Oletko hämmästynyt Google Chat Spaces -palvelun ominaisuuksien suuresta määrästä? Tarvitsetko nopean ja helpon oppaan? No, sinua on juuri palveltu!
Tämän pandemian puhkeamisen jälkeen tehokas viestintä on ollut suuri haaste lähes jokaiselle organisaatiolle. Vaikka emme halua myöntää sitä, olemme kaikki tavalla tai kahdella syyllisiä huonoon viestintään. Joko liiallinen viestintä estää työn tekemisen tai liian vähäinen viestintä saa väärän työn toimitettua.
No, Spaces on Googlen vastaus tähän viestintäongelmaan. Spaces on aina ollut suosittu paikka, kun tiimit tarvitsivat keskitetyn tilan, jossa ihmiset voivat jakaa tiedostoja, määrittää tehtäviä ja pysyä yhteydessä pitkäaikaisiin projekteihin.
Gmail tavoittaa 1,8 miljardia ihmistä, joten mikään muu yhteistyöalusta ei ole lähelläkään kilpailua. Tästä on hyötyä, kun haluat tehdä yhteistyötä ulkoisen resurssin kanssa tehdäksesi yhteistyötä projektin parissa, eikä kenenkään tarvitse ladata toista sovellusta varsinkaan seuratakseen tätä yksittäistä projektia.
Tämä alustapopulaatio voi olla myös syy siihen, miksi Google päätti pitää "avaruuden" jäsenmäärän 8 000 ihmisessä.
Joko olet vasta liittymässä tälle jatkuvasti kasvavalle alustalle tai haluat nopean kertauskurssin sen ominaisuuksista, tämä opas palvelee kaikkia.
Luo tila Google Chat Spacesissa
Siirry ensin osoitteeseen chat.google.com ja kirjaudu sisään tilillesi. Voit luoda tilan napauttamalla +-kuvaketta Spaces-välilehdellä. Napsauta sitten "Luo tilaa" -vaihtoehtoa.
Anna nyt tilalle sopiva nimi. Voit myös valita kuvakkeen/emojin, jos haluat. Kirjoita seuraavaksi niiden ihmisten nimet tai sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä tähän tiettyyn tilaan.
Kun olet lisännyt ihmisiä, napauta Luo-painiketta luodaksesi tilan.
Spaceen liittyminen Google Chat Spacesissa
On todennäköistä, että liität siihen enemmän kuin luot Space-ryhmän. Siksi on tärkeää tietää, mistä kutsua etsiä.
Liity Space-ryhmään siirtymällä +-kuvakkeeseen Spaces-välilehdellä sivupalkista. Napsauta sitten luettelosta "Selaa tiloja" -vaihtoehtoa.
Nyt näet kaikki ryhmät, joihin sinua on pyydetty liittymään. Napsauta +-kuvaketta tietyllä Space-välilehdellä liittyäksesi. Voit myös etsiä tiettyä kutsua kirjoittamalla tilan nimen Tilan nimi -kenttään.
Esikatsele tilaa ennen liittymistä
Voi olla Space-kutsuja, joita et tunnista tai haluat vain katsoa osallistujia ja viestejä ennen päätöksen tekemistä.
Jos haluat esikatsella tilaa ennen liittymistä, siirry Selaa tilaa -vaihtoehtoon valitsemalla +-kuvake sivupalkista.
Kun nyt viet hiiren osoittimen tilan nimen päälle, näet Esikatselu-vaihtoehdon. Napsauta Esikatselu-vaihtoehtoa saadaksesi nopean vilkaisun tilaan.
Voit "Liity" tai "Estä" tilan esikatseluikkunan oikeassa alakulmassa olevista vaihtoehdoista.
Nähdäksesi täydellisen luettelon Spacessa olevista jäsenistä. Napsauta ryhmän nimen vieressä olevaa ylösalaisin olevaa karaattikuvaketta. Valitse sitten "Näytä jäsenet" -vaihtoehto avattavasta luettelosta.
Näet luettelon nykyisistä jäsenistä sekä jäseniksi pyydetyt jäsenet.
Roskapostikutsujen tarkistaminen
Kuten postista, osa laillisista Space-kutsuista saattaa päätyä roskapostiluetteloon. Muista tarkistaa se, kun et löydä odottamaasi kutsua.
