Luo yksityinen kanava supersalaisille tiimitehtävillesi
Tiimikanavat ovat yleensä olemassa erilaisten projektien pohjalta, joita tiimi käsittelee, ja kaikilla tiimin jäsenillä on niihin pääsy. Mutta entä jos osa tiimistä joutuu keskustelemaan arkaluonteisista asioista yksityisesti tai he tarvitsevat erityisen yhteistyöalueen, jossa he voivat keskittyä heille annettuun tehtävään häiritsemättä muuta tiimiä?
Pitäisikö heidän perustaa sille eri joukkue? No, jos tämän erityisen paikan tarvitsevat jäsenet ovat jo osa tiimiä, et tarvitse uutta tiimiä – tarvitset yksityisen kanavan.
Mitä ovat yksityiset kanavat Teamsissä?
Yksityiset kanavat Microsoft Teamsissa ovat tiimikanavia, jotka eivät ole kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä, ja vain tietyillä jäsenillä on pääsy siihen. Ne sopivat täydellisesti silloin, kun tiimin osajoukko tarvitsee yhteistyötä tai keskustella asioista erillään muusta tiimistä. Koska kanava on nopeampi luoda kuin uusi tiimi, ne ovat ihanteellinen ratkaisu tällaisiin skenaarioihin.
Mutta ennen kuin päätät luoda yksityisiä kanavia, on tärkeää tietää kaikki tosiasiat niistä, jotta tiedät tarkalleen mitä odottaa.
Voiko kukaan luoda yksityisiä kanavia Microsoft Teamsissa? Yleensä kyllä. Yksityisen kanavan luominen on oletuksena kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä. Mutta organisaatiot voivat rajoittaa tämän mahdollisuuden tiettyihin jäseniin tai poistaa sen kokonaan käytöstä. Jos et voi luoda yksityisiä kanavia Microsoft Teamsissa, ota yhteyttä organisaatiosi IT-järjestelmänvalvojaan.
Toinen kysymys, joka tulee varmasti mieleesi, on, onko tiimin omistajilla pääsy yksityisiin kanaviin? Jos tiimin omistaja ei ole osa yksityistä kanavaa, hänellä on rajoitettu pääsy siihen. He voivat nähdä yksityisen kanavan nimen, omistajan ja viimeisen toiminnan aikaleiman. He voivat jopa poistaa yksityisen kanavan. Yksityiset kanavat näkyvät kanavaluettelossa, ja niiden vieressä on lukkokuvake.
He eivät kuitenkaan näe kanavalla jaettua sisältöä, olivatpa ne sitten viestejä, tiedostoja tai välilehtiä. Nyt muut tiimin jäsenet, jotka eivät kuulu yksityiseen kanavaan, eivät ole tietoisia omistajilla olevista tiedoista. Heillä ei ole edes pienintäkään aavistusta sen olemassaolosta, ellei joku kerro heille.
Kuka voi olla osa yksityistä kanavaa? Kuka tahansa tiimin jäsen voi olla osa yksityistä kanavaa, myös vieraat, jotka ovat osa tiimiä. Mutta ketään tiimin ulkopuolista ei voida lisätä yksityiselle kanavalle.
Ovatko yksityiset kanavat samoja kuin tavalliset kanavat?
Ei, he eivät ole. Yksityisillä kanavilla on muutamia rajoituksia, eivätkä kaikki vakiokanavien ominaisuudet ole käytettävissä yksityisillä kanavilla. Yksityiset kanavat tukevat välilehtiä ja liittimiä (paitsi Stream, Planner ja Forms), mutta ne eivät tällä hetkellä tue botteja ja viestilaajennuksia.
Lisäksi tiimissä voi olla enintään 30 yksityistä kanavaa, ja jokaisella yksityisellä kanavalla voi olla enintään 250 jäsentä. Ja kun luot tiimin olemassa olevasta tiimistä, yksityisiä kanavia ei kopioida. Microsoft Teams pyrkii lieventämään näitä rajoituksia, mutta aikajanaa ei ole, milloin se tapahtuu.
Yksityisen kanavan luominen Microsoft Teamsissa
Nyt kun olet päättänyt, että tarvitset yksityisen kanavan, sen luominen on helppoa. Avaa Microsoft Teams ja siirry kohtaan Teams vasemmalla olevasta navigointipalkista.
Joukkueluettelo tulee näkyviin vasemmalle. Siirry tiimiin, jolle haluat luoda kanavan, napsauta Lisää vaihtoehtoja -kuvaketta (kolme pistettä) ja valitse valikosta Lisää kanava.
Ikkuna kanavan luomista varten avautuu. Nimeä kanava ja anna halutessasi kuvaus sille. Siirry sitten kohtaan Tietosuoja. Oletusarvoisesti se näyttää tietosuoja-asetukset "Vakio". Napsauta sitä laajentaaksesi pudotusvalikon ja valitse Yksityinen. Napsauta "Seuraava" viimeistelläksesi luomisen.
Aloita sitten niiden jäsenten nimien kirjoittaminen, jotka haluat lisätä kanavalle, ja napsauta Lisää-painiketta.
Voit myös ohittaa tämän vaiheen nyt, jos et ole varma, kenet haluat lisätä.
Tai jos päädyt lisäämään ihmisiä, voit aina lisätä ihmisiä myöhemmin milloin haluat.
Teams-kanavasta poistuminen
Jos haluat (omistaja) poistua kanavalta joskus myöhemmin, voit poistua siitä vain, jos siinä on toinen omistaja, eli et voi poistua kanavalta, jos olet viimeinen omistaja.
Et voi myöskään poistua tiimistä, jos olet joukkueen yksityisen kanavan viimeinen omistaja, etkä voi myöskään poistaa sinua tiimistä. Sinun on tehtävä joku toinen omistaja tilallesi, jotta voit poistua yksityiseltä kanavalta tai tiimistä.
Voit kuitenkin poistua organisaatiosta tai sinut poistetaan tiimiisi liitetystä Office 365 -ryhmästä. Tässä tapauksessa, vaikka olisit yksityisen kanavan ainoa omistaja, sillä ei ole väliä. Joku muu kanavalla tulee automaattisesti tiimin omistajaksi.
Yksityiset kanavat ovat käteviä tilanteissa, joissa kaikki jäsenet, jotka tarvitsevat toisen paikan kommunikoida ja tehdä yhteistyötä, ovat jo osa tiimiä. Niitä on helppo luoda ja käsitellä, mikä tekee niistä ihanteellisen valinnan.