Muunna Word-asiakirja helposti PowerPoint-esitykseksi muotoilemalla asiakirja oikeilla otsikoilla luodaksesi esitykseen automaattisesti erilliset diat.
Jos olet investoinut voimakkaasti Microsoft Officeen ja käytät sitä sekä henkilökohtaisiin että ammatillisiin tarkoituksiin, saatat joutua muuttamaan asiakirjasi muodosta toiseen. Yksi yleisimmistä muunnuksista, joita käyttäjät yleensä tekevät, on Word-asiakirja PowerPoint-esitykseen.
Dokumentin sisällön kopioiminen/liittäminen esitykseen ei ole mahdollista, jos asiakirja on pitkä. Lisäksi, kun muunnosominaisuus on upotettu suoraan Microsoft Wordiin, tarve käyttää vanhentuneita käsitteitä ei ole tarpeen. Muuntotoiminto käyttää tekoälyä työhön ja on erittäin tehokas.
Asiakirjan valmistelu esitykseksi muuntamista varten
Se on melko helppo muuntaa, koska olet tietoinen perusmuotoilusta. Sinun tarvitsee vain muotoilla teksti käyttämällä erilaisia Microsoft Wordin otsikkovaihtoehtoja.
Muunnosprosessi käyttää Word-asiakirjasi otsikoita ja luo niiden perusteella erilliset diat PowerPoint-esitykseen.
Koska keskustelemme aiheen perusteista, käytämme vain "Otsikko 1" dian otsikossa muunnetussa esityksessä ja "Otsikko 2" dian sisältönä. Voit myös käyttää muita käytettävissä olevia vaihtoehtoja Wordin Tyyli-osiossa esityksen selkeyden ja laadun parantamiseksi.
Muotoile otsikot korostamalla ne ja valitsemalla sitten yläreunan Tyylit-osiosta Otsikko 1. Muista, että tätä käytetään dian otsikkona PowerPoint-esityksessä muuntamisen jälkeen.
Otsikon alla olevalle tekstille voit käyttää muita otsikkovaihtoehtoja. Korosta uudelleen aiheen sisältö ja valitse Otsikko 2. Koska tämä on sisäkkäin aiemmin käyttämämme otsikon 1 alle, muunnosprosessi asettaa sen otsikon dian sisällöksi.
Voit samalla tavalla muotoilla loput asiakirjasta ja tehdä siitä luettavissa ja valmis muunnettavaksi.
Kun olet muotoillut tekstin, tekstin väri muuttuu siniseksi, jota voidaan muuttaa myöhemmin Wordin teemavaihtoehtojen avulla.
Voit vaihtaa teemaa siirtymällä yläreunassa olevaan Suunnittelu-välilehteen ja valitsemalla sitten sopiva asiakirjan muotoilu listatuista vaihtoehdoista.
Tässä tapauksessa olemme käyttäneet "Basic (Tyylikäs)" ja teksti näyttää nyt vihreältä, mikä on tarttuvaa ja parantaa esityksen visuaalista vetovoimaa.
Word-asiakirjan muuntaminen esitykseksi
Voit muuntaa asiakirjasi esitykseksi kahdella tavalla joko Microsoft Wordin tai Microsoft PowerPointin kautta. Molemmissa menetelmissä teksti on kuitenkin muotoiltava asiakirjan otsikoissa (diojen otsikoille) ja alaotsikoille (dian sisällölle) niin, että se voidaan muuntaa.
Muuntaminen Microsoft Wordilla
Kun olet alustanut asiakirjan, sinun on lisättävä vaihtoehto muuntaa asiakirja esitykseksi sovelluksen työkaluriville, jos se ei ole tällä hetkellä käytössä, ja se lisätään sitten Microsoft Wordin yläosaan.
Napsauta "Tiedosto"-valikkoa vasemmassa yläkulmassa nähdäksesi eri vaihtoehdot.
Voit nyt tarkastella nykyisen asiakirjan tietoja sekä vasemmalla olevia ominaisuuksia. Ota muunnoskuvake käyttöön valitsemalla vasemmalla olevasta luettelosta "Asetukset".
"Word Options" -ikkuna avautuu, valitse "Quick-Access Toolbar" -välilehti vasemmalta.
Voit nyt mukauttaa pikakäyttötyökalupalkkia tästä osiosta. Napsauta "Valitse komennot" -kohdan alla olevaa ruutua ja valitse avattavasta valikosta "Kaikki komennot".
Vieritä seuraavaksi alas ja etsi luettelosta "Lähetä Microsoft PowerPointiin" ja ota se käyttöön napsauttamalla "Lisää". Vaihtoehdot on lueteltu aakkosjärjestyksessä; siksi sen paikantaminen ei olisi vaikeaa. Kun olet lisännyt ominaisuuden Microsoft Wordiin, napsauta "OK" alareunassa tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi ikkunan.
Nyt jos haluat muuntaa asiakirjan PowerPoint-esitykseksi, napsauta "Lähetä Microsoft PowerPointiin" -kuvaketta, jonka juuri lisäsimme yllä oleviin ohjeisiin. Löydät sen Wordin nauhapalkin yläpuolelta.
Kun napsautat Lähetä Microsoft PowerPointiin -kuvaketta, muunnosprosessi alkaa. Asiakirjan muuntaminen voi kestää jonkin aikaa asiakirjan tyypistä ja pituudesta riippuen. Kun muunnos on tehty, asiakirja on nyt esityksen muodossa, joka erotetaan aiemmin käyttämiemme otsikoiden perusteella.
Muuntaminen Microsoft PowerPointilla
Prosessi Word-asiakirjan muuntamiseksi PowerPoint-esitykseksi on monimutkainen Microsoft Wordissa, mutta se on melko suoraviivaista ja yksinkertaista Microsoft PowerPointissa.
Avaa uusi esitys Microsoft PowerPointissa ja valitse sitten "Lisää"-välilehti yläreunasta.
"Lisää"-välilehdellä näet vaihtoehdon lisätä esitykseen erilaisia kohteita. Koska olemme täällä lisätäksemme asiakirjan, napsauta "Uusi dia" -kuvaketta, ensimmäistä vaihtoehtoa vasemmalta. Valitse seuraavaksi avattavasta valikosta Slides from Outline.
"Insert Outline" -ikkuna avautuu, josta voit etsiä ja valita muunnettavan asiakirjan. Kun olet valinnut asiakirjan, napsauta "Lisää" alareunassa muuntaaksesi ja lisätäksesi sen Microsoft PowerPointiin.
Word-asiakirja muunnetaan nyt PowerPoint-esitykseksi ja sisältö jaetaan diojen välillä aiemmin muotoilemiemme otsikkotasojen mukaan.
Asiakirjan muuntaminen esitykseksi saattoi aiemmin tuntua järjettömältä tehtävältä, mutta tästä lähtien se ei ole sitä. Voit käyttää jompaa kumpaa edellä mainituista tavoista muuntamiseen ja säästää itsesi kopioinnin/liitännän vaivalta. Muista myös muotoilla teksti tarkasti saadaksesi tehokkaita tuloksia.