Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää suorien kyselyjen luomisesta sekä ajoitetuissa että tilapäisissä Teams-kokouksissa.
Microsoft Teams saattaa olla loistava sovellus yhteistyöhön ja videokokousten pitämiseen. Mutta se ei ole millään tavalla täydellinen monille ihmisille. Esimerkiksi äänestys ei ole käytettävissä suoraan kokouksissa, kuten monissa muissa sovelluksissa.
Äänestykset ovat täydellinen tapa tehdä online-kokouksista interaktiivisempia ja syrjäyttää ne tylsisyyden alueelta. Tästä syystä ne ovat ihanteellisia nykyiseen skenaarioon. Mutta miten luot kyselyitä Microsoft Teams -kokouksessa kanavan sijaan? Microsoft on vihdoin lisännyt tuen reaaliaikaisille kyselyille Teams-kokouksessa. Se voi olla hieman monimutkaista, mutta ei mahdotonta Microsoft Teamsin tarjoamien eri sovellusten kanssa.
Microsoft Teams on sovellusten voimalaitos, ja sillä on ollut Polling-sovelluksia kauan ennen tämänhetkistä tapahtumien käännettä. On siis selvää, että he eivät ole lisänneet ominaisuutta suoraan kokouskäyttöliittymään. Koska monet käyttäjät tunsivat nämä sovellukset jo entuudestaan, ominaisuuden lisääminen kokousrajapintaan olisi voinut olla tuskallista, koska se olisi vaatinut tarpeettomia resursseja.
Sinun tarvitsee vain opetella käyttämään näitä sovelluksia kokouksessa suoria kyselyjä varten. Jos et tunne mitään kyselyiden suorittamiseen tarkoitettua sovellusta, älä huoli. Tämä opas esittelee sinulle myös kaksi tällaista sovellusta. Joten, rullataan!
Äänestysten luominen ajoitettuja kokouksia varten
Useimmat Microsoft Teamsin ammattikokoukset tai -tunnit ovat aikataulutettuja. Ja muuten, gallupit ovat eniten vaadittuja näissä ympäristöissä, jotta asiat pysyisivät mielenkiintoisina. Onneksi Microsoft Teamsissa voit luoda kyselyitä ajoitetuille kokouksille melko helposti, ja niin myös ennen kokousta ja sen aikana.
Äänestysten luominen ennen kokousta Microsoft 365 -käyttäjille
Kokousten ajoituksen käyttöliittymä on erilainen Microsoft 365:n ja Microsoft Teams Freen käyttäjille. Joten prosessi on erilainen myös kyselyjen luomisessa ennen kokousta.
Siirry vasemmalla olevasta navigointivalikosta Kalenteri-välilehteen.
Siirry kalenteristasi kokoukseen, jolle haluat luoda kyselyitä, ja napsauta sitä.
Kokouksen ponnahdusikkuna tulee näkyviin; napsauta 'Muokkaa'.
Napsauta sitten "Lisää välilehti" -vaihtoehtoa (+-kuvake) yläreunassa.
Jos välilehteä ei voi lisätä, kokouksessasi ei ole vielä osallistujia.
Äänestysten luominen ennen kokousta toimii vain, kun osallistujia on lisätty Pakolliset osallistujat -vaihtoehtoon. Tämä johtuu siitä, että välilehden lisääminen on Chatin ominaisuus, ja kokouskeskustelu on käytettävissä ennen kokousta vain, kun on muita osallistujia, joiden kanssa keskustella.
Siirry kohtaan Pakolliset osallistujat ja lisää henkilö organisaatiostasi. Jos et halua lisätä ketään, sinun on hylättävä ajatus kyselyjen luomisesta ennen kokousta.
Kun olet lisännyt osallistujan, napsauta Lähetä päivitys -painiketta.
Avaa sitten kokous uudelleen, niin Lisää välilehti -vaihtoehto on ilmestynyt. Napsauta sitä ja etsi "Lomakkeet" sovelluksista. Microsoft Forms on yksi parhaista sovelluksista kyselyjen suorittamiseen Teamsissa Microsoft 365 -käyttäjille.
merkintä: Vain kokousten järjestäjät ja esittäjät voivat luoda kyselyitä Forms-sovelluksella. Toinen sovellus, jota voit käyttää kyselyissä, on Polly-sovellus, jota käsitellään Microsoft Teams Free -käyttäjille tarkoitetussa osiossa.
Sovelluksen yleiskatsaus avautuu. Napsauta Lisää-painiketta.
Toinen esikatselu siitä, mitä Forms voi tehdä, avautuu. Napsauta Tallenna-vaihtoehtoa.
Lomakkeet-välilehti tulee näkyviin nimimerkillä "Kyselyt". Napsauta sitä aloittaaksesi kyselyjen luomisen.
Napsauta nyt "Luo uusi kysely" -painiketta.
Lisää kysymys ja vastaukset ja määritä muut asetukset. Voit pitää kyselyn anonyyminä tai ei-anonyyminä, jakaa tulokset muiden kanssa tai päättää olla jakamatta niitä. Kysymykseen voi myös olla useita vastauksia. Kun olet tehnyt kaikki asetukset, napsauta "Tallenna" -painiketta.
