Huijauslehti, jonka tarvitset Google Workspacen käytön aloittamiseen
Google on tällä hetkellä osa melkein jokaisen elämää, tavalla tai toisella. Ja vaikka Google nauttii arkielämän suosituimmista, sen läsnäolo yritysekosysteemissä on ollut yhtä kiistatonta.
Viimeaikaiset tapahtumat ovat kuitenkin muuttaneet yritysten toimintatapoja. Ja tämä muutos on löytänyt tiensä myös Googlen tuottavuuspalveluihin. Google Workspace on lopputulos tälle muodonmuutokselle, joka alkoi viime vuonna, kun koko maailma näki ennennäkemättömän muutoksen työskentelytavassamme. Katsotaanpa tarkalleen, mitä tämä palvelu on ja mitä sillä on tarjottavanaan.
Mikä Google Workspace on?
Jos et ole tietoinen Google Workspacesta, ehkä tunnet G Suiten – Google Workspacen entisen nimimerkin. Syvällisempi sukellus menneisyyteen muistuttaisi sinua myös Google Apps for Domain -sovelluksesta, joka on tämän matkan lähtökohta. Mutta kaikki tämä nimenvaihto on aiheuttanut myös hämmennystä.
Yksinkertaisesti sanottuna Google Workspace on kehittyneempi muoto G Suitesta, joka itsessään oli Google Apps for Domainin kehitys. Ajattele sitä Pokemonin evoluutioprosessina!
Samaan tapaan Google Workspace tarjoaa rikkaamman kokemuksen ja enemmän ominaisuuksia kuin sen aiemmat iteraatiot. Sovellukset integroituvat nyt syvemmin toisiinsa sen sijaan, että ne olisivat itsenäisiä.
Aiemmin kaikkiin Googlen palveluihin piti päästä erikseen, koska ne oli suunniteltu niin. Google Workspacen avulla saat kaiken tarvitsemasi yhdestä paikasta – Gmail, Chat, Kalenteri, Drive, Meet, Docs, Sheets, Tasks jne. – ymmärrät asian. Tämän syvemmän integroinnin ansiosta yritykset voivat tehdä yhteistyötä tehokkaammin sen sijaan, että he hyppeleisivät sovellusten välillä jatkuvasti.
Onko Google Workspace ilmainen?
Vaikka Googlen tarjoamat yksittäiset palvelut, kuten Gmail, Meet, Chat, Drive jne., ovat henkilökohtaisen Google-tilin käyttäjien saatavilla maksutta, Google Workspace on kokonaisuudessaan maksullinen palvelu. Se sisältää Google Workspacen täydellisen yritysratkaisun.
Google Workspace for Every -käyttö on ilmaista, mutta pääsemme siihen hetken kuluttua. Google Workspace on todellisuudessa vain maksullisten tilaajien tai oppilaitosten ja järjestöjen käytettävissä ilmaiseksi.
On ominaisuuksia, joihin käyttäjät pääsevät vain osana Google Workspacea, kuten Meetin syvempää integrointia, joka mahdollistaa kokouksen kuva kuvassa Chatissa, Docsissa, Slidesissa ja Sheetsissa. Ominaisuus mahdollistaa tehokkaamman yhteistyön ja esittelyn.
Mikä on Google Workspace kaikille?
Google ilmoitti hiljattain, että se on tehnyt Google Workspacen kaikkien saataville. Ja tämä tarkoittaa myös ihmisiä, joilla on ilmainen Google-tili. Mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa? Google Workspacen ilmainen versio ei tällä hetkellä sisällä juurikaan muutoksia.
Pohjimmiltaan se sisältää täydellisen tuotemerkin muuttamisen ja Google-sovellusten syvemmän integroinnin, kuten Google Workspace for Business. Google on ottanut nämä muutokset käyttöön hitaasti viime lokakuusta lähtien, ja saatat todennäköisesti jo käyttää niitä. Ainoa ero on, että se on nyt virallisesti kaikkien saatavilla, eikä varhaisessa käytössä.
