Tee automaattisia muistiinpanoja kokouksessa Microsoft Teamsin Live Transcriptions -ominaisuuden avulla.
Microsoft Teams oli aiemmin melko edellä Workstream Collaboration -sovellusten joukossa. Mutta viime aikoina se on työntänyt rajojaan entistä pidemmälle pysyäkseen ajan tasalla muuttuvissa aikoina. Koko työtapaamme ja karkeaa kilpailua ympäröivän yhtälön jyrkän muutoksen ansiosta Microsoft Teams on johdonmukaisesti tuonut A-pelinsä.
Uusin lisäys Teamsin ominaisuuksien arsenaaliin on Live Meeting Transcriptions. Live-transkriptiot ovat saatavilla kokouksen aikana, eikä sinun tarvitse tallentaa kokousta luodaksesi näitä transkriptioita.
Transkriptiot voivat parantaa huomattavasti kokouskokemustasi. Ne eivät vain tee kokouksistasi tuottavampia automatisoimalla kokousmuistiinpanoja puolestasi. Vaikka ei tarvitse tehdä muistiinpanoja manuaalisesti, on iso plussa. Ne myös tekevät kokouksista osallistavampia kuuroille tai huonokuuloisille, meluisassa paikassa tai eri kielitaitotason omaaville osallistujille.
Miten transkriptio eroaa livetekstityksistä?
Microsoft Teamsilla on ollut live-tekstitysominaisuus jo jonkin aikaa. Joten mitä erikoista kokoustekstikirjoissa on? Suurin ero on saatavuus.
Literaatit ovat saatavilla kokouksen jälkeen. Ja voit ladata ja jakaa ne kenen tahansa kanssa. Juuri tästä syystä kutsuimme niitä "automaattisiksi kokousmuistiinpanoiksi". Teams ei kuitenkaan tallenna tekstityksiä.
Lisäksi, kun otat tekstitykset käyttöön, ne näkyvät vain sinulle, mutta transkriptio näkyy kaikille, vaikka käyttäjät voivat halutessaan piilottaa sen.
Jos tärkein syy, miksi haluat ottaa transkriptiot käyttöön, on tehdä kokouksesta osallistavampi ja helppokäyttöisempi, voit käyttää joko transkriptioita tai kuvatekstejä. Mutta jos haluat tallentaa koko kokouksen, transkriptio on tapa edetä.
Edellytykset transkription käyttämiseen Misrosoft Teamsissa
Microsoft Teamsin transkriptioiden käyttöön on liitetty muutamia merkkijonoja. Ensinnäkin se on käytettävissä vain ajoitetuissa kokouksissa, ei kanava- tai "Meet Now" -kokouksissa. Joten jos asialistasi on inklusiivisuus ja parempi ymmärrettävyys improvisoidussa tai kanavakokouksessa, voit valita livetekstityksen.
Lisäksi ominaisuus on käytettävissä vain, kun puhuttu kieli on Yhdysvaltain englanti. Lisäksi sitä voidaan käyttää vain työpöytäsovelluksesta, ja se on saatavana vain tietyille lisensseille. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että Microsoft Teamsin ilmaisilla käyttäjillä ja poissuljetuilla lisenssityypeillä ei ole pääsyä ominaisuuteen.
Organisaatiot, joilla on seuraavat lisenssit, voivat käyttää transkriptioita Teamsissa: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU:t.
GCC-, GCC-High- ja DoD-käyttäjät eivät voi käyttää ominaisuutta.
IT-järjestelmänvalvojan tulee myös ottaa transkriptio käyttöön organisaatiossa. Jos et löydä transkriptiovaihtoehtoa, sinun on otettava yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
Transkription ottaminen käyttöön organisaatiossasi
Jos olet organisaatiosi IT-järjestelmänvalvoja, siirry Teamsin hallintakeskukseen.
Organisaation IT-järjestelmänvalvojat voivat mahdollistaa transkription kaikille sisällyttämällä sen globaaliin käytäntöön tai valikoidut ihmiset käyttämällä erilaisia käytäntöjä eri käyttäjille.
Napsauta vasemmalla olevasta navigointipaneelista kohtaa Kokoukset.
Muutama vaihtoehto laajenee sen alle. Valitse näistä "Kokouskäytännöt".
Ota vaihtoehto käyttöön koko organisaatiossa napsauttamalla vaihtoehtoa tai "Yleinen (organisaation laajuinen oletus)".
Vieritä alas "Ääni ja video" -osioon. Varmista sitten, että vaihtoehto "Salli transkriptio" on päällä.
Voit ottaa sen käyttöön valikoivasti kahdella tavalla. Voit joko ottaa sen käyttöön koko organisaatiossa ja luoda sitten mukautetun käytännön, jossa Transkriptio-vaihtoehto ei ole käytössä, ja määrittää käytännön käyttäjille, joiden et halua käyttää ominaisuutta. Tai voit mennä täsmälleen päinvastaiseen suuntaan, jolloin vaihtoehtoa ei ole otettu käyttöön maailmanlaajuisesti, vaan vain mukautetussa käytännössä ja voit määrittää sen käyttäjille, joille haluat käyttää ominaisuutta.
