeseen. Mutta jos et halua automaattista syöttöä, voit poistaa tämän asetuksen käytöstä. Kun asetus on pois päältä, osallistujat saavat sen sijaan viestin, jossa heitä pyydetään liittymään pienryhmähuoneeseen, kun avaat sen. Sitten he päättävät milloin he liittyvät huoneeseen napsauttamalla Liity-painiketta.
Voit poistaa tämän asetuksen käytöstä siirtymällä Breakout Rooms -paneeliin ja napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja. Valitse sitten valikosta Huoneasetukset. Voit käyttää huoneen asetuksia vain, kun huoneet ovat kiinni.
Kytke sitten pois päältä "Siirrä ihmisiä automaattisesti huoneisiin" -valinta.
Salli osallistujien palata pääkokoukseen: Microsoft Teamsin oletuskokoonpano estää osallistujia palaamasta pääkokoukseen omasta aloitteestaan. He voivat liittyä suurempaan kokoukseen vain, kun sinä, eli kokouksen isäntä, suljet pienryhmähuoneen. Ota tämä asetus käyttöön, jotta he voivat poistua pienryhmähuoneesta.
Siirry Lisää vaihtoehtoja -kuvakkeeseen ja valitse Huoneasetukset. Kytke sitten päälle "Osallistujat voivat palata pääkokoukseen" -kytkin. Tämä lisää "Poistu"-painikkeen osallistujien pienryhmähuoneeseen, aivan kuten isäntä on tehnyt.
Siirrä ihmisiä ympäriinsä: Jos haluat siirtää henkilön pienryhmähuoneesta toiseen, siirry huoneeseen, jossa henkilö tällä hetkellä on, ja napsauta sitä. Näkyviin tulee luettelo kaikista huoneessa olevista osallistujista.
Valitse siirrettävien ihmisten nimet ja napsauta 'Määritä' -painiketta. Valitse sitten toinen huone, johon ne siirretään, tai valitse "Unassigned" siirtääksesi ne kokonaan pois pienryhmähuoneista.
Lisää ja poista huoneita: Voit myös lisätä huoneita tai poistaa nykyisiä huoneita jossain vaiheessa kokouksen aikana.
Lisää huone siirtymällä pienryhmähuonepaneeliin ja napsauttamalla Lisää huone -vaihtoehtoa. Uusi huone luodaan välittömästi.
Jos haluat poistaa huoneen, siirry huoneeseen ja napsauta "Lisää vaihtoehtoja". Valitse sitten valikosta Poista huone.
Luo huoneet uudelleen: Jos haluat poistaa nykyiset pienryhmähuoneet kokonaan ja aloittaa alusta, sekin on mahdollista milloin tahansa. Siirry Pienryhmähuoneiden paneelin yläreunassa olevaan kohtaan Lisää vaihtoehtoja ja valitse sitten valikosta Luo huoneet uudelleen. Nykyiset huoneet poistetaan, ja huoneiden luomisikkuna tulee uudelleen näkyviin.
Voi olla vaikeaa käydä avoimia tai merkityksellisiä keskusteluja suurissa kokouksissa, varsinkin kun tarvitaan luovuutta. Breakout Rooms auttaa ihmisiä ideoimaan tehokkaasti pienemmissä ryhmissä.