Ota tämä Google Workspace ‑kokemus käyttöön Google-tililläsi aktivoimalla Google Chat. Kun aktivoit Google Chatin, se korvaa Google Hangoutsin, ja Chat ja huoneet integroidaan Gmailiin.
Huoneissa on tilaa yhteistyölle, jossa voit kommunikoida, jakaa ideoita ja seurata tärkeitä tietoja.
Myöhemmin tänä vuonna Google muuttaa huoneet Spacesiksi virtaviivaisemmalla käyttöliittymällä. Spaces on kaikkien saatavilla sekä maksullisilla että ilmaisilla Google Workspace -tileillä. Spaces tarjoaa myös ominaisuuksia, kuten aiheen sisäistä ketjutusta, läsnäoloilmaisimia, mukautettua tilaa, ilmeikkäät reaktiot sekä uuden käyttöliittymän.
Kun Spaces saapuu, myös Gmailin käyttöliittymä muuttuu. Vasemmanpuoleinen navigointivalikko tulee enemmän kuin Android- ja iOS-sovellusten alatyökalurivit. Sivupalkki olisi kompaktimpi ja kokoontaitettava.
Google Workspacen avulla käyttäjät voivat säilyttää tärkeät tiedot yhdessä paikassa, suunnitella seuraavaa perhematkaa, säilyttää valokuvansa ja videonsa yhdessä paikassa ja seurata perheen budjettia Google Sheetsin avulla.
Mutta siinä kaikki, mitä Google Workspace tuo nyt ilmaisten Google Workspace -tilien pöytään. No, se ja uusi värimaailma, joka on osa brändäystä. Mutta ilmeisesti Google aikoo myös tuoda lisää muutoksia ja parannuksia Workspaceen vuoden aikana Smart Canvasin muodossa.
Smart Canvas: Future Direction -työtila on tulossa
Google haluaa tehdä Workspacesta paikan, jossa yhteistyö kukoistaa. Myöhemmin tänä vuonna Google esittelee monia muutoksia Google Workspaceen Smart Canvasin muodossa, jotka kehittävät yhteistyötä Google-sovellusten välillä.
Smart Canvas parantaa sovelluksia, kuten Google Docs, Sheets ja Slides. Saatavilla jo, kun käytät @-maininnat Google Docsissa, näkyviin tulee älykäs siru, joka näyttää lisätietoja, kuten suositellut henkilöt, tiedostot ja kokoukset, jotka voit lisätä dokumenttiin.
Muut asiakirjan yhteiskäyttäjät voivat sitten nopeasti selata kokouksia ja ihmisiä tai esikatsella asiakirjoja ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa välilehtiä. Älykkäät sirut tulevat myös Sheetsiin tulevina kuukausina.
Lähikuukausina nämä älykkäät sirut ovat osa interaktiivisia rakennuspalikoita. Uudet interaktiiviset rakennuspalikat sisältävät älykkäitä siruja, malleja ja tarkistuslistoja.
Voit myös määrittää tarkistuslistan toimintokohteita muille ihmisille Google-dokumenteista. Nämä toimintokohteet näkyvät myös automaattisesti Google Tasksissa, mikä helpottaa tehtäväluetteloiden hallintaa.
Toinen Smart Canvasin osana tulossa oleva muutos ovat Docsin taulukkomallit. Muutamat mallityypit sisältävät aiheäänestystaulukot tiimipalautteen keräämiseen ja projektiseurantataulukot virstanpylväiden ja tilojen tallentamiseen.
Sheetsille tehdään myös merkittäviä päivityksiä. Smart-sirujen ohella Google esittelee myös uusia näkymiä Sheetsissä. Aikajananäkymä, yksi näkymistä, jotka ovat osa tätä päivitystä, järjestää taulukot uudelleen näkymään, joka helpottaa tehtävien seurantaa.
Yhteistyön helpottamiseksi Google Meet -painike lisätään myös Docsiin, Sheetsiin ja Slidesiin. Tämä painike on jo saatavilla, joten voit esittää jo käsittelemäsi asiakirjan suoraan Google Meetissä ilman, että sinun täytyy mennä Google Meetiin aloittaaksesi kokouksen. Kalenterisi kokoukset näkyvät automaattisesti.
