Etkö voi ajoittaa Webex-kokousta sovelluksesta? Siirry Webex-verkkosivustolle ajoittamaan kokous ilman Outlookia.
Cisco Webex Meetingsin avulla voit isännöidä virtuaalisia kokouksia työtovereiden kanssa, mutta sen avulla voit myös jakaa näytön tai tiedostot. Koska se on integroitu Outlookiin, ihmiset yleensä haluavat ajoittaa Webex-kokoukset nopeasti Microsoft Outlookista itsestään, koska se on melko paljon helpompaa. Jos sinulla ei ole Microsoft Outlookia, voit silti ajoittaa kokouksen Webex-verkkosovelluksesta.
Varaa kokous Webexissä
Siirry verkkoselaimella osoitteeseen signin.webex.com ja kirjaudu sisään Webex-tiliisi.
Kun olet kirjautunut tilillesi, napsauta aloitusnäytössä (nimesi alla) olevaa Aikataulu-painiketta.
Määritä kokouksen aihe ja salasana
Ajoita kokous -sivulta voit aloittaa kokousasetusten määrittämisen. Aseta "kokouksen aihe" ja "kokouksen salasana" vastaaviin kenttiin.
Webex voi automaattisesti luoda suojatun kokoussalasanan ajoitettua kokousta varten. Voit muuttaa sitä haluamallasi tavalla tai nollata sen napsauttamalla 'Palauta' -painiketta salasanakentän perässä.
Määritä päivämäärä ja aika kokouksen ajoittamiseksi
Kun olet asettanut kokouksen aiheen ja salasanan, napsauta 'Päivämäärä ja aika' avataksesi Päivämäärävalitsin. Aseta kokouksen päivämäärä, aika ja kesto ponnahdusvalikosta ja napsauta lopuksi Valmis tallentaaksesi muutokset.
Jos sinun on myös muutettava aikavyöhykettä, napsauta 'UTC – 11:00...' vyöhykevaihtoehtoa, joka sijaitsee aivan Päivämäärä- ja Aika-asetusten alapuolella ja aseta kokoukselle sopiva aikavyöhyke.
Sovi toistuva kokous
Jos sinun on ajoitettava toistuva kokous, napsauta Toistuva-valintaruutua, joka sijaitsee aivan Aikavyöhyke-vaihtoehdon alapuolella. (Ohita tämä osio, jos suunnittelet kertaluontoisen tapaamisen)
Täällä sinun on määritettävä kokouksen toistuva tiheys ja aikaväli. Napsauta ensin "Toistuvuuskuvio" valitaksesi tapaamisesi tiheys vaihtoehtoluettelosta.
Kun olet valinnut kokoustiheyden, sinun on valittava toistuva aikaväli. Tässä esimerkissä olemme asettaneet kokousvälin kahden viikon välein perjantaisin. Samoin voit valita minkä tahansa valikoiman tarpeidesi mukaan. Muista, että asetukset vaihtelevat intervallin mukaan. Jos olet esimerkiksi valinnut taajuuden 'Kuukausittaiseksi', näet näytön, jossa on erilaisia vaihtoehtoja kuin tässä selitetty.
Lopuksi sinun on päätettävä toistuvien kokousten päättymispäivä. Jos haluat asettaa tietyn lopetuspäivän, napsauta Päättymis-valintaruutua ja valitse päivämäärä päivämäärävalitsin valikosta. Tai voit napsauttaa Jälkeen-valintaruutua ja kirjoittaa toistuvien kokousten lukumäärän, jos et halua asettaa tiettyä päättymispäivää. Jos et valitse kumpaakaan näistä vaihtoehdoista, se on oletuksena "Ei lopetuspäivää".
Lisää kokouksen osallistujia
Kirjoita Osallistujat-kohdan viereiseen kenttään niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen. Voit kirjoittaa useita osoitteita pilkulla.
Ajoituksen lisäasetusten käyttäminen
Ennen kuin varaat tapaamisen, tutustu Webexin tarjoamiin edistyneisiin ajoitusvaihtoehtoihin.
Napsauta "Näytä lisäasetukset", joka sijaitsee aivan "Aikataulu"-painikkeen yläpuolella.
Lisää kokouksen esityslista
Jos haluat lisätä kokouksen esityslistan, napsauta tekstiä "Agenda".
Kun olet napsauttanut Agenda, kirjoita kokouksen esityslista (luettelo asioista, joista keskustellaan) annettuun ruutuun. Esityslistan antaminen auttaa osallistujia ymmärtämään, mistä kokouksessa on kyse.
Määritä ajoitusasetukset
Kun olet asettanut Agendan, napsauta "Ajoitusasetukset" määrittääksesi muut asetukset yksitellen.
Jos tarvitset osallistujillasi Webex-tilin voidakseen liittyä kokoukseen, napsauta valintaruutua Vaadi tili. Jos napsautat valintaruutua Sulje salasana pois, kokouksen salasanaa ei lähetetä kutsun mukana, vaan se on lähetettävä erikseen.
Määritä osallistujien liittymisaika
Oletuksena osallistujat/osallistujat voivat liittyä kokoukseen 5 minuuttia ennen isännöitsijää. Jos haluat muuttaa tätä arvoa, käytä "Liity ennen isäntä" -vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa valikkoa ja aseta eri arvo.
Määritä sähköpostimuistutus
Oletusarvoisesti kaikille osallistujille lähetetään muistutussähköposti 15 minuuttia ennen kokouksen alkua. Jos haluat muuttaa sitä, napsauta "Sähköpostimuistutus" ja valitse toinen arvo.
Viimeistele suunniteltu kokous
Kun olet määrittänyt kokouksen kokonaan, on aika viimeistellä kokous. Voit tehdä sen napsauttamalla sivun alalaidassa olevaa Aikataulu-painiketta.
Kokouksen päättämisen jälkeen sinut ohjataan uuteen näyttöön, jossa näkyvät juuri luomasi kokouksen tiedot.
Haluatpa sitten varata kertaluonteisen tai toistuvan tapaamisen, voit tehdä sen helposti Webexin verkkosivustolla.