Korosta (jopa poista) helposti päällekkäiset tiedot Google-taulukossa ehdollisen muotoilun avulla.
Google Sheets on luultavasti yksi parhaista, kun on kyse tietojen järjestämisestä laskentataulukkoon. Sen tarjoamien lukuisten ominaisuuksien lisäksi Google Sheetsia voi käyttää myös millä tahansa tietokoneella eri puolilla maailmaa kirjautumistiedoillasi.
Yksi suurimmista sopimusten rikkojista, kun on kyse tietojen saamisesta taulukoista, on "Duplicate Data". Se luo esteen arkilla olevien tietojen ymmärtämiselle ja hyödyntämiselle. Jos poistaisit jokaisen päällekkäisen merkinnän manuaalisesti, suurten laskentataulukoiden tapauksessa se kestäisi ikuisuuden.
Google Sheet tarjoaa mahdollisuuden korostaa Duplicate Data -kohtaa sekaannusten välttämiseksi, mikä auttaa päällekkäisten merkintöjen poistamisessa. Voit korostaa päällekkäisiä merkintöjä sarakkeen tai kokonaisen rivin tietyssä solussa.
Korostetaan päällekkäiset solut sarakkeessa
Tämä on melko helppo menetelmä, ja se voidaan saavuttaa sarakkeen ehdollisen muotoilun avulla.
Valitse merkinnät sarakkeesta, johon haluat lisätä ehdollisen muotoilun, ja valitse sitten yläreunasta Muotoile.
Valitse avattavasta valikosta ”Ehdollinen muotoilu”.
Jos olet jo soveltanut taulukkoon ehdollista muotoilua, napsauta "Lisää toinen sääntö" alareunasta.
Tarkista, mainitseeko "Käytä alueelle" oikeat valitsemasi solut. Napsauta seuraavaksi Muotoile solut jos -kohdan alla olevaa ruutua valitaksesi vaihtoehdon.
Vieritä luettelon loppuun ja valitse "Muokattu kaava on", joka on viimeinen vaihtoehto.
Voit korostaa päällekkäisiä soluja käytämme countif toiminto. Tämä tarkistaa, toistetaanko jokin merkintä useammin kuin kerran, ja korostaa sitten ne kaikki.
=countif(alue,kriteerit)>1Käyttäjän on tehtävä tarvittavat muutokset kaavaan taulukossa olevien tietojen mukaan. Esimerkissä, josta keskustelemme, käytämme seuraavaa kaavaa.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Liitä tämä kaava "Muokattu kaava on" -kohdan tekstiruutuun, valitse korostetun solun väri käyttämällä "Täyttöväri" -vaihtoehtoa ja napsauta sitten "Valmis".
Päällekkäiset merkinnät on korostettu "Ehdollisen muotoilun" aikana valitulla värillä.
Korostetaan koko rivi
Kun työskentelet suurilla laskentataulukoilla, joissa on useita rivejä ja sarakkeita ja toisiinsa liittyviä tietoja, yksittäisten solujen korostaminen ei tee työtä. Tässä tapauksessa sinun on korostettava täydet rivit, koska kaksoissolu ei ehkä näy näytöllä. Tämän kaava on hyvin samanlainen kuin yllä käytetty kaava pienin muutoksin.
Tämä menetelmä etsii vain kaksoiskappaleita yhdestä sarakkeesta, mutta korostaa koko rivin yksittäisen solun sijaan.
Valitse kaikki solut (rivit ja sarakkeet), joissa haluat käyttää ehdollista muotoilua.
Avaa seuraavaksi "Ehdollinen muotoilu" "Muotoile"-valikosta kuten aiemmin. Poista aiemmin tekemämme muotoilu ja napsauta "Lisää toinen sääntö" alareunasta. Tarkista nyt "Käytä alueelle", jos se näyttää kaikki korostamasi solut. Valitse seuraavaksi Mukautettu kaava ja kirjoita seuraava kaava alla olevaan ruutuun.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Ainoa aikaisemman tapauksen kaavaan tehty muutos on "$" lisääminen "A2":een, koska vaadimme sarakkeen absoluuttisen arvon.
Kun olet valmis, napsauta "Valmis" alareunassa käyttääksesi muotoilua.
Koska etsimme sarakkeesta A päällekkäisiä merkintöjä, muita ei ole otettu huomioon. Tämä menetelmä on vain laajennus menetelmälle, josta keskustelimme aiemmin, jossa solun sijaan; koko rivi on korostettuna.
Voit samalla tavoin tarkistaa päällekkäiset merkinnät myös muissa sarakkeissa muokkaamalla kaavaa vastaavasti.
Päällekkäisten tietojen poistaminen Google-taulukosta
Tämä menetelmä on kätevä, kun sinun on poistettava kaksoismerkinnät arkilta. Kunkin niiden manuaalinen poistaminen vie paljon enemmän aikaa ja vaivaa, jotka voidaan helposti säästää. Google Sheetsissä on sisäänrakennettu ominaisuus, joka tunnistaa ja poistaa laskentataulukon päällekkäiset tiedot.
"Poista kaksoiskappaleet" -ominaisuuden avulla voit helposti poistaa täysin identtisiä rivejä tai yksittäisiä soluja valitsemalla sopivat vaihtoehdot.
Valitse solut, jotka haluat tutkia ja kaksoismerkinnät poistetaan, ja napsauta sitten 'Data'-valikkoa yläreunassa.
Valitse seuraavaksi avattavasta valikosta Poista kaksoiskappaleet.
Valitse/poista valintaruudut ennen jokaista vaihtoehtoa mieltymystesi ja vaatimusten mukaisesti ja napsauta sitten "Poista kaksoiskappaleet" alareunassa poistaaksesi ne. Jos haluat tarkistaa päällekkäiset rivit, valitse "Valitse kaikki" -valintaruutu. Jos haluat tunnistaa päällekkäiset merkinnät yksittäisissä soluissa, valitse kyseisen sarakkeen valintaruutu.
Google Sheets ilmoittaa sinulle poistettujen merkintöjen määrän ja jäljellä olevan numeron. Lopuksi napsauta "OK" sulkeaksesi ruudun.
Päällekkäisten solujen ja rivien korostaminen ja poistaminen ei olisi nyt kovin vaikea tehtävä. Lisäksi se varmistaa, että voit keskittyä siihen osaan, joka vaatii huomiota sen sijaan, että olisit tekemisissä päällekkäisten merkintöjen kanssa. Päällekkäiset tiedot eivät johda vain sekaannukseen ja virheisiin, vaan sillä voi olla vakavia seurauksia tärkeiden tietojen käsittelyssä.
Sinulla tulee olla riittävät tiedot eri funktioista, kaavoista ja niiden muutoksista, jotta voit korostaa päällekkäisiä merkintöjä. Kun tiedät asiat, voit muokata kaavaa myös muille sarakkeille, mikä säästää huomattavasti aikaa.