Käytä Microsoft Wordin Vertaa-ominaisuutta vertaillaksesi Word-asiakirjan versioita nähdäksesi niiden yhtäläisyydet ja erot.
Joskus saatat joutua vertailemaan kahta Word-asiakirjaa nähdäksesi niiden erot. Ehkä sinä ja yhteistyökumppani työskentelet saman asiakirjan parissa, mutta erikseen, tai olet saattanut muokata asiakirjaasi ilman, että olet ottanut Muutoksia seuranta -tilan käyttöön, tai saatat olla asianajaja ja haluat huomioida kahden sopimuskopion välillä tehdyt muutokset.
Oli syy mikä tahansa, kun sinulla on kaksi tai useampi versio samasta asiakirjasta, sinun ei tarvitse verrata niitä manuaalisesti vertaamalla alkuperäistä asiakirjaa tarkistettuun asiakirjaan sana sanalta. Voit vain käyttää Microsoft Wordin Vertaa-ominaisuutta vertaillaksesi kahta Word-asiakirjaa nähdäksesi, miten ne eroavat toisistaan.
Kun vertaat kahta asiakirjaa Wordissa, näkyviin tulee uusi kolmas dokumentti, joka näyttää näiden kahden asiakirjan vertailut. Voit tallentaa sen erillisenä asiakirjana. Tästä on hyötyä, kun et halua tehdä muutoksia alkuperäisen ja tarkistetun asiakirjan välillä ja haluat säilyttää asiakirjan molemmat kopiot tulevaa käyttöä varten.
Se näyttää myös, mitä muutoksia on tehty ja kuka ne teki. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen lakimiehille laillisten mustan linjan asiakirjojen luomiseen. Näin vertaat kahta asiakirjaa Microsoft Wordissa.
Microsoft Word -asiakirjan kahden version vertailu
Avaa ensin toinen kahdesta asiakirjasta, joita haluat verrata (tai se voi olla mikä tahansa asiakirjatiedosto, jopa tyhjä asiakirja). Siirry sitten nauhan Arvostelu-välilehteen.
Napsauta sitten työkalupalkin avattavaa Vertaa-painiketta ja valitse Vertaa-vaihtoehto.
Tämä avaa näytölle avautuvan "Vertaa asiakirjoja" -valintaikkunan. Vertaa asiakirjoja -ikkunassa on kaksi osaa: alkuperäinen asiakirja ja tarkistettu asiakirja. Sinun on valittava alkuperäiset ja tarkistetut asiakirjat, joita haluat verrata täällä.
Napsauta Alkuperäinen asiakirja -kohdan alasvetoluetteloa ja valitse alkuperäinen asiakirja, jota haluat verrata tarkistettuun asiakirjaan (esimerkissämme NEET (2020).docx).
Jos et näe asiakirjaasi avattavassa luettelossa, napsauta avattavan Alkuperäinen asiakirja -valikon oikealla puolella olevaa kansiokuvaketta.
Siirry "Avaa"-valintaikkunassa kyseiseen asiakirjaan, valitse se ja napsauta "OK"-painiketta.
Valitse "Revised Document" -kohdan avattavasta valikosta dokumentin tarkistettu versio (meidän tapauksessamme NEET (2021)-Revised Document.docx).
Kirjoita kenttään "Tarramuutokset" mitä haluat näkyvän asiakirjan muutosten vieressä (Se voi olla nimi tai huomautus). Annamme tämän nimen "Stark", koska tämä on se, joka teki muokkauksia alkuperäiseen asiakirjaan.
Voit myös vaihtaa asiakirjoja napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta vertaillaksesi asiakirjoja toiseen suuntaan.
Napsauta vasemmassa alakulmassa olevaa Lisää >> -painiketta nähdäksesi lisäasetukset. Tämä on valinnainen, voit myös napsauttaa OK nähdäksesi vertailun.
Määritä Vertailuasetukset-kohdassa vaihtoehdot, joita haluat käyttää asiakirjojen vertailuun (oletusarvoisesti kaikki vaihtoehdot on valittu).
"Näytä muutokset" -osiossa voit valita, haluatko näyttää muutokset yhden merkin vai yhden sanan kohdalla kerrallaan. Voit myös valita, missä haluat näyttää muutokset, se voi olla alkuperäinen asiakirja, tarkistettu asiakirja tai uusi asiakirja. On suositeltavaa käyttää "Uusi asiakirja".
Kun olet määrittänyt tämän, vertaa asiakirjaa napsauttamalla OK.
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa on neljä ruutua. Keskellä oleva "Verrattu asiakirja" näyttää ja korostaa kaikki tehdyt muutokset punaisilla merkeillä vasemmassa marginaalissa. Näytön oikealla puolella oleva kaksoisruutu näyttää alkuperäiset ja tarkistetut asiakirjat pinottuna. Vasemmalla oleva "Versiot"-ruutu näyttää luettelon kaikista tehdyistä versioista, mukaan lukien poistetut, lisätyt ja muutetut.
Napsauta punaista viivaa vertailtavan asiakirjan vasemmassa marginaalissa nähdäksesi kunkin muutoksen tiedot.
Kun olet tarkistanut seuratut muutokset ja haluat hyväksyä tietyn version, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella muutettua/lisättyä tekstiä ja valita 'Hyväksy lisäys' tai 'Hylkää lisäys' säilyttääksesi tai peruuttaaksesi muutoksen.
Hyväksy kaikki muutokset kerralla napsauttamalla "Hyväksy" -painiketta "Tarkista"-välilehden Muutokset-ryhmän alta ja valitsemalla "Hyväksy kaikki muutokset" -vaihtoehto. Voit myös valita muita vaihtoehtoja pudotusvalikosta mieltymystesi mukaan.
Jos haluat hylätä kaikki muutokset kerralla, napsauta Hyväksy-painikkeen vieressä olevaa Hylkää-painiketta Tarkista-välilehdellä ja valitse Hylkää kaikki muutokset.
Kun olet valmis, muista tallentaa tämä verrattu asiakirja erilliseksi tiedostoksi käyttämällä työkalupalkin Tallenna nimellä -vaihtoehtoa.