Kysely näkyy luonnoksena. Käynnistä se napsauttamalla Käynnistä-painiketta. Jos et käynnistä sitä nyt, se on käytettävissä kokouksen aikana. Voit luoda niin monta kysymystä kuin haluat ja käynnistää kaikki tai osan niistä ennen kokousta.
Muut osallistujat voivat nähdä aktiiviset kyselyt ja osallistua niihin kokouksen chatista ennen kokousta. Voit seurata kyselyn tuloksia chatista.
merkintä: Esittäjät voivat myös nähdä luonnokset ja käynnistää ne tai myös luoda uusia kyselyjä itse. Voit poistaa esittelijöiden roolista kokousvaihtoehdoista henkilöt, joilla et halua osallistua kyselyjen luomiseen.
Äänestysten luominen ennen kokousta Microsoft Teamsin ilmaisille käyttäjille
Microsoft Teams Free -käyttäjät voivat myös ajoittaa kokouksia nyt. Mutta tapaamisen ajoitusvaihtoehdot eivät ole läheskään yhtä laajat kuin Microsoft 365 -tilaajille. Erona on esimerkiksi se, että osallistujia ei voi lisätä kokouksen ajoituksen aikana.
Mutta Microsoft Teams Freen avulla kokouksen chat luodaan jokaista suunnittelemaasi kokousta varten, jopa ilman osallistujia. Siirry vasemmalla olevasta navigointivalikosta Chat-kohtaan.
Avaa chat suunnittelemaasi tapaamista varten.
Napsauta sitten "Lisää välilehti" -painiketta muiden välilehtien oikealla puolella.
Microsoft Forms ei ole nyt saatavilla Microsoft Teams Free -käyttäjille. Mutta voit käyttää Polly-sovellusta live-interaktiivisten kyselyjen luomiseen. Etsi "Polly" ja napsauta sovelluskuvaketta.
Sovelluksen yleiskatsaussivu avautuu. Napsauta Lisää-painiketta.
Kun lisäät sen ensimmäisen kerran, se pyytää lisäoikeuksia. Napsauta "Hyväksy" jatkaaksesi.
Näkyviin tulee esikatselusivu siitä, mitä voit tehdä Pollylla. Napsauta "Tallenna".
Polly-välilehti lisätään. Siirry siihen luodaksesi kyselyitä Pollylla.
Luo uusi kysely napsauttamalla Luo-painiketta.
Pollyn avulla voit luoda MCQ-kysymyksiä, tietokilpailuja, seikkailuja sekä kysymyksiä ja vastauksia. Valitse luotavan kyselyn tyyppi. Voit myös käyttää jotakin käytettävissä olevista malleista.
Luo kysymys ja vaihtoehdot. Pollylla voit lisätä useita kysymyksiä yhteen kyselyyn. Määritä kyselyn lisäasetukset ja napsauta "Tallenna".
Voit tallentaa kyselyn käynnistääksesi kokouksen aikana. Tai voit lisätä osallistujia chattiin ja käynnistää kyselyn ennen kokousta. Lisää osallistujia napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Osallistujat-kuvaketta ja valitsemalla Lisää ihmisiä.
Kun olet lisännyt ihmisiä, napsauta Lähetä-painiketta käynnistääksesi kyselyn kysymyksen. Voit tarkastella kyselyn tuloksia itse chatista.
Live-kyselyjen luominen kokouksen aikana
Olitpa Microsoft 365:n tai Teams Freen käyttäjä, jos olet lisännyt Forms/Pollyn tai minkä tahansa muun kokouksille optimoidun kyselysovelluksen ajoitettuun kokoukseen, kyselyjen suorittaminen näiden kokousten aikana on sinulle yhtä helppoa.
Siirry kokousikkunan kokoustyökalupalkkiin, niin näet, että siellä näkyy ylimääräinen Forms- tai Polly-kuvake.
Napsauta sitä, jos haluat tehdä kyselyn osallistujille kokouksen aikana. Lomakkeissa Kyselyt-paneeli avautuu oikealle. Kaikki aktiiviset kyselyt tai luonnokset ovat saatavilla siellä. Napsauta Luo uusi -painiketta aloittaaksesi uuden kyselyn.
Vastaavasti oikealla näkyy myös Pollyn paneeli, jossa on käytettävissä olevat luonnokset tai aktiiviset äänestykset. Luo uusia kyselyitä napsauttamalla 'Pikaluo' -painiketta.
Käynnistä kyselyt äänestyspaneelista suorittaaksesi aktiiviset kyselyt kokouksen aikana. Aloittamasi kyselyt näkyvät ikkunana osallistujien näytöillä meneillään olevan kokouksen aikana. He voivat myös käyttää sitä milloin tahansa kokouksen chatista. Voit seurata kyselyn edistymistä ja nähdä vastaukset siihen itse paneelista.
Jos et lisännyt kyselysovellusta suunniteltuun kokoukseen ennen kokouksen alkamista, niiden lisääminen kokouksen aikana tapahtuu samalla tavalla kuin alla selitetyissä Ad-Hoc-kokouksissa.
