Luo Excelissä avattava luettelo kohteista tehdäksesi tietojen syöttämisestä helpompaa, nopeampaa ja virheetöntä. Excelin Data Validation -ominaisuuden avulla voit helposti luoda avattavia luetteloita tietojen syöttämiseksi laskentataulukkoon tai työkirjaan.
Excelin avattava luettelo tai valikko on graafinen ohjauselementti, jonka avulla käyttäjät voivat valita vaihtoehdon ennalta määritettyjen vaihtoehtojen luettelosta. Tämä tekee tietojen syöttämisestä helpompaa, nopeampaa ja vähentää epätarkkuutta ja kirjoitusvirheitä.
Käyttäjät voivat esimerkiksi helposti valita pudotusvalikosta työn tilan VALMIS. Mutta jos annat heille mahdollisuuden syöttää se manuaalisesti, he voivat kirjoittaa koko sanan FINISHED tai PENDING tai ONGOING tai FAILED. Jokaisen teoksen tilan kirjoittaminen vie paljon aikaa, mutta jos se olisi avattava luettelo, se nopeuttaa tiedonsyöttöprosessia.
Tässä viestissä näytämme sinulle nopean ja helpon tavan luoda avattava luettelo käyttämällä tietoja soluista tai syöttämällä tiedot manuaalisesti tai käyttämällä kaavoja Excelissä.
Avattavan luettelon luominen solujen tietojen avulla
Voit esimerkiksi luoda pudotusvalikon seurataksesi kunkin suunnittelemasi matkan tilaa (kuten alla olevassa kuvassa näkyy).
Kirjoita ensin kohteet, jotka haluat näkyvän avattavassa solujoukossa. Voit tehdä tämän taulukossa, joka sisältää avattavat luettelot, tai toisella taulukolla.
Tässä esimerkissä kirjoitimme kohteiden luettelon taulukon 2 avattavaan luetteloon.
Palaa taulukkoon 1 ja valitse sitten solu B2 (tämä on solu, johon asetat avattavan valikon).
Siirry seuraavaksi "Data"-välilehteen ja napsauta "Data Validation" -kuvaketta ja valitse "Data Validation" avattavasta valikosta.
Valitse "Tietojen vahvistus" -valintaikkunan "Luettelo" avattavasta "Salli"-valikosta ja napsauta "OK".
Napsauta 'Lähde'-ruutua ja voit valita luettelossa näkyvistä vaihtoehdoista luettelon kohteista, jotka haluat lisätä.
Valitse nyt kohteiden luettelo (A1:A5) taulukosta 2.
Ja sijainti, jossa avattavan valikon arvot lisätään automaattisesti Lähde-ruutuun. Napsauta nyt "OK". Jos poistat valinnan Ohita musta -vaihtoehdosta, Excel pakottaa käyttäjät valitsemaan arvon luettelosta.
Nyt olet tehnyt avattavan luettelon Tila-sarakkeen soluun B2.
Kopioi avattava luettelo kaikille 5 riville napsauttamalla pientä vihreää neliötä avattavan valikon vasemmassa alakulmassa ja vetämällä se alas solun B6 päälle.
Nyt avattava luettelo kopioidaan solusta B2 soluun B6.
Avattavan luettelon luominen syöttämällä tiedot manuaalisesti
Vaihtoehtoisesti voit lisätä kohteita suoraan avattavaan valikkoon syöttämällä ne manuaalisesti Tietojen vahvistus -valintaikkunan Lähde-kenttään.
Tässä esimerkissä lisäät pudotusvalikon sen vuodenajan mukaan, missä vierailet kaupungeissa. Joten valitse solu C2 luodaksesi avattava luettelo.
Avaa Data Validation -valintaikkuna Data-välilehdeltä.
Valitse "Lista" validointiehdoista ja kirjoita luettelo "Lähde"-ruutuun. Kaikki kohteet tulee syöttää ilman välilyöntiä ja erotella kunkin kohteen välillä pilkulla.
Kirjoita tähän lähdekenttään "Kevät, kesä, syksy, talvi" ja napsauta "OK".
Nyt kaikki Lähde-kenttään syötetyt kohteet (vaihtoehdot) näkyvät eri riveillä avattavassa luettelossa. Sitten voit vetää ja kopioida luettelon muille riveille kuten teit edellisessä menetelmässä.
Avattavan luettelon luominen kaavojen avulla
Toinen tapa luoda avattava luettelo on käyttää OFFSET-kaavaa lähdekentässä.
Tässä esimerkissä luomme avattavan luettelon Vuosi-sarakkeeseen. Valitse solu D1 ja siirry kohtaan Data -> Data Tools -> Data Validation.
Kirjoita Data Validation -ikkunoihin tämä kaavan lähdekenttä soluviittauksen tai manuaalisesti syötettyjen kohteiden sijaan:
=SIIRTO(viittaus, rivit, sarakkeet, [korkeus], [leveys])Kirjoita nyt taulukon 2 avattavan luettelon (Vuosi) kohteiden luettelo.
Määritä kaavassa soluviittaukseksi B1 (luettelon aloituskohta), määritä rivit ja sarakkeet arvoksi 0, jotta viittausta ei siirretä, ja määritä Korkeus arvoksi 5 luettelon kohteille.
=SIIRTO(Sheet2!$B$1,0,0,5)Jos nyt syötät tämän kaavan lähdekenttään, se palauttaa taulukon, jossa on vuosiluettelo (B1:B5).
Tämä luo avattavan luettelon, joka näyttää kaikki vuodet taulukon 2 solualueella B1:B5.
Avattavan luettelon poistaminen
Voit myös poistaa avattavan luettelon Excelistä. Jos haluat poistaa avattavan luettelon, valitse solu, jossa on avattava luettelo. Siirry sitten kohtaan Data -> Data Tools -> Data Validation.
Napsauta "Tyhjennä kaikki" -painiketta "Data Validation" -valintaikkunan vasemmassa alakulmassa ja napsauta "OK". Tämä poistaa valitun solun avattavan luettelon.
Jos haluat poistaa kaikki laskentataulukon avattavat luettelot, valitse "Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin samoilla asetuksilla" ennen kuin napsautat "Tyhjennä kaikki" -painiketta. Ota sitten käyttöön napsauttamalla OK.
Nyt voit luoda ja poistaa avattavia luetteloita noudattamalla tätä vaiheittaista ohjetta.