Kuten aiemmissa vaiheissa, valitse sivupalkin luettelosta Selaa välilyöntejä.
Napsauta nyt kebab-valikkoa (kolme pystysuoraa pistettä). Napsauta sitten "Roskapostikutsut" -vaihtoehtoa nähdäksesi kaikki kutsut, jotka päätyivät roskapostiksi.
Jonkun mainitseminen Googlen keskustelupalstalla
Lähes aina Google-keskustelutilassasi on paljon ihmisiä, etkä voi vain lähettää viestiä mainitsematta asianomaista henkilöä. Joten voit hallita pandemoniaa ohjaamalla viestisi tietylle henkilölle.
Jos haluat mainita tietyn henkilön, kirjoita @ ja sitten hänen nimensä. Voit myös valita haluamasi henkilön ponnahdusikkunasta painamalla Tulla sisään tai napsauttamalla vaihtoehtoa.
Tiedostojen jakaminen Google Chat Spacesissa
Tiedostojen jakaminen Spacessa on erittäin hyödyllistä ja tärkeä ominaisuus, koska se on kätevä lukuisissa tilanteissa.
Lataa paikallinen tiedosto
Siirry ensin "tilaan", johon haluat ladata tiedoston. Napsauta seuraavaksi "nuoli ylöspäin" -kuvaketta näytön alaosassa.
Selaa nyt tiedostoa asemastasi, jonka haluat jakaa. Valitse tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä.
Kun olet valinnut, voit lisätä tekstimuotoisia tietoja antaaksesi tiedoston kontekstin tai painamalla lähetä-painiketta jakaaksesi tiedoston kaikkien kanssa.
Lisää tiedosto Drivesta
Siirry ensin "tilaan", johon haluat ladata tiedoston. Napsauta sen jälkeen "Drive" -kuvaketta näytön oikeasta alakulmasta.
Selaa nyt tiedostoa asemastasi, jonka haluat jakaa. Valitse tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä.
Kun olet valinnut, voit lisätä tekstimuotoisia tietoja antaaksesi tiedoston kontekstin tai painamalla lähetä-painiketta jakaaksesi tiedoston kaikkien kanssa. Google Chat Spaces päivittää automaattisesti tiedoston asetukset, jotta kaikki voivat tarkastella sitä.
Luo uusi asiakirja
Voit luoda uuden asiakirjan suoraan Spacen chat-ikkunasta. Se tallennetaan Drivellesi ja jaetaan välittömästi kyseisen Space-tilan nykyisten jäsenten kanssa.
Luodaksesi uuden asiakirjan avaruuteen. Napsauta "Luo uusi asiakirja" -kuvaketta chat-ikkunan oikeasta alakulmasta.
Voit valita luotavan asiakirjan tyypin. Vaihtoehtoja ovat Google Sheets, Docs ja Slides. Napsauta haluamaasi vaihtoehtoa.
Kirjoita seuraavaksi jaetun asiakirjan nimi ja napsauta Jaa-painiketta dokumentin jakamiseksi.
Sen jälkeen asiakirja avautuu vierekkäisenä näkymässä chatin kanssa parhaan mahdollisen yhteistyökokemuksen tarjoamiseksi.
Tiedoston paikantaminen Chatissa
Haluat usein paikantaa tiedoston nopeasti ja sinun täytyy nähdä sen kanssa jaetut viestit. No, Google ei anna sinun selata satoja viestejä.
Siirry tietyn tilan chat-ikkunasta "Tiedostot"-välilehteen, joka sijaitsee näytön yläosassa.
Näet luettelon kaikista Spacessa jaetuista tiedostoista. Napsauta nyt "Näytä chatissa" -vaihtoehtoa, joka on tietyn tiedoston oikeassa reunassa.
Lisää ja määritä tehtäviä Google Chat Spacesissa
Tehtävien lisääminen ja määrittäminen on Google Chat Spacesin hieno ominaisuus. Tutkitaanpa sitä yksityiskohtaisesti.
Luo tehtävä siirtymällä "Tehtävät" -välilehteen näytön yläosasta.
Napsauta nyt "Lisää tilatehtävä" -vaihtoehtoa lisätäksesi tehtävä. Vaihtoehtoisesti voit painaa Tulla sisään myös tehtävän luomiseen.
merkintä: Tehtävät-osio tukee pikanäppäimiä useimmissa toimissa. Tuo esiin tuettujen pikanäppäinten luettelo painamalla -näppäintä Ctrl+/.