Live-kyselyjen luominen Ad-hoc-kokouksia varten
Äänestykset eivät ole saatavilla vain ajoitetuista kokouksista, vaikka Google-haku saisi sinut uskomaan sen. On olemassa tietty kiertotapa, joka antaa sinulle pääsyn kyselyihin kaikissa Microsoft Teams -tapaamisissa.
Nyt, jos haluat kysyä vain lyhyen kysymyksen, et edes tarvitse kiertotapaa. Tarkastellaan molempia tapoja, joilla voit käyttää kyselyjä Microsoft Teams -kokouksessa, jota ei ollut ajoitettu.
Olitpa Microsoft 365 tai Teams Free -käyttäjä, kyselyjen luomisen vaiheet ad hoc -kokouksissa pysyvät samoina. Vain valitsemasi sovellus voi vaihdella.
Jos haluat tehdä nopean kyselyn (yhdellä kysymyksellä), mene kokouksen työkalupalkkiin ja napsauta Chat-kuvaketta.
Chat-paneeli avautuu oikealle. Siirry näytön alareunassa olevaan kirjoitusruutuun ja napsauta Viestilaajennukset-kuvaketta (kolmen pisteen valikko).
Napsauta sitten kyselysovellusta, jota haluat käyttää. Jos se ei näy heti, etsi se.
Sovelluksen käyttöliittymä tulee näkyviin. Jos käytät Lomakkeita, kysymyksen luontiikkuna avautuu. Kehystä kysymyksesi ja vaihtoehdot, määritä asetukset ja napsauta Tallenna-painiketta.
Esikatselu kyselystä tulee näkyviin. Napsauta "Lähetä" -painiketta käynnistääksesi sen.
Jos käytät Polly-sovellusta, kyselyn tyypin valintaliittymä avautuu. Valitse "Kysymys" luodaksesi monivalintakyselyn.
Muotoile kysymys ja käynnistä kysely napsauttamalla Lähetä nyt -painiketta.
Kysely näkyy osallistujien näytöllä sekä chatissa. Voit katsoa kyselyn ja vastaukset siihen chatista.
merkintä: Viestilaajennukset-kuvaketta ei voi klikata kanavakokouksissa. Voit luoda kyselyn kanavakokoukselle pienentämällä kokousikkunaa ja siirtymällä kanavalle Microsoft Teamsissa. Siirry "Kokous" -viestiin ja napsauta "Vastaa" -painiketta. Kirjoitusruutu tulee näkyviin. Napsauta "Viestilaajennukset" -kuvaketta ja noudata yllä olevia ohjeita.
Yllä oleva vaihtoehto sopii, kun sinun ei tarvitse luoda liikaa kysymyksiä kyselyyn. Mutta pitkällä kyselyllä se ei ole mahdollista. Aloittelijoille sinun on toistettava prosessi aina, kun haluat lisätä kysymyksen. Myös kyselyn hallinta chat-paneelista voi olla tylsää.
On aika siirtyä kiertotapaan. Tämä menetelmä lisää Pollaus-sovelluksen kuvakkeen kokoustyökalupalkkiin, aivan kuten ajoitetuissa kokouksissa.
merkintä: Tämä hakkerointi ei toimi kanavakokouksissa, vaan vain yksityisissä kokouksissa, jotka aloitetaan "Kalenteri"/"Kokoukset"-välilehdestä. Kanavan kokouksissa voit sen sijaan suorittaa kyselyjä kanavalla.
Pienennä kokousikkuna kokouksen ollessa edelleen käynnissä ja avaa Microsoft Team -ikkuna. Siirry vasemmalla olevasta navigointivalikosta Chat-kohtaan.
Meneillään olevan kokouksen chat ja kokouksen nimi näkyvät keskustelujen luettelossa. Siinä on myös videokamerakuvake, joka osoittaa, että kokous on käynnissä. Napsauta sitä avataksesi kokouskeskustelun.
Napsauta sitten "Lisää välilehti" -vaihtoehtoa (+-kuvake) nykyisten välilehtien oikealla puolella.
Ikkuna sovelluksen lisäämistä varten avautuu. Lisää Forms/ Polly -sovellus kyselyihin. Tämän esimerkin vuoksi olemme lisänneet vain Forms-sovelluksen, mutta voit valita jommankumman.
Napsauta Tallenna-painiketta, kun näkyviin tulee ikkuna lisätäksesi sovelluksen kokoukseen.
Palaa nyt kokousikkunaan. Äänestyssovelluksen kuvake tulee näkyviin kokouksen työkalupalkkiin. Napsauta sitä luodaksesi ja seurataksesi reaaliaikaisia kyselyitä kokouksen chatissa kyselypaneelista.
Kyselyjen käyttäminen tietokilpailujen järjestämiseen tai palautteen keräämiseen voi tehdä virtuaalisista kokouksista paljon interaktiivisempia. Tämän oppaan avulla voit luoda reaaliaikaisia kyselyitä missä tahansa Microsoft Teams -kokouksessa, kuten ammattilainen.