Kokousmuistiinpanojen käyttäminen Microsoft Teamsissa

Voit seurata tärkeitä asioita, joista keskusteltiin Teams-kokouksessa

Maailman tällä hetkellä kohtaaman pandemiakriisin myötä monet organisaatiot ovat siirtyneet työvirran yhteistyösovelluksiin, ja sujuva siirtyminen voi olla vaikeaa. Jotkut ihmiset eivät edes tunne olonsa mukavaksi virtuaalisen kokouksen järjestelyssä, koska heidän mielestään se on liian rajoittava. Mutta kun tutustut kaikkiin sovelluksen ominaisuuksiin, huomaat, että hyvillä yhteistyösovelluksilla on paljon tarjottavaa ja niitä pidetään syystäkin tulevaisuuden työpaikan viestintävälineenä.

Microsoft Teams on yksi johtavista WSC-sovelluksista, ja se on täynnä ominaisuuksia, jotka tekevät virtuaalisista kokouksista ja yhteistyöstä mahdollisimman saumatonta käyttäjille. Kokousten isännöinti Microsoft Teamsissa on niin yksinkertaista. Useimmat käyttäjät tekevät muistiinpanoja kokouksessa, ja monille ihmisille tämä tarkoittaa toisen sovelluksen, kuten Wordin tai vastaavan avaamista. Teams-kokouksissa on kuitenkin helmi, josta kaikki eivät ole tietoisia. Voit tehdä muistiinpanoja Microsoft Teams -kokouksessa suoraan sovelluksesta käyttämällä sovelluksen sisäänrakennettua "Meeting Notes" -ominaisuutta.

Mikä on kokousmuistiinpanot Microsoft Teamsissa?

Teams-kokousmuistiinpanot on loistava tapa tallentaa kaikki kokousten yksityiskohdat alustalle. Voit tehdä ja käyttää muistiinpanoja Teamsissa ennen kokousta, kokouksen aikana ja sen jälkeen. Mutta muistiinpanoista on muutamia faktoja, jotka sinun pitäisi tietää.

  • Vain organisaatioon kuuluvat ihmiset voivat aloittaa kokousmuistiinpanot tai käyttää niitä. Tämä tarkoittaa, että kukaan vieraana liittynyt ei voi käyttää muistiinpanoja.
  • Kokousmuistiinpanot ei ole käytettävissä, jos kokouksessa on yli 20 henkilöä.
  • Voit käyttää muistiinpanoja vain, jos sinut on kutsuttu kokoukseen ennen muistiinpanojen luomista.

Toistuvien kokousten muistiinpanot jatkuvat kaikista kokouksista. Jokaisesta kokouksesta tulee uusi osio Notesissa.

Muistiinpanojen tekeminen ennen kokouksen alkamista

Voit tehdä muistiinpanoja kokouksesta ennen kuin se on edes alkanut. Siirry vasemmalla olevasta navigointipalkista kohtaan Kalenteri.

Napsauta sitten kokousta, josta haluat tehdä muistiinpanoja.

Kokouksen tiedot -sivu avautuu. Napsauta yläreunassa olevaa Kokousmuistiinpanot-välilehteä.

Napsauta sitten Tee muistiinpanoja -painiketta luodaksesi muistiinpanoja kokoukseen.

Nyt voit lisätä kokouksen esityslistan tai muita tärkeitä kohtia kokoukselle. Käytä muistiinpanoissa @-merkkiä mainitaksesi muita ihmisiä, jotta voit lisätä jotain erityisesti heille. Voit myös muotoilla muistiinpanojen tekstiä yläosassa olevien muotoiluvaihtoehtojen avulla.

Muistiinpanoissa voi olla erilliset osiot. Luo uusi osio napsauttamalla +-kuvaketta.

merkintä: Tällä hetkellä muistiinpanot ovat saatavilla etukäteen vain niille kokouksille, jotka eivät tapahdu kanavalla.

Muistiinpanojen tekeminen meneillään olevassa kokouksessa

Voit lisätä muistiinpanoja kokouksen aikana, jotta et menetä mitään tärkeää. Napsauta Lisää vaihtoehtoja (kolme pistettä) -kuvaketta ja valitse sitten Näytä kokousmuistiinpanot -vaihtoehto.

Muistiinpanot ilmestyvät näytön oikeaan reunaan. Jos et ole tehnyt muistiinpanoja tästä kokouksesta aiemmin, näytössä näkyy "Mene eteenpäin ja aloita muistiinpanojen tekeminen!" Aloita muistiinpanojen tekeminen napsauttamalla "Tee muistiinpanoja" -vaihtoehtoa.

Muuten muistiinpanot vain avautuisivat ja voit aloittaa kirjoittamisen heti.

Muistiinpanojen tekeminen kokouksen päätyttyä

Jos haluat kanavakokouksen, siirry kanavalle, jossa kokous tapahtui. Napsauta vasemmalla olevasta navigointipalkista Teams ja valitse sitten kanava joukkueluettelosta.

Siirry sitten kokousta koskevaan viestiin ja napsauta Näytä muistiinpanot koko näytössä nähdäksesi ja muokataksesi muistiinpanoja.

Jos haluat pitää yksityisen kokouksen, siirry vasemmalla olevasta navigointipalkista Chatit-kohtaan ja etsi kokouskeskustelu chat-luettelosta.

Napsauta sitten "Kokousmuistiinpanot" -välilehteä chat-näytön yläosassa nähdäksesi yksityisen kokouksen kokousmuistiinpanot.

Microsoft Teamsin avulla käyttäjät voivat tehdä muistiinpanoja kokouksia varten. Kokousmuistiinpanot ovat loistava ominaisuus, jonka avulla voit tallentaa kokouksen tavoitteet, esityslistat, tärkeät keskustelukohdat tai muut toimet. Yksi hieno asia niissä on, että niihin pääsee käsiksi ennen kokousta, sen aikana ja jopa sen jälkeen. Pidä siis kaikki muistiinpanosi yhdessä paikassa ja jaa ne kollegoidesi kanssa.