Anna seuraavaksi tehtävälle sopiva otsikko ja lisää siitä lisätietoja, jos sellaisia on. Voit painaa Tulla sisään lisätäksesi uuden rivin tietoosioon.
Nyt paina Tab tai napsauta Lisää päivämäärä/aika -vaihtoehtoa asettaaksesi määräajan tehtävällesi.
Valitse sen jälkeen päivämäärä ja kellonaika, jolloin tehtävä on suoritettava, ja vahvista sitten napsauttamalla OK.
merkintä: Jos haluat kumota toiminnon, paina Ctrl+Z
Nyt paina Tab tai napsauta 'Assign' määrittääksesi tehtävän vastaanottajan.
Kirjoita nyt sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle haluat määrittää tehtävän.
Paina sen jälkeen Tab sitten Tulla sisään. Muussa tapauksessa napsauta Lisää-painiketta lisätäksesi tehtävän.
Poista tehtävä
Voit poistaa tehtävän painamalla Roskakori-kuvaketta luettelon tehtäväkohteen oikeassa reunassa.
Napsauta nyt poista vahvistaaksesi valitun tehtävän poistamisen.
Lajittelutehtävät
Tehtävät voidaan myös lajitella paremman näkyvyyden ja suhteellisen paremman seurattavuuden saavuttamiseksi.
Lajittele tehtävät siirtymällä Tehtävät-välilehteen ja napsauttamalla kebab-valikkoa (kolme pystysuoraa pistettä). Valitse seuraavaksi Päivämäärä-, Assignee- tai Space-järjestys nähdäksesi tehtävät kyseisessä järjestyksessä.
Kalenteritapahtuman lisääminen Google Chat Spacesissa
Kalenteritapahtumat voivat palvella monia tarkoituksia. Olkoon se joukkueen yleiskokous, lähestyvä määräaika tai organisaation perustamispäivä. Kalenteritapahtumaominaisuus ei koskaan petä sinua.
Voit lisätä kalenteritapahtuman. Napsauta Spaces-chat-ikkunan alaosassa olevaa Kalenteri-kuvaketta.
Napauta nyt karaattikuvaketta avataksesi kaikki kalenteritapahtuman konfiguroitavat.
Aseta päivämäärä ja aika kalenteritapahtumalle napsauttamalla päivämäärää tai kellonaikaa, jolloin jokainen komponentti asetetaan erikseen.
Jos lisäämäsi tapahtuma on toistuva, napsauta Ei toistu -vaihtoehtoa asettaaksesi tapahtuman toistuvuuden avattavasta valikosta.
Jos haluat lisätä tapahtumaan lisää tiloja tai ihmisiä, napsauta Lisää vieraita -vaihtoehtoa ja kirjoita lisättävän henkilön tilan nimi tai sähköpostiosoite.
Voit asettaa vieraidesi käyttöoikeustason napauttamalla Vierasoikeudet-vaihtoehtoa nähdäksesi annetut luvat. Valitse luettelosta sopivat kohteet tai poista niiden valinta, jos haluat antaa tai estää pääsyn vieraille.
Jos kyseessä on ulkoilmakokous tietyssä paikassa. Voit myös valita sijainnin Lisää sijainti -vaihtoehdosta.
Jos haluat sisällyttää linkin Google Meet -tapahtumaan, koska suurin osa maailmasta on joko lukittu tai ei ole turvallista mennä ulos. Napsauta "Lisää Google Meet -videokonferenssi" -vaihtoehtoa, niin kaikille vieraille lähetettävän kutsun mukana tulee linkki kokoukseen.
Sen jälkeen, jos haluat lisätä tietoja kokoukseen liittyen, kuten pyytää kaikkia tuomaan kannettavat tietokoneet ulkotapaamiseen tai vain yhteenveto tapaamisen aiheista. Voit tehdä sen napsauttamalla ja syöttämällä tiedot Lisää kuvaus -vaihtoehtoon.
Seuraavaksi, jos et halua muiden näkevän tätä kokousta kalenterissasi tai haluat piilottaa osallistujat kokouksen luottamuksellisuuden vuoksi. Voit tehdä sen napsauttamalla Näkyvyys-vaihtoehtoa ja muuttamalla sen arvoksi Yksityinen piilottaaksesi kokouksen ja osallistujat.
