Työpaikalla on erittäin tärkeää suunnitella ja ajoittaa tapaamiset etukäteen. Se antaa työntekijöillesi huomion ja antaa heille mahdollisuuden valmistautua kokoukseen. Nykyään puheluiden soittamiseen tai tapaamisten suunnittelemiseen on yhä vaikeampaa löytää aikaa. On paljon helpompaa järjestää kokouksesi videoneuvottelupalveluissa, kuten Google Meet.
Tätä varten sinun on ensin määritettävä tapahtuma Google-kalenterissa. Google-kalenterin ajoituksen avulla voit lähettää kutsuja suoraan kontakteillesi. Ja tehdäksesi asioista entistä helpompaa, voit nyt ajoittaa Kalenterin kokouksia myös suoraan Google Chat -keskusteluista.
Google-kalenterikokouksen ajoittaminen Google Chatissa työpöydällä
Siirry ensin osoitteeseen chat.google.com ja kirjaudu sisään Google-tililläsi. Tämän jälkeen voit ajoittaa kokouksen Google-kalenterissa viemällä hiiren osoittimen sen henkilön/ryhmän nimen päälle (ruudun vasemmassa reunassa), jonka kanssa haluat pitää kokouksen, ja napsauttamalla Kalenteri-kuvaketta ponnahduslaatikko.
Jos keskusteluketju on auki, voit myös napsauttaa kalenterikuvaketta sen kentän oikealla puolella, johon kirjoitat viestin.
Kun olet napsauttanut kuvaketta, Kalenteri-paneeli avautuu näytön oikealle puolelle. Oikeasta alakulmasta löydät vaihtoehdon muokata kalenteritapahtuman ajoituksia. Napsauta Muokkaa kalenterissa -vaihtoehtoa.
Tämä toiminto vie sinut Google-kalenteriin. Näytön yläosassa voit muuttaa kokouksesi otsikon mihin tahansa kokouksen tarkoitukseen liittyen.
Tämän alapuolella voit asettaa kokouksen päivämäärän. Voit joko kirjoittaa päivämäärän manuaalisesti tai valita kalenterista, joka toimitetaan.
Seuraavaksi voit määrittää, milloin kokouksesi alkaa ja milloin se päättyy. Päivämäärän tapaan voit myös syöttää ajan manuaalisesti tai valita tarjotuista vaihtoehdoista.
Jos suunnittelemasi kokous tulee olemaan päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen tapahtuma, sinun ei tarvitse määrittää sitä uudelleen ja uudelleen. Valitse vain Ei toistu -vaihtoehto ajan alapuolelta päättääksesi, kuinka usein kokous järjestetään.
Jatkettaessa Tapahtuman tiedot -kohdassa voit valita, milloin haluat saada ilmoituksen kokouksesta. Suosittelemme valitsemaan ajan lähempänä tapaamista (5-10 min).
Edelleen alta löydät "Kuvaus"-ruudun. Voit käyttää tätä aluetta välittääksesi jäsenille, mitä kokouksessa käsitellään. Tämä antaa jäsenille käsityksen siitä, mitä heiltä odotetaan ja mitä heiltä odotetaan.
Näytön oikealla puolella Vieraat-kohdassa. Voit lisätä kokoukseen lisää jäseniä.
Jos teet virheen ja lisäät henkilön, jonka ei ollut tarkoitus olla kokouksessa, voit helposti poistaa hänet napsauttamalla ristikuvaketta (x) hänen nimensä vieressä.
Voit nyt tallentaa kokouksen kalenteriisi napsauttamalla "Tallenna" näytön yläreunasta.
Google-kalenteri kysyy sitten, haluatko lähettää sähköpostin kokouksen jäsenille ja ilmoittaa heille. Napsauta 'Lähetä'.
Se siitä. Jos avaat Google-kalenterin, näet, että kokouksesi on tallennettu.
Napsauta sitä, niin se tarjoaa lisää vaihtoehtoja.
Voit liittyä kokoukseen suoraan Google-kalenterista.
Kokouksen ajoittaminen Google-kalenterissa mobiilisovelluksen Google Chat -sovelluksesta
Jos käytät puhelinta kokouksen järjestämiseen, sinun tarvitsee vain käynnistää Google Chat -sovellus ja avata sen henkilön (tai huoneen) chat, jonka kanssa haluat pitää kokouksen. Napauta sitten Google-kalenteri-kuvaketta kirjoitusalueen alla luodaksesi ja ajoittaaksesi kalenterikokouksen.
Kun napsautat Kalenteri-kuvaketta näytön alareunassa, se vie sinut Google-kalenteri-sovellukseen, jossa on pieni paneeli näytön alareunassa, jossa on muutamia yksityiskohtia. Sinun täytyy vetää ja pyyhkäistä paneelia ylöspäin avataksesi sen kokonaan ja paljastaaksesi lisää yksityiskohtia.
Aseta kokouksen päivämäärä ja aika pyyhkäisemisen jälkeen ylös. Valitse kokouksen tiheys napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja.
Valitse kokouksen tiheydeksi "Ei toistu", jos kyseessä on kertaluonteinen tapahtuma.
Vieritä seuraavaksi alas ja valitse, milloin haluat saada ilmoituksia kalenterista. Napsauta sovelluksen valitsemaa oletusaikaa avataksesi lisää vaihtoehtoja.
Valitse, milloin haluat saada ilmoituksen. Valitun vaihtoehdon vieressä näkyy sininen rasti.
Kun olet valinnut haluamasi ajan, palaa pääpaneeliin ja napsauta Tallenna ja jaa.
Sovellus kysyy, haluatko ilmoittaa tapahtumasta jäsenille sähköpostitse ennen tallentamista. Vahvista napsauttamalla Tallenna ja jaa.
Suunnitellut kokoukset näkyvät Google-kalenterissasi sekä Google Meetissä, jossa kokous todella tapahtuu.