Tämä opas näyttää, kuinka aakkosjärjestys tehdään Excelissä Lajittele ja suodata -ominaisuuden avulla sekä kaavoja tietojen järjestämiseksi ja muotoilemiseksi.
Microsoft Excel on tehokas ohjelmisto tärkeiden tietojen, kuten talouden, myyntitietojen, asiakastietojen jne. järjestämiseen. Aakkosjärjestys laskentataulukoissa on yksi parhaista tavoista järjestää, käyttää ja viitata kyseiset tiedot nopeasti. Solualueen aakkosjärjestäminen tarkoittaa alueen lajittelua aakkosjärjestykseen Excelissä. Tiedot voidaan lajitella molempiin suuntiin, joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen.
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on suuri tietojoukko asiakkaan tilaustiedoista ja haluat löytää tietyn asiakkaan tilaushistorian. Koko listan läpikampaamisesta tulee melkoinen urakka. Sen sijaan, että tuhlaa aikaa selaamiseen, voit järjestää sarakkeet aakkosjärjestykseen löytääksesi tietosi nopeasti.
On olemassa useita tapoja, joilla voit aakkosjärjestää tiedot Excelissä riippuen käsittelemäsi tietojoukon tyypistä. Excelin avulla voit lajitella yhden sarakkeen tai yhden rivin tai valitun alueen tai kokonaisen laskentataulukon sekä vaihtoehtoja ryhmitellä useita sarakkeita tai rivejä yhteen lajitellessasi. Opitaan aakkosjärjestämään Excel-laskentataulukoiden tiedot riveillä tai sarakkeilla.
Miksi aakkosista tiedot Excelissä
Tietojen aakkosjärjestyksellä on monia etuja:
- Se tekee tiedosta järkevämpää ja helpottaa lukemista.
- Sen avulla käyttäjän on helpompi etsiä tietty arvo tai asiakkaan nimi Excel-tietotaulukosta.
- Se auttaa käyttäjää visuaalisesti tunnistamaan päällekkäiset tietueet, jotta voimme estää tiedonsyöttövirheet.
- Sen avulla käyttäjät voivat helposti ryhmitellä sarakkeet tai luettelot yhteen, jotta käyttäjät voivat tarkastella niitä vierekkäin.
Aakkosjärjestys (lajittelu aakkosjärjestykseen) on helppo ja yleinen tapa lajitella tiedot nopeasti. Se on erityisen hyödyllinen erittäin suurille tietojoukoille. Kaikkiaan Excelissä on neljä tapaa aakkosjärjestää tