Käytä Microsoft Teamsin tila-asetuksia ilmoittaaksesi tiimillesi, oletko tavoitettavissa
Microsoft Teamsista on tullut yksi suosituimmista Workstream Collaboration -sovelluksista. Ja organisaatioille, jotka käyttävät sitä, se on nyt ensisijainen viestintätapa sähköpostin ohittaneiden tiimien jäsenten välillä. Ja aivan oikein. Microsoft Teamsilla on paljon työkaluja, jotka tekevät viestinnästä ja yhteistyöstä tehokkaampaa ja tuottavampaa kuin perinteiset keinot.
Vaikka työskentelet kotoa etkä ole samassa fyysisessä tilassa, on olemassa monia työkaluja, joilla vältetään kommunikaatiohäiriöt ja säilytetään tuottavuus. Yksi tällainen työkalu, jonka olet ehkä jättänyt huomaamatta, mutta johon sinun pitäisi kiinnittää huomiota, ovat Microsoft Teamsissa saatavilla olevat tila-asetukset ja kaikki tavat, joilla voit käyttää niitä.
Mitkä tilaasetukset ovat käytettävissä Microsoft Teamsissa
Teamsissa on käytettävissäsi kahden tyyppisiä tila-asetuksia – käyttäjän läsnäolon tila ja mukautettu tila.
Mikä on käyttäjän läsnäolotila
Käyttäjän läsnäolotila on se osa profiilisi Microsoft Teamsissa (ja myös kaikkialla Microsoft 365:ssä), jonka avulla muut käyttäjät tietävät saatavuustilanteesi. Se näkyy pienenä vihreänä/punaisena/keltaisena/harmaana pisteenä profiilikuvasi vieressä.
Yhdellä vilkaisulla tilaan ja muut tiimisi jäsenet tietävät, oletko verkossa, oletko kokouksessa, ei saa häiritä jne. Ymmärrät asian. Tarkkaan ottaen sen on tarkoitus kertoa muille yleisestä saatavuudestasi.
Mikä on mukautettu tila
Käyttäjän läsnäolon tilan lisäksi Microsoft Teamsissa on myös mukautettu tila, jonka avulla voit kertoa muille tarkan käytettävyydestäsi. Jos Käyttäjän läsnäolotila voi kertoa jollekulle vain, että olet poissa työpöydän äärestä, mukautettu tila voi kertoa tarkat syyt tähän tilaan, kuten kertoa jollekulle, että olet poissa lounaalla ja palaat tunnin kuluttua.
Se on pieni mukautettu viesti, jonka voit näyttää lyhyen ajan. Muut käyttäjät näkevät sen, kun he vievät hiiren osoittimen profiilikuvasi päälle. Ja se tulee näkyviin myös, kun joku lähettää sinulle viestin henkilökohtaisen chatin kautta tai @mainitsee sinut, jos niin haluat.
Microsoft Teamsin tila-asetusten käyttäminen
Tilan asettaminen Microsoft Teamsissa ilmoittamaan saatavuudestasi muille käyttäjille on melko helppoa.
Läsnäolotilan asettaminen
Olet ehkä huomannut, että vaikka et ole koskaan muuttanut tilaasetuksiasi aiemmin, läsnäolotilasi muuttuu automaattisesti. Tämä johtuu siitä, että Microsoft Teams näyttää tilasi automaattisesti eri olosuhteiden mukaan.
Huomaat myös, että tiettyjä tilavaihtoehtoja ei voi asettaa tilaksi, mutta voit kuitenkin nähdä ne muiden käyttäjien läsnäolotilana. Kuten "kokouksessa", "esittäminen", "keskittyminen" jne. Nämä vaihtoehdot eivät ole vain "ei käytettävissä", vaan kenenkään ei voi määrittää niitä itse. Nämä tilat ovat sovelluksen määrittämiä, eli Microsoft Teams muuttaa näitä tiloja. Se voi muuttaa ne "Kokouksessa", kun olet kokouksessa, tai "Esittelemässä", kun jaat näytön kokouksessa ja niin edelleen.
Mutta vaihtoehdot sinulle ovat rajalliset. Aseta käyttäjän määrittämä läsnäolotila napsauttamalla profiilipainiketta Teams-sovelluksen otsikkorivillä.
Näkyviin tulee kontekstivalikko. Siirry valikosta Tila-vaihtoehtoon (nykyinen tila).
Näkyviin tulee alivalikko, jossa on seuraavat tilavaihtoehdot: Käytettävissä, Varattu, Älä häiritse, Palaa takaisin ja Näytä poissa. Napsauta tilaa, jonka haluat näyttää. Siellä on myös Palauta tila -vaihtoehto, jos haluat palauttaa läsnäolon sovelluksen määritettyyn tilaan.
Kun asetat tilan itse, se ohittaa sovelluksen määrittämän tilan useimmissa tapauksissa, koska sen prioriteetti on korkea. Jos esimerkiksi asetat tilaksi "Älä häiritse", Teams ei muuta sitä tilaksi "Kokouksessa" tai "Puhelussa", kuten se olisi tehnyt niin normaalisti.
Kaikki käyttäjän määrittämät patsaat eivät kuitenkaan ole ohitustodisteita. Vaikka asettaisit tilaksi Käytettävissä, Teams ohittaisi sen Poissa havaittuaan käyttämättömyyttä yli viiden minuutin ajan suurimman osan ajasta.
Lisäksi, kun asetat tilan itse Microsoft Teamsissa, kaikilla tiloilla on oletusarvoinen vanhenemisaika. Joten vaikka unohdat vaihtaa tilasi takaisin, et pysy Älä häiritse- tai Varattu-tilassa ikuisesti.
| Käyttäjän määrittämä tila | Oletus vanheneminen |
|---|---|
| Kiireinen | 1 päivä |
| Älä häiritse | 1 päivä |
| muut | 7 päivää |
Mukautetun tilan asettaminen
Jos haluat asettaa mukautetun tilaviestin, napsauta profiilipainiketta ja siirry sitten valikosta kohtaan Aseta tilaviesti.
Tilaviestin kirjoitusruutu avautuu. Kirjoita tila, jonka haluat näyttää muille; mukautetun tilan enimmäispituus on 280 merkkiä. Voit myös @mainita jonkun asemassasi.
Kun olet kirjoittanut tilan, valitse "Näytä, kun ihmiset lähettävät minulle viestin" -vaihtoehto, jos haluat. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, Teams näyttää tilasi kirjoituskentän yläpuolella aina, kun joku lähettää sinulle yksityisviestin tai @mainitsee sinut kanavalla. Joten helvetissä ei ole mahdollisuutta, että he menettävät asemasi ja syyttävät sinua myöhemmin siitä, että et vastaa.
Voit myös asettaa vanhenemispäivän tilalle, jonka päätyttyä Teams tyhjentää tilasi automaattisesti. Oletusarvoisesti se näyttää "Tänään" valittuna vaihtoehtona. Napsauta sitä laajentaaksesi pudotusvalikon. Valitse sitten jokin vaihtoehdoista "Ei koskaan", "1 tunti", "4 tuntia", "Tänään", "Tällä viikolla". Voit myös määrittää päivämäärän ja kellonajan valitsemalla Mukautettu.
Tallenna tila napauttamalla Valmis.
Muokattu tilasi asetetaan ja näkyy muille läsnäolotilasi kanssa.
Kärki: Microsoft Teamsissa voit asettaa myös Poissa-tilan, jota, hauska tarina, ei itse asiassa voi asettaa Microsoft Teamsista. Lue täältä, miten voit määrittää Poissa käytöstä Microsoft Teamsissa yksityiskohtaisesta blogikirjoituksestamme.
Seuraa muiden käyttäjien tilaa Microsoft Teamsissa
Sen lisäksi, että asetat oman tilasi pitääksesi muut ajan tasalla, voit myös seurata muiden käyttäjien tilaa organisaatiossasi. Kun seuraat henkilön tilaa, saat ilmoituksen aina, kun hän näkyy Käytettävissä tai Offline-tilassa. Sinun on myönnettävä, että ilmoitusten saaminen on parempi kuin pakkomielteinen vainoaminen ja odottaminen niiden ilmestymistä verkossa, kun sinulla on tärkeitä asioita.
Napsauta profiilipainiketta Microsoft Teamsissa ja siirry valikosta Asetukset-vaihtoehtoon.
Siirry vasemmalla olevasta navigointivalikosta kohtaan Ilmoitukset.
Etsi Ihmiset-vaihtoehto ja napsauta sen vieressä olevaa Muokkaa-painiketta.
Lisää nyt henkilö(t), joiden tilaa haluat seurata, ja saat ilmoituksen.
Voit lopettaa nämä ilmoitukset milloin tahansa napsauttamalla henkilön nimen vieressä olevaa Poista käytöstä -painiketta.
Microsoft Teamsin tilaasetukset ovat korvaamaton työkalu, jonka avulla voit varmistaa, ettei väärinkäytöksille ole tilaa. Voit myös käyttää erilaisia asetuksia, kuten Älä häiritse, tai Keskittynyt jne. varmistaaksesi, että voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään eikä kukaan voi häiritä sinua. Saat edelleen viestejä ihmisiltä, mutta et ilmoituksia, joten voit pysyä alueellasi.