Kun yksityisestä chatista tulee haittaa, on aika päästä eroon siitä
Monet koulut ja organisaatiot käyttävät Microsoft Teamsia yhteistyöhön ja viestintään, etenkin tällä hetkellä. Se on yksi parhaista sovelluksista tähän tarkoitukseen, ja siinä on monia viestintää helpottavia ominaisuuksia.
Mutta joskus on tärkeää rajoittaa tätä kommunikoinnin, erityisesti yksityisen viestinnän, helppoutta ja tasoa. Tilanne voi olla aivan liian yleinen, kuten silloin, kun joku alkaa väärinkäyttää ominaisuuksia, tai se on koulun/yrityksen politiikan vastaista. Yksityiset chatit ovat yksi tällainen ominaisuus, joka voi olla haitaksi monille kouluille ja organisaatioille. Eikä ole muuta vaihtoehtoa kuin poistaa se käytöstä.
Vaikka se saattaa tuntua äärimmäiseltä askeleelta, siitä tulee välttämätön. Onneksi Microsoft Teamsilla on edellytykset saavuttaa tämä saavutus melko helposti. Ja opiskelijoilla/työntekijöillä on kanavaviestintä, joten ei ole niin, että rajoitat kaikkea viestintää kokonaan.
Poista yksityinen chat käytöstä Microsoft Teamsissa
Voit poistaa yksityiset keskustelut kokonaan käytöstä koko organisaatiolta Microsoft Teamsissa, eli organisaatiosi/koulusi käyttäjät eivät voi keskustella yksityisesti muiden käyttäjien kanssa. Koko organisaation Chat-välilehti yksinkertaisesti katoaa. Siitä on hyötyä tapauksissa, joissa organisaatiosi käytäntö rajoittaa yksityistä viestintää.
Toinen vaihtoehto, joka tarjoaa enemmän joustavuutta, on poistaa käytöstä yksityiset keskustelut käyttäjien osajoukolta eikä koko organisaatiolta. Tämä on käytännöllisempi valinta kouluille, jotka haluavat rajoittaa yksityistä viestintää kaikille opiskelijoille, ei opettajille tai vain nuoremmille oppilaille.
merkintä: Vain ihmiset, joilla on järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet, voivat muuttaa näitä asetuksia ja poistaa chatin käytöstä Microsoft Teamsissa.
Poista yksityiset chatit käytöstä koko organisaatiossa
Siirry osoitteeseen admins.teams.microsoft.com ja kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi. Järjestelmänvalvojan hallintapaneeli avautuu. Napsauta vasemmalla olevasta navigointivalikosta "Viestikäytännöt".
Jos haluat muuttaa koko organisaation käytäntöä, napsauta 'Yleinen (organisaation laajuinen oletus)' -vaihtoehtoa.
Etsi sitten luettelosta Chat-vaihtoehto ja poista se käytöstä poistamalla se käytöstä.
Napsauta sitten "Tallenna" -painiketta alareunassa tallentaaksesi muutokset yleiseen käytäntöön.
Käytännön voimaantulo voi kestää muutamasta minuutista muutamaan tuntiin. Ja kun se tapahtuu, Chat-välilehti katoaa Microsoft Teamsin vasemmalla olevasta navigointipalkista kaikille.
Poista yksityiset chatit käytöstä joiltakin käyttäjiltä
Jos haluat poistaa yksityiset keskustelut käytöstä vain osalle organisaation käyttäjiä, siirry osoitteeseen admin.teams.microsoft.com ja avaa Viestit-käytännöt vasemmalla olevasta navigointivalikosta.
Nykyiset oletus- ja mukautetut (jos sellaisia on) viestikäytännöt avautuvat. Napsauta Lisää-vaihtoehtoa luodaksesi uuden mukautetun käytännön.
Käytäntöasetusten näyttö avautuu. Kirjoita käytännölle nimi ja kuvaus (valinnainen), joiden avulla on helppo seurata sitä kaikkien mukautettujen käytäntöjen joukossa.
Siirry sitten kohtaan "Chat" ja poista chat käytöstä kääntämällä kytkin pois päältä. Tämä säilyttää muut asetukset samoina kuin muille käyttäjille (jos käytät oletusasetuksia kaikille). Napsauta sitten "Tallenna" -painiketta.
Kun käytäntö on luotu, on aika määrittää se käyttäjille, joille haluat soveltaa sitä. Kun olet tallentanut käytännön, palaat automaattisesti takaisin Viestikäytännöt-näyttöön. Siirry äskettäin luotuun käytäntöösi ja valitse se napsauttamalla sen vasemmalla puolella olevaa "tarkista" -vaihtoehtoa.
Napsauta sitten "Hallitse käyttäjiä" -vaihtoehtoa.
Käyttäjien hallintaruutu tulee näkyviin oikealle. Hae ja lisää niiden käyttäjien nimet, joille haluat soveltaa käytäntöä.
Napsauta sitten "Käytä"-painiketta. Mukautettu käytäntö koskee nyt näitä käyttäjiä, eivätkä he voi enää käyttää Microsoft Teamsin yksityistä Chat-välilehteä.
Poista chat käytöstä Microsoft Teamsin kokouksissa
Joskus yksityisen chatin poistaminen käytöstä ei riitä. Kokouskeskustelu on toinen paikka, joka on klassinen esimerkki ominaisuuksista, joita erityisesti opiskelijat voivat käyttää väärin Microsoft Teamsissa. Se voi jopa johtaa kurssien häiriintymiseen. Ja sekasorron hallitsemiseksi ainoa vaihtoehto on rajoittaa viestintää myös kokouksessa. Yksityisten keskustelujen tavoin tämän asetuksen poistaminen käytöstä edellyttää järjestelmänvalvojan käyttöoikeuksia organisaatioosi.
Siirry osoitteeseen admin.teams.microsoft.com ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tililläsi. Napsauta sitten "Kokoukset" vasemmalla olevasta navigointipalkista. Kokouksiin käytettävissä olevat lisävaihtoehdot laajenevat alla.
Napsauta "Kokouskäytännöt" näistä vaihtoehdoista.
Kokouskäytäntöjen sivu avautuu. Siirry kohtaan "Globaali (organisaation laajuinen oletus)".
Vieritä sitten alas Osallistujat ja vieraat -osioon. Napsauta sitten "Salli chat kokouksissa" -kohdan vieressä olevaa avattavaa valikkoa. Valitse luettelosta "Poistettu".
Napsauta sitten "Tallenna" -vaihtoehtoa ottaaksesi muutokset käyttöön.
Asetuksen voimaantulo kestää jonkin aikaa (muutamasta minuutista muutamaan tuntiin). Jos se ei ole tullut voimaan edes jonkin ajan kuluttua, Microsoft Teamsin uudelleenkäynnistys auttaa.
merkintä: Tämä poistaa kokouskeskustelun käytöstä vain Tapaa nyt -vaihtoehdolla pidetyissä kokouksissa, ei kanavakokouksissa. Et myöskään voi sammuttaa kokouskeskusteluja vain tiettyjä kokouksia varten.
Chatin poistaminen käytöstä Microsoft Teamsissa on äärimmäinen askel, kun otetaan huomioon sen tarjoamat monet käyttötarkoitukset. Se voi olla todella hyödyllinen viestinnässä, erityisesti yksityisissä ja kokouskeskusteluissa. Mutta kun sen aiheuttamat ongelmat alkavat painaa käyttötarkoituksia, ei ole muuta vaihtoehtoa kuin mennä äärimmäisyyksiin ja poistaa nämä upeat ominaisuudet käytöstä.