Lopuksi voit myös asettaa ajan, jolloin kaikille vieraille lähetetään kokouksesta muistutus. Valitse haluamasi vaihtoehto avattavasta luettelosta.
Napsauta nyt "Tallenna ja jaa" ruudun oikeasta alakulmasta.
Seuraavaksi voit lähettää kutsusähköpostin osallistujille napsauttamalla 'Lähetä' -vaihtoehtoa. Jos et halua lähettää kutsuja, napsauta "Älä lähetä" -vaihtoehtoa tai jos haluat muuttaa jotain, napsauta "Takaisin muokkaamiseen" -vaihtoehtoa.
Luo Google Meet -kokouksia tai liity niihin Google Chat Spaces -palvelusta
Googlen Meet on erittäin luotettava ja varsinkin tällaisina aikoina yksi parhaista vaihtoehdoista keskustella kasvokkain ilman kollegoita. Google Chat -päivityksen jälkeen Meet on integroitu kauniisti Spacesiin tuottavuuden parantamiseksi ja sovellusten vaihtamisen vähentämiseksi.
Voit sisällyttää Google Meetin Spaceesi kahdella tavalla. Katsotaanpa ne molemmat.
Tapaa Chatista yhdellä napsautuksella
On tilanteita, joissa et voi odottaa iltaan tai seuraavaan päivään keskustellaksesi projektin viimeaikaisesta kehityksestä. Olipa kyseessä palaute asiakkaalta tietystä moduulista tai olet juuri löytänyt suuren bugin. Meetin kutsuminen on niin helppoa kuin se voi olla.
Jos haluat järjestää tapaamisen, siirry tietyn tilan Chat-ikkunaan. Lisää sitten tekstikontekstia, jotta ihmiset voivat valmistautua henkisesti kestämään koko yön.
Napsauta nyt videokamerakuvaketta ikkunan oikeasta alakulmasta. Sen jälkeen paina Lähetä lähettääksesi linkin tapaamiseen liittymistä varten.
Lisää Meet olemassa olevaan tapahtumaan
Tiedämme, mitä aiot sanoa, mutta näytimme sinulle vain tavan sisällyttää Google Meet uutta kalenteritapahtumaa luotaessa. Mutta entä jos olet jo luonut tapahtuman ja haluat nyt lisätä Meet-linkin? No, lue mukaan.
Google Meet -linkin lisääminen olemassa olevaan tapahtumaan. Napsauta Kalenteri-kuvaketta näytön oikeassa reunassa tilikuvakkeen alapuolella.
Napsauta nyt olemassa olevaa tapahtumaa, johon haluat lisätä Google Meet -linkin.
Napsauta seuraavaksi Muokkaa tapahtumaa -kuvaketta avataksesi tapahtuman määritykset.
Napsauta sen jälkeen Lisää Google Meet -konferenssi -vaihtoehtoa lisätäksesi Meet-linkin.
Napsauta nyt "Tallenna" vahvistaaksesi muutokset.
Tämän jälkeen voit lähettää kutsun päivitetyillä tiedoilla kaikille vieraille. Voit tehdä sen napsauttamalla 'Lähetä' -vaihtoehtoa. Voit myös lisätä kontekstia Meet-linkin lisäämiseen, jotta osallistujat tietävät, miksi he saivat kutsun uudelleen.
Google Chat Spaces -pikavinkkejä
Tässä on joitain nopeita vinkkejä Google Chat Spaces -palveluun. Nämä vinkit auttavat sinua käyttämään Spacesia tehokkaammin kuin koskaan, sillä tunnet niiden jokaisen nurkan.
Vaihda tilan nimi ja hymiö
Napauta ensin Spacesin nimeä näytön yläosassa. Napsauta sitten "Muokkaa nimeä ja emojia" -vaihtoehtoa.
Space-ilmoitusten hallinta
On monia kertoja, jolloin Space on erityisen puhelias tai satoja viestejä virtaa sisään ja heikentää tuottavuuttasi.
Ilmoita vähemmän
Saat ilmoitukset vain, kun sinut mainitaan. Napsauta kebab-valikkoa (kolme pystysuoraa pistettä), joka sijaitsee Spacen nimen vieressä sivupalkissa. Napsauta seuraavaksi "Ilmoitukset" -vaihtoehtoa luettelosta.
