Pidä kirjaa kokouksen osallistujista helposti Microsoft Teamsissa lataamalla osallistumisraportti
Kun pidät kokouksia, koulutustilaisuuksia tai online-tunteja Microsoft Teamsin kanssa, eikö olekin hämmästyttävää, jos sinulla on kirjaa kokoukseen osallistuneista ilman, että sinun tarvitsee käydä läpi tuskallista kuvakaappausten ottamista tai kopioida/liitä tiedot manuaalisesti? Koska ollaan rehellisiä, kun kokouksessa on enemmän kuin muutama osallistuja, laskennan pitäminen on tuskallista. Ja joissakin kokouksissa osallistujaluettelo nousee satoihin.
Hyvä asia, että Microsoft Teamsissa on sisäänrakennettu mekanismi, jonka avulla voit osallistua kokoukseen yhdellä napsautuksella. Jos mietit, kuinka olisit voinut jättää sen väliin, niin et jättänyt. Ei oikeastaan.
On mahdollista, että organisaatiosi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön, ja se on oletuksena pois päältä. Et voi missata jotain, mitä ei ole olemassa. Mutta nyt kun tiedät siitä, voit ottaa yhteyttä organisaatiosi järjestelmänvalvojaan ja pyytää häntä ottamaan käyttöön tämän aikaa säästävän ominaisuuden. Yksittäisille käyttäjille, jotka käyttävät Microsoft Teams Free -toimintoa, ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä. Osallistumisvaihtoehto on vielä käytettävissä vain kanavan kokouksissa, ei uudesta kokoukset-välilehdestä luoduissa kokouksissa.
Osallistujien osallistuminen tiimikokoukseen
Kun organisaatiosi järjestelmänvalvoja on ottanut osallistumisominaisuuden käyttöön, kokouksen järjestäjät voivat osallistua mihin tahansa Microsoft Teamsin kokoukseen. Huomaa, että vain kokouksen järjestäjä voi ottaa osallistumisen kokoukseen ja myös vain kokouksen ollessa käynnissä. Et voi ladata läsnäoloraportteja kokouksen päätyttyä.
Osallistumisraportin ottaminen / lataaminen on melko yksinkertaista. Napsauta puhelun työkalupalkin Näytä osallistujat -vaihtoehtoa.
Osallistujaluettelo tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan, ja luettelon yläosassa on "Lataa osallistujaluettelo" -vaihtoehto (latauskuvake). Napsauta sitä ladataksesi kokouksen osallistujaluettelon.
Osallistujaluettelon katselu
Microsoft Teams tallentaa läsnäoloraportin tietokoneellesi ".CSV"-tiedostomuodossa, jonka voit avata Excelissä tai muussa yhteensopivassa ohjelmistossa. Se sisältää kaikkien kokoukseen osallistuneiden nimet sekä heidän liittymisaikansa ja lähtöaikansa.
Päästäksesi osallistujaluettelotiedostoon Teams-sovelluksessa, Siirry Tiedostot-välilehteen Microsoft Teamsin vasemmalla olevasta navigointipalkista.
Siirry sitten kohtaan "Lataukset". Tiedosto listataan siellä.
Vaihtoehtoisesti Microsoft Teams tallentaa osallistujaluettelon oletusarvoiseen Lataukset-kansioon tietokoneellasi. Voit käyttää raportteja myös sieltä avaamatta Microsoft Teams -sovellusta.
Kokoukseen osallistuminen Microsoft Teamsissa on melko yksinkertaista, ja voit suorittaa sen yhdellä napsautuksella. Tällä hetkellä et voi ladata läsnäoloraporttia kokouksen jälkeen niin paljon kuin monet käyttäjät haluavat, mutta otamme mitä saamme.