On turvallista sanoa, että vuoden kuluessa Google Workspacesta tulee paljon parempi kokemus yhteistyön keskiössä. Ja se on kaikkien Google Workspacen käyttäjien saatavilla, ilmaiseksi ja maksullisena.
Google Workspacen suunnitelmatyypit (versiot).
Google Workspace on palvelu yritysten omistajille, ja sillä on eri versioita (kuukausimaksuja) erityyppisille yrityksille. Mutta kun Google Workspace debytoi ensimmäisen kerran, se oli järkevää vain suuryrityksille ja pienille yrityksille, joilla on vähintään vähän työntekijää, kuten G Suite, sillä ne olivat sen tarjoamia suunnitelmia.
Mutta nyt Google Workspace sopii täydellisesti myös pienyritysten omistajille, jotka ovat käytännössä yhden hengen tiimi. Tehdäkseen Google Workspacesta paikan kaikille, Google on nyt myös julkaissut "Google Workspace Individuals".
Google Workspace Individual on tarkoitettu yksittäisille yrittäjille, jotka muuttavat intohimostaan liikeideoita. Mutta kun olet pieni yritys, tuottavuus- ja yhteistyötyökalun tarpeet ovat erilaiset kuin suurten yritysten omistajien. Google Workspace Individual pitää tämän mielessä ja on suunniteltu erityisesti näiden tarpeiden mukaan.
Google Workspace Individual tarjoaa yrityksen tarvitsemat premium-ominaisuudet samalla kun se ei vaadi monimutkaisuutta, jota yhden henkilön toiminta ei vaadi. Se tarjoaa rajoittamattoman määrän kokouksia, puhelutallenteita, melunvaimennusta, kyselyitä ja Q&A-palveluita Google Meetissä. Ammattimainen kalenteri tekee tapaamisista helpompaa, räätälöidyn Gmail-kokemuksen sähköpostilistoilla, brändilogoilla ja paljon muuta.
merkintä: Google Workspace Individual on tällä hetkellä saatavilla vain Yhdysvalloissa, Kanadassa, Meksikossa, Brasiliassa ja Japanissa ja tulossa pian Australiaan.
Tässä on yhteenveto kaikista Google Workspacen tarjoamista suunnitelmista tai versioista.
- Business Starter – $6 USD/käyttäjä/kuukausi
- Business Standard – $12 USD/käyttäjä/kuukausi
- Business Plus – $18 USD/käyttäjä/kuukausi
- Yritys – Mukautettu hinnoittelu, jonka saat ottamalla yhteyttä Googlen myyntitiimiin. Se on kallein versio, mutta myös se, joka tarjoaa eniten ominaisuuksia.
- Google Workspace Individual – 9,99 dollaria kuukaudessa (7,99 dollaria kuukaudessa tammikuuhun 2022 asti osana kampanjaa)
- Google Workspace for Education – Ilmainen perusominaisuuksille. Premium-ominaisuuksia voi ostaa maksullisilla sopimuksilla, jotka sisältävät Education Standard-, Teaching and Learning Upgrade- ja Education Plus -tilaukset.
- Google Workspace järjestöille – Google tarjoaa Business Starter -paketin ominaisuudet järjestöille ilmaiseksi ja Business Standard -paketin 3 $/käyttäjä/kk ja Business Plus -paketin ominaisuudet hintaan 5,04 $/käyttäjä/kk. Enterprise Editinia tarjotaan myös 70 % alennuksella normaalihintaan.
Miksi Google Workspace?
Tärkein kysymys on, mitä Google Workspacella on tarjottavanaan. Miksi se sopii sinulle? Yksi tärkeimmistä Google Workspacen ominaisuuksista on, että Workspace-tilit luo organisaation järjestelmänvalvoja, toisin kuin yksityishenkilöiden luomat Google-perustilit.