Napsauta nyt Ilmoita vähemmän -vaihtoehtoa saadaksesi ilmoitukset vain, kun sinut mainitaan. Napsauta seuraavaksi tallenna vahvistaaksesi muutokset.
Laita ilmoitukset pois päältä
Voit myös poistaa tietyn Space-ryhmän ilmoitukset kokonaan käytöstä. Google kuitenkin lähettää sinulle sähköpostia kaikista lukemattomista maininnoista.
Napsauta ensin kebab-valikkoa (kolme pystysuoraa pistettä), joka sijaitsee Spacen nimen vieressä sivupalkissa. Napsauta sen jälkeen luettelosta "Ilmoitukset" -vaihtoehtoa.
Napsauta seuraavaksi "Ilmoitukset pois" -vaihtoehtoa ja vahvista muutokset napsauttamalla Tallenna.
Näytä nykyiset online-jäsenet
Jos joskus tulee tarve nähdä, ketkä Spacen jäsenistä ovat tällä hetkellä verkossa. Google on lisännyt siihen säännöksen.
Napsauta Space-chat-ikkunassa Space-ryhmän nimeä. Napsauta sitten luettelosta Näytä jäsenet -vaihtoehtoa.
Nyt tunnistaaksesi tällä hetkellä online-jäsenet, katso vihreää pistettä heidän nimensä vieressä luettelossa.
Avaa jaettu tiedosto vierekkäisnäkymässä Chatissa
Joskus haluat nähdä jaetun tiedoston Google Chat Spacessa ja saada keskusteluikkunan auki, jotta voit tehdä samansuuntaisen päätöksen nopeasti.
Jos haluat avata tiedoston vierekkäin, etsi tiedosto chatissa ja avaa asiakirja napsauttamalla Avaa chatissa -kuvaketta ja kiinnitä keskusteluikkuna sivuun.
Minimoi Google Chat Space -ikkuna
Google Space -keskusteluikkuna avautuu oletusarvoisesti suurena. Se voi aiheuttaa hieman haittaa, kun yrität käydä useampaa kuin yhtä keskustelua. Voit kuitenkin minimoida ja muuttaa kokoa tarpeidesi mukaan.
Voit minimoida tietyn tilan chat-ikkunan napsauttamalla sisäänpäin osoittavaa nuolikuvaketta.
Space-chat on nyt minimoitu ja sijaitsee näytön alaosassa.
Muuta keskusteluikkunan kokoa
Ikkunan koon muuttaminen voi olla hyödyllistä, kun Spaceen tulevat viestit ovat hieman pitkiä ja siten hieman hankalia lukea pienemmässä ikkunassa.
Muuta kokoa pystysuunnassa
Siirrä hiiren osoitin tietyn tilan pienennetyssä välilehdessä ikkunan yläreunaan. Kun näet ylänuolikuvakkeen, napsauta ja pidä hiiren painiketta painettuna ja vedä ylöspäin muuttaaksesi ikkunan kokoa.
Muuta kokoa vaakasuunnassa
Siirrä hiiren osoitin tietyn tilan pienennetyssä välilehdessä ikkunan kummallekin sivureunalle. Kun näet sivuttain osoittavan nuolikuvakkeen, napsauta ja pidä hiiren painiketta painettuna ja muuta ikkunan kokoa vetämällä sivuttain.
Muuta kokoa diagonaalisesti
Siirrä hiiren osoitin tietyn tilan pienennetyssä välilehdessä ikkunan kulman reunaan. Kun näet diagonaalisen nuolikuvakkeen, napsauta ja pidä hiiren painiketta painettuna ja muuta ikkunan kokoa vetämällä vinosti.
Kiinnitä välilyönti
Voit aina kiinnittää Space-tilan yläosaan Space-osion yläosaan, jotta se näkyy aina Space-ryhmäsi lukemattomista viesteistä riippumatta.
Kiinnitä välilyönti napsauttamalla kebab-valikkoa (kolme pystysuoraa pistettä), joka sijaitsee aivan Space-tilan nimen vieressä, ja napsauta "Kiinnitä" -vaihtoehtoa luettelosta.
Siinä kaikki, mitä sinun on tiedettävä Google Chat Spacesista. Ole nyt tehokas kommunikaattori ja yhtä tehokas yhteistyökumppani.