Muuta statustasi, jotta kaikki tietävät, miksi et palaa heidän luokseen
Ihmiset käyttävät Microsoft Teamsia viestintään ja yhteistyöhön tiimitovereidensa kanssa. Itse asiassa niin paljon, että monet käyttäjät ovat siirtyneet kokonaan sähköpostista Microsoft Teamsiin viestintätarkoituksiin.
Joten on luonnollista, että etsit jotakin tapaa Microsoft Teamsissa ilmoittaaksesi tiimitovereillesi, kun et saa heidän viestejään etkä voi vastata, joten kommunikaatiovirheitä ei ole. Olitpa sitten poissa työpöydältäsi tunnin, päivän tai viikon, oletpa sitten astunut ulos asiakaslounaalle, seminaarille tai poissa lomalle, on aina hyvä käytäntö antaa tilasi heijastaa sitä ja sitä. on täsmälleen mitä voit tehdä Poissa-tilassa Microsoft Teamsissa.
Jos et tiedä, mikä tila Microsoft Teamsissa on, se on vihreä/keltainen/punainen piste, joka näkyy profiilikuvasi vieressä Microsoft Teamsissa ja osoittaa työryhmän jäsenille, oletko tavoitettavissa vai et.
Jos olet hieman hämmentynyt tästä uudesta tilavaihtoehdosta, se ei ole sinun vikasi. Kuten olet ehkä huomannut, Poissaolo-vaihtoehto ei ole yksi Teamsin Tila-ominaisuuden vakiovaihtoehdoista. Poissa-tilan määrittäminen Microsoft Teamsissa ei myöskään ole niin yksinkertaista kuin tilan vaihtaminen Käytettävissä olevasta tilaan Varattu tai Älä häiritse – minkä voit tehdä hetkessä.
Mistä asettaa Poissa-tila Teamsissa?
"Missä asetan tämän Poissa-tilan Teamsissa, ellei Tila-vaihtoehdosta?" Asia on siinä, että et voi asettaa Poissa-tilaa Microsoft Teamsista ollenkaan. Tarvitset Outlookin tehdäksesi sen.
Microsoft Teams synkronoi Outlook-tilisi kanssa ja poimii Poissa-tilan Outlookista ja se näkyy automaattisesti Teams-tililläsi. Joten ei ole ihme, että et löytänyt vaihtoehtoa tilan asettamiseen heti. Microsoft ei todellakaan tee siitä helppoa.
Kuinka asettaa Poissa toimistosta Outlookissa?
Jos haluat asettaa Poissa-tilan Teamsissa, sinun on määritettävä "Automaattiset vastaukset" Outlook-tilissäsi. Mitä ovat automaattiset vastaukset? Ominaisuus lähettää automaattisesti viestin kaikkiin vastaanottamiisi sähköposteihin sen ollessa päällä. Microsoft Teams näkee, milloin automaattiset vastaukset ovat käytössä Outlookissa, ja muuttaa tilasi sijaintisi mukaan.
Voit määrittää automaattiset vastaukset Outlookissa sekä työpöytäsovelluksesta että Outlookin Webistä.
Jos haluat määrittää automaattiset vastaukset Outlook-työpöytäsovelluksesta, avaa sovellus ja napsauta "Tiedosto" -vaihtoehtoa valikkoriviltä.
Napsauta nyt "Automaattiset vastaukset" -vaihtoehtoa Tilin tiedot -näytössä.
Valintaikkuna automaattisten vastausten määrittämistä varten avautuu. Tällä hetkellä se näyttää "Älä lähetä". Valitse "Lähetä automaattiset vastaukset" -valintanappi.
Voit myös määrittää ajanjakson, jonka kuluessa poissaoloviesti lähetetään. Valitse ruutu "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" ja valitse päivämäärä ja aika.
Voit määrittää mukautetun viestin, millä vastataan vastaanotettuihin viesteihin. Nyt, jos käytät organisaation tiliä, viestille on kaksi vaihtoehtoa. Voit asettaa erilaisia viestejä organisaatiosi sisäisille ja ulkoisille ihmisille. Henkilökohtaisessa tilissä ei tehdä eroa. Napsauta lopuksi "OK" tallentaaksesi muutokset.
Kun olet ottanut Out of Office -vastaukset käyttöön, siirry Microsoft Teamsiin. Tilaksesi muuttuu Poissa, ja automaattisissa vastauksissa määrittämäsi viesti näkyy myös tilasi kanssa, kun joku vie hiiren profiilikuvasi päälle.
Jos haluat määrittää automaattiset vastaukset Outlook for Webistä, mene osoitteeseen outlook.live.com ja kirjaudu sisään tililläsi. Napsauta sitten "Asetukset" -vaihtoehtoa (rataskuvake) näytön oikeassa yläkulmassa.
Kirjoita hakutekstikenttään "Ei toimistosta" tai "Automaattiset vastaukset" ja napsauta sitten Automaattiset vastaukset -asetuksen hakutulosta.
Automaattisten vastausten valintaikkuna avautuu. Kytke päälle "Automaattiset vastaukset päällä" -kytkin.
Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia tietyltä ajanjaksolta, valitse "Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana" -ruutu ja määritä päivämäärä ja kellonaika ja aseta mukautettu viesti.
Automaattisten vastausten määrittäminen on paras tapa määrittää Poissa-tila Microsoft Teamsissa. Voit asettaa tilan tietylle ajanjaksolle, ja sen mukana on myös selittävä mukautettu viesti. Mutta se ei todellakaan ole ainoa tapa.
Voit myös määrittää poissaolotilan luomalla tapaamisen kalenteriisi ja aseta se tilaan "Ei toimistosta". Avaa Outlook-työpöytäsovellus ja vaihda kalenteriin sähköpostin sijaan.
Napsauta aloitusvalikosta kohtaa Uusi tapaaminen.
Valintaikkuna tapaamisen luomista varten avautuu. Varaa aika, jolloin olet poissa toimistosta. Napsauta nyt "Asetukset".
Valitse Näytä nimellä -kohdan vieressä olevasta avattavasta valikosta Poissaolo ja tallenna tapaaminen.
Microsoft Teams muuttaa tilasi Poissaoloksi sinä aikana, kun määrität tapaamisen Outlookissa.
Nyt voit astua pois työpöydältäsi ilman huolta. Kaikki näkevät Poissa-tilasi. Henkilökohtaisissa chateissa lähettäjän puolella oleva hälytys muistuttaa häntä siitä, että olet poissa toimistosta, etkä ehkä voi ottaa yhteyttä häneen heti.