Voit luoda uuden kokouskäytännön siirtymällä Kokouskäytännöt-sivulle ja napsauttamalla Lisää-painiketta.
Anna käytännölle nimi ja määritä se haluamallasi tavalla. Napsauta Tallenna-painiketta.
Voit määrittää käytännön käyttäjille valitsemalla sen ja napsauttamalla Hallinnoi käyttäjiä -painiketta.
Oikealle tulee näkyviin paneeli. Etsi käyttäjät, joille haluat määrittää käytännön, ja napsauta Käytä-painiketta.
Voit myös määrittää käytäntöjä mille tahansa organisaatiosi käyttäjäryhmälle.
Transkriptioominaisuuden käyttäminen kokouksissa
Ominaisuuden käyttäminen kokouksissa on kävely puistossa. Muista kuitenkin, että voit litteroida vain ajoitetut kokoukset. Aloita ajoitettu kokous tai liity siihen kalenteritapahtumastasi.
Kokouksen järjestäjä ja saman vuokralaisen henkilöt voivat aloittaa transkription. Vieraat, toisen vuokralaisen ihmiset ja nimettömät käyttäjät (henkilöt, jotka eivät halua tulla tunnistetuksi transkriptioissa) eivät voi aloittaa transkriptiota kokouksessa.
Aloita transkriptio siirtymällä kokouksen työkalupalkin kohtaan Lisää toimintoja.
Valitse sitten vaihtoehdoista "Aloita transkriptio".
Näet ilmoituksen, että transkriptio on alkanut, ja sinun tulee ilmoittaa kaikille, että niitä kopioidaan. Mutta myös muut osallistujat näkevät ilmoituksen kokouksen litteroinnista. Siitä huolimatta sinun tulee ilmoittaa kaikille puhelimesta liittyneiden osallistujien kohteliaisuuden vuoksi.
Transkriptiopaneeli tulee näkyviin oikealle. Transkriptio sisältää myös osallistujan käyttäjätunnuksen ja profiilikuvakkeen sekä aikaleiman.
Kaikki kokouksen osallistujat voivat näyttää tai piilottaa transkriptiopaneelin milloin tahansa. Napsauta paneelin Sulje-painiketta piilottaaksesi sen.
Voit myös siirtyä Lisää toimintoja -valikkoon ja valita sieltä Piilota transkriptio.
Näytä paneeli valitsemalla Lisää toimintoja -valikosta Näytä transkriptio.
Kokouksen järjestäjä ja esittäjät voivat keskeyttää transkription ja käynnistää sen uudelleen milloin tahansa kokouksen aikana. Voit lopettaa transkription siirtymällä Lisää toimintoja -valikkoon ja valitsemalla Pysäytä transkriptio.
Kaikki saavat ilmoituksen, että olet lopettanut kopioinnin. Transkriptio pysähtyy automaattisesti, kun kaikki poistuvat kokouksesta.
Transkriptioiden lataaminen ja jakaminen
Kokouksen pöytäkirjat ovat ladattavissa automaattisesti kokouksen jälkeen kalenteritapahtumassa. Siirry vasemmalla olevasta navigointipaneelista kohtaan Kalenteri.
Avaa sitten tapahtuma suunniteltua kokousta varten.
Kokoussivun yläosassa on lisävälilehti: "Tallenteet ja pöytäkirjat".
Koko teksti on nähtävissä siellä. Lataa se napsauttamalla latauspainiketta.
Voit ladata transkription joko .vtt-tiedostona (suosittu transkriptiomuoto) tai .docx-tiedostona (Word-dokumentti).
Literaatit ovat ladattavissa osallistujien tileiltä, kunnes kokouksen järjestäjä poistaa ne.
Mobiiliosallistujat eivät näe transkriptiota mobiilisovelluksessa. Lataa tiedosto ja lähetä se chattiin, jotta se on mobiiliosallistujien käytettävissä. Siirry kokouskeskusteluun ja lataa tiedosto napsauttamalla Liitä-painiketta.
Mobiiliosallistujat voivat sitten löytää tiedoston keskustelustaan.
Henkilöllisyytesi piilottaminen transkriptioissa
Tiimit voivat tunnistaa puhujan, ja kokoustekstit sisältävät automaattisesti käyttäjänimen ja henkilön nimen. Jos haluat pysyä nimettömänä transkriptioissa, voit piilottaa henkilöllisyytesi. Mutta sinun on tehtävä se ennen kokousta.
Napsauta Asetukset ja muuta -kuvaketta (kolmen pisteen valikko) profiilikuvakkeen vieressä otsikkorivillä. Valitse sitten valikosta "Asetukset".
Asetukset avautuvat. Siirry vasemmalla olevasta navigointivalikosta "Tekstitykset ja tekstitykset".
Kytke sitten pois päältä "Tunnista minut automaattisesti kuvateksteistä ja transkriptioista".
Transkriptiot ovat loistava ominaisuus, ja Microsoft Teams tekee niistä varmasti helppokäyttöisiä. Joten seuraavan kerran, kun haluat tehdä kokousmuistiinpanoja tai asettaa kokouksen sisällön kaikkien saataville, voit litteroida koko kokouksen.