Tämä tarkoittaa käytännössä parempaa valvontaa. Järjestelmänvalvoja voi hallita enemmän Workspace-tilin oletusasetuksia sekä sovellusten käyttöoikeuksia ja suojausasetuksia. Ja kaikki tämä tapahtuu pilvessä. IT-tiimin ei tarvitse konfiguroida laitteita yksilöllisesti tai fyysisesti työntekijöitäsi tai opiskelijoita varten. Sinulla voi myös olla erilliset käytännöt ihmisille tai ihmisryhmille.
Joten tämän avulla voit hallita, mitä sovelluksia ja asetuksia haluat sallia työntekijöillesi tai opiskelijoillesi, joita et yksinkertaisesti voi käyttää henkilökohtaisilla tileilläsi.
Google Workspacessa on myös paljon lisäominaisuuksia, joita et pääse käyttämään ilmaisella perustilillä. Muista, että Workspacen tarjoamien ominaisuuksien laajuus vaihtelee kuitenkin painoksen tai suunnitelman tyypin mukaan.
Perussovellukset Google Workspacessa
Useimmat Google Workspacen versiot tarjoavat nämä sovellukset osana ydinkokemustaan parannetuilla ominaisuuksilla.
- Gmail: Mukautettu yrityssähköposti yrityksellesi roskaposti- ja tietojenkalastelusuojauksella sekä mainoksettomalla sähköpostikokemuksella
- Tavata: Jopa 250 kokouksen osallistujaa painoksestasi riippuen. Saat myös lisäominaisuuksia, kuten digitaalisen taulun, kokoustallenteet, melunvaimennus, kyselyt ja Q&A, pienryhmähuoneet, läsnäoloseuranta, moderoinnin hallinta, käden nostaminen, verkkotunnuksen sisäinen suoratoisto (työtilaversion mukaan).
- Chat ja huoneet (pian Spaces): Google Chatin ja Roomsin perusominaisuuksien lisäksi, joissa voit työskennellä saumattomasti, Google Workspace mahdollistaa enemmän parannettuja ominaisuuksia. Näitä ovat edistyneet chat-huoneet, joissa on kierteitetyt huoneet ja vieraskäyttö. Vieraspääsyn avulla voit pitää yhteyttä asiakkaisiin ja kumppaneihin, jotka eivät kuulu organisaatioosi. Voit tehdä yhteistyötä heidän kanssaan tiedostojen ja asiakirjojen parissa chatissa. Ja samalla pääsy- ja näkyvyystasolla työsi ei kärsi.
- Kalenteri: Ajoita tapaamisia, jaa kalentereita ja selaa ja varaa neuvotteluhuoneita Workspacen avulla.
- Ajaa: Laajennettu pilvitallennustila (30 Gt:sta rajoittamattomaan), Drive pöytäkoneille, jaetut asemat nuorille tiimille, kohdeyleisön jakaminen ja tuki yli 100 tiedostotyypille.
- Asiakirjat, Arkkia: Luo yhteisiä asiakirjoja, kirjoitusapua älykkään kirjoittamisen, oikeinkirjoituksen automaattisen korjauksen ja kielioppiehdotusten avulla, yhteentoimivuutta Microsoft Officen kanssa ja mukautettua brändäystä asiakirjoille.
- Diat: Tee yhteistyötä esityksissä
- Lomakkeet: Kyselyrakennus, joka sisältää helpomman analyysin älykkäällä täytöllä, älykkäällä siivouksella ja vastaukset, mukautetut brändimallilomakkeet
- Pitää: Tallenna ideoita yhteistyömuistiinpanojen avulla
- Sivustot: Tee yhteistyötä rakennustyömailla
- Virtaukset: Sosiaalinen verkostoituminen organisaatiollesi, jossa työntekijät voivat kommunikoida ja olla tekemisissä toistensa kanssa
Lisäsovelluksia Google Workspacessa
Google Workspace Editionistasi tai lisäostoistasi riippuen Google Workspace tarjoaa myös näitä sovelluksia tilaajille.
- Verkkotunnukset: Verkkotunnuksen rekisteröinti integroidulla Google Workspacen rekisteröitymisellä ja määrityksellä
- Pilvihaku: Älykäs haku Google Workspacessasi (ensimmäisen ja kolmannen osapuolen data)
- Ryhmät ja ryhmät yrityksille: Sähköpostilistat ja pääsynhallinta
- Holvi: Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja eDiscovery
- Jamboard: Yhteistyönä toimiva digitaalinen taulu, jota voit käyttää jopa kokouksissa
- Ääni: Älykäs äänipuhelu virtuaalisella puhelinjärjestelmällä, joka toimii kaikilla laitteilla ja verkossa
- Apps-skripti: Lisää Google Appsin, kuten Kalenterin, Docsin, Driven, Gmailin, Sheetsin ja Slidesin, tehoa Apps Scriptin avulla. Voit julkaista skriptit koko maailmalle tai pitää ne yksityisinä verkkotunnuksellesi.
- AppSheet: Rakenna sovelluksia ilman koodia
- Luokkahuone: Strukturoidut oppimistilat opettajille ja opiskelijoille
- Lisäosat: Integroi kolmannen osapuolen sovelluksia ja Apps Script -lisäosia
Google Workspace tarjoaa myös laitteiston Google Meetille, äänipuheluille ja Jamboardille. Laitteiston avulla organisaatiot, jotka valitsevat hybridimallin juuri nyt – toimistossa ja kotoa käsin työskentelevät – voivat työskennellä tehokkaasti.
Google aikoo myös pian käynnistää kumppanitilan Google Meetissä edistääkseen tasapuolista yhteistyötä hybridityöpaikalla. Se on tarkoitettu organisaatioille, joissa vain harvat ihmiset ovat neuvotteluhuoneessa, kun he ovat yhteydessä muihin etäyhteyden kautta.
Companion-tila antaa kokoushuoneessa oleville oman videoruudun ja pääsyn muihin Google Meetin ominaisuuksiin, kuten käden nostoon, kyselyyn jne. näytöllä, samalla kun he hyödyntävät Meet Hardwaren parasta äänen ja muiden videoneuvottelutoimintojen ominaisuuksia. tarjouksia.
Google Workspacen käyttäminen
Google Workspacen kokemus on erilainen maksullisilla (erityisesti järjestelmänvalvojien) ja ilmaisilla käyttäjillä, ja sellaisenaan sen käytön oppiminen on kaksi täysin erilaista käyrää. Workspacen loppukäyttäjille Google Workspacen sovellusten käyttö on kuitenkin paljon samankaltaista, lukuun ottamatta ainutlaatuisia ominaisuuksia.
Voit käyttää Google Worskapce -tilillesi saatavilla olevia sovelluksia siirtymällä minkä tahansa Google-palvelun Google Apps -valikkokuvakkeeseen. Valikko näyttää kaikki käytettävissäsi olevat sovellukset.
Tässä on vihje. Olitpa ilmainen tai maksullinen Google Workspacen käyttäjä, Google tarjoaa nopeita ".new"-pikakuvakkeita, jotka voit syöttää suoraan selaimesi osoitepalkkiin, jolloin se luo uuden kohteen kyseiseen sovellukseen.
- cal.new – Luo uusi kalenteritapahtuma
- doc.new – Luo Google-asiakirja
- meet.new – Aloita uusi kokous Google Meetissä
- sheet.new – Luo uusi Google-taulukko
- slide.new – Luo uusi dia
- form.new – Luo uusi lomake
- keep.new or note.new – Aloita uusi muistiinpano
- site.new – Luo uusi sivusto
- jam.new – Aloita uusi taulu
Google Workspacen käyttäminen maksullisena käyttäjänä
Aloita Google Workspacen käyttö siirtymällä osoitteeseen workspace.google.com. Napsauta "Aloita" tai "Aloita ilmainen kokeilu" -painiketta sen mukaan, mitä näet näytölläsi. Pienyritykselle Business Starter tai Business Standard voi olla oikea tapa. Google tarjoaa ilmaisen 14 päivän kokeilujakson, joten sinulla on runsaasti aikaa perehtyä ja nähdä, sopiiko Google Workspace sinulle. Peruuta kokeilu ennen kuin 14 päivää on kulunut, niin sinua ei veloiteta tilauksesta.
Jos olet yhden hengen tiimi ja asut jossakin tuetuista maista, voit kokeilla Google Workspace Individual -ohjelmaa menemällä tänne.
merkintä: Google Workspace Individual ei tue mukautettuja sähköpostiosoitteita.
Koska Google Workspace on tarkoitettu yrityksille, sinusta tulee automaattisesti organisaatiosi järjestelmänvalvoja, kun määrität sen. Mutta kun lisäät uusia käyttäjiä organisaatioosi, voit asettaa jonkun muun järjestelmänvalvojan.
Kirjoita yrityksesi nimi, työntekijöiden lukumäärä ja maasi ja napsauta "Seuraava".
Anna sitten yhteystietosi ja napsauta "Seuraava".
Nyt sinun on valittava, onko sinulla verkkotunnus vai ei. Jos sinulla on sellainen, napsauta Ei, minulla on -vaihtoehtoa, niin voit kirjoittaa jo omistamasi verkkotunnuksen ja käyttää sitä. Sinun on vahvistettava, että omistat tämän verkkotunnuksen, ennen kuin voit aloittaa sen käytön. Muussa tapauksessa voit ostaa sellaisen Google Domainsin kautta. Napsauta "Kyllä, minulla on sellainen, jota voin käyttää" -vaihtoehtoa. Jos sinulla ei ole verkkotunnusta, voit ostaa sen myös jostain muualta Google Domainsin sijaan, mutta kun ostat sen Googlen kautta, sinun ei tarvitse käydä läpi vahvistusprosessia.
Sitten sinun on luotava käyttäjänimi Google Workspace -tilillesi. Tämä on verkkotunnuksesi ensimmäinen yrityssähköpostiosoite. Voit luoda lisää yritysosoitteita tiimillesi myöhemmin, kun olet määrittänyt Google Workspacen. Luo salasana ja napsauta sitten Hyväksy ja jatka.
Google Workspacesi on määritetty yrityksen Google-tilillä. Napsauta "Siirry asetuksiin", niin voit hallita organisaatiosi Google Workspacea hallintakonsolista.
Kun olet vahvistanut verkkotunnuksesi, voit lisätä uusia käyttäjiä organisaatioosi ja määrittää sovelluksia, kuten Gmailin, hallintakonsolista. Mutta jos et halua tehdä mitään niistä heti, voit ohittaa sen toistaiseksi ja tehdä sen Google Administa milloin tahansa myöhemmin.
Google Workspacen hallinta
Järjestelmänvalvojana voit hallita ja ohjata Google Workspacea hallintakonsolista. Haluatpa lisätä tai poistaa käyttäjiä, hallita organisaatioyksiköitä (Googlen kielenkäyttö käytäntöjen luomiseen organisaatiollesi), luoda ja hallinnoida postituslistoja ja käytäntöjen soveltamista, hallita, mitä sovelluksia verkkotunnuksesi käyttäjät voivat käyttää ja millä laitteilla ja kaikkea Muuten löydät sen hallintakonsolista.
Pääset hallintakonsoliin joko siirtymällä osoitteeseen admin.google.com ja kirjautumalla sisään Google Workspace -tililläsi. Tai voit käyttää sitä minkä tahansa Google-palvelun Sovellukset-valikosta. Napsauta Google Apps -kuvaketta käytännössä missä tahansa Google-palvelussa, johon olet kirjautunut (google.com, gmail.com jne.)
Napsauta sitten sovelluksista Admin-vaihtoehtoa. "Järjestelmänvalvoja"-vaihtoehto on vain niille Workspace-käyttäjille, jotka ovat organisaation järjestelmänvalvojia.
Hallintakonsolin kotisivu avautuu. Vasemmalla olevan kokoontaitettavan navigointivalikon avulla voit selata nopeasti kaikkia Google Workspacen hallintavaihtoehtoja organisaatiollesi.
Käyttäjien lisääminen organisaatioosi
Kun olet määrittänyt Google Workspacen organisaatiollesi, tärkein vaihe on käyttäjien lisääminen organisaatioosi. Aivan kuten luot itsellesi yritysosoitteen, sinun on luotava käyttäjätunnukset ja salasanat muille lisättäville käyttäjille ja jaettava tunnistetiedot heidän kanssaan. Sinun on myös myönnettävä lisenssit, jotta he voivat käyttää palveluita.
Siirry hallintakonsoliin ja napsauta vasemmalla olevasta navigointivalikosta "Hakemisto" -vaihtoehtoa.
Muutama vaihtoehto laajenee sen alle. Napsauta "Käyttäjät" käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Valitse sitten Kaikki organisaatiot -kohdasta organisaatioyksikkö, johon haluat lisätä käyttäjän. Napsauta Lisää uusi käyttäjä -painiketta lisätäksesi käyttäjiä yksi kerrallaan, jos sinulla ei ole suurta tiimiä.
Syötä käyttäjän tiedot: hänen etu- ja sukunimi ja sitten ensisijainen sähköpostiosoite. Workspace ehdottaa ensisijaiselle sähköpostiosoitteelle käyttäjänimeä, joka eroaisi kaikista verkkotunnuksesi nykyisistä sähköpostiviesteistä. voit käyttää sitä tai kirjoittaa sellaisen itse.
Jos organisaatiollasi on useampi kuin yksi verkkotunnus, voit valita toisen verkkotunnuksen. Napsauta @-merkin vieressä olevaa alanuolta ja valitse verkkotunnus avattavasta valikosta.
Kirjoita sitten käyttäjän toissijainen sähköpostiosoite. Toissijainen sähköpostiosoite voi olla heidän henkilökohtainen sähköpostinsa, johon he saavat tilitiedot. Voit myös syöttää oman sähköpostiosoitteesi tallentaaksesi kirjautumistiedot ja lähettääksesi ne heille myöhemmin.
Napsauta sitten Hallinnoi käyttäjän salasanaa, organisaatioyksikköä ja profiilikuvaa -kohdan vieressä olevaa nuolta. Profiilikuvan asettaminen tai organisaatioyksikön muokkaaminen on valinnaista.
Mutta sinun on asetettava salasana uudelle käyttäjälle. Voit luoda salasanan automaattisesti tai kirjoittaa oman. Jos haluat pyytää käyttäjää asettamaan uuden salasanan kirjautuessaan sisään, sinun on otettava tämä vaihtoehto käyttöön.
Kun olet lisännyt kaikki tiedot, napsauta Lisää uusi käyttäjä -painiketta.
Edellyttäen, että käyttäjänimi ei ole ristiriidassa olemassa olevan käyttäjänimen kanssa, uusi käyttäjä lisätään onnistuneesti. Jos ei, saat kehotteen, jossa sinua pyydetään korjaamaan ristiriita.
Nyt ei ole enää jäljellä kuin jakaa kirjautumistiedot aiotun henkilön kanssa, niin hän voi alkaa käyttää Google Workspacea. Jos pyysit käyttäjää vaihtamaan salasanansa sisäänkirjautumisen jälkeen, hänellä on 48 tuntia aikaa vaihtaa salasana. Kun aika on kulunut, palautuslinkki vanhenee, ja sinun (järjestelmänvalvojan) on luotava heille uusi salasana.
Uudelta käyttäjältä voi kestää jopa 24 tuntia, ennen kuin kaikki Google Workspacen palvelut aktivoituvat. Jos yrität käyttää palvelua tänä aikana, saatat saada viestin, että sinulla ei ole käyttöoikeutta.
Käyttäjien joukkolisäys
Suuressa organisaatiossa voit myös lisätä käyttäjiä joukkona, ja siihen on monia vaihtoehtoja. Organisaatiotyypistäsi riippuen voit valita sinulle sopivan.
- Lisää käyttäjiä CSV-tiedostosta
- Käytä Admin SDK Directory API:ta, jos osaat ohjelmoinnin
- Synkronoi tiedot LADP-palvelimelta, kuten Microsoft Active Directory
- Siirrä HCL Notesista Google Workspaceen
- Lisää käyttäjiä, joilla on olemassa oleva Google-tili
Ennen kuin lisäät useita käyttäjiä Google Workspaceen, sinun on varmistettava, että sinulla on tarpeeksi käyttöoikeuksia. Muussa tapauksessa osta lisää, jos suunnitelmasi sen sallii.
Tee käyttäjästä järjestelmänvalvoja
Voit tehdä organisaation toisista käyttäjistä pääjärjestelmänvalvojan. Oletuksena pääjärjestelmänvalvoja on henkilö, joka luo ja määrittää Google Workspacen organisaatiolle. Pääjärjestelmänvalvojalla on täydet käyttöoikeudet organisaatiosi hallintatehtäviin, joten määritä tämä rooli vain ihmisille, joihin luotat. Rajoitetuille vastuille voit määrittää niille erityisiä järjestelmänvalvojan rooleja, kuten ryhmien järjestelmänvalvojan, käyttäjien hallinnan järjestelmänvalvojan, tukipalvelun järjestelmänvalvojan, palveluiden järjestelmänvalvojan jne.
Napsauta vasemmalla olevasta navigointivalikosta "Hakemisto" -vaihtoehtoa ja valitse "Käyttäjät" laajennetusta luettelosta. Etsi käyttäjä käyttäjäluettelosta ja napsauta hänen nimeään.
Heidän tilisivunsa avautuu. Vieritä alas ja napsauta "Järjestelmänvalvojan roolit ja oikeudet" -vaihtoehtoa.
Napsauta sitten "Super Admin" -roolin vaihtoehtoa.
Tämä näyttää kytkimet kaikkien käytettävissä olevien valmiiksi rakennettujen roolien vieressä. Jos haluat tehdä niistä super-järjestelmänvalvojan, ota sen vieressä oleva kytkin käyttöön. Voit määrittää heille tietyn järjestelmänvalvojan roolin ottamalla käyttöön haluamasi roolin vieressä olevan valitsin. Voit myös luoda mukautettuja rooleja, jos valmiit roolit eivät ole käytettävissäsi.
Ja ta-da! Sinulla on joku muu, joka jakaa järjestelmänvalvojan vastuut kanssasi.
Google Workspacen käyttäminen ilmaisena käyttäjänä
Ota käyttöön Google Workspacen tarjoama integroitu käyttökokemus ilmaisille tileille siirtymällä Gmail-tilillesi ja napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-kuvaketta.
Pika-asetuspaneeli tulee näkyviin oikealle. Napsauta Näytä kaikki asetukset.
Valitse sitten asetusvaihtoehdoista Chat and Meet -välilehti.
Valitse Chatissa Google Chat Klassisen Hangoutsin sijaan.
Tervetuliaisbanneri saattaa ilmestyä. Napsauta OK jatkaaksesi.
Napsauta sitten "Tallenna muutokset".
Gmail latautuu uudelleen, ja sinulla on nyt Gmailin uusi integroitu chat ja huoneet.
Yksi parhaista Google Workspacen lisäyksistä on Room (pian Spaces) Google Chatissa. Huoneet ovat keskustelun ja yhteistyön keskus. Voit keskustella huoneen jäsenten kanssa, jakaa tiedostoja, määrittää tehtäviä ja tehdä paljon muuta yhdessä paikassa Roomsin avulla. Jos olet joskus käyttänyt Microsoft Teamsia, huoneet ovat kuin Teams-kanavia.
Voit myös avata tiedostoja Google Docsissa, Sheetsissä ja Slidesissa suoraan Roomsissa ja käsitellä niitä siellä. Kaikki huoneeseen lataamasi tiedostot ovat aina helposti käytettävissä Tiedostot-välilehdeltä. Voit myös seurata tehtäviä, jotka tiimin on tehtävä, ja määrittää ne ihmisille Tehtävät-välilehdeltä.
Jos haluat oppia käyttämään huoneita Google Chatissa, siirry tänne.
Kun otetaan huomioon tapa, jolla työ on muuttunut täysin kuluneen vuoden aikana, Google Workspace tuo kipeästi kaivattuja muutoksia tehdäkseen yhteistyöstä saumatonta riippumatta siitä, työskenteletkö etänä tai et. Google Workspacen avulla voit jopa pitää henkilökohtaisen elämäsi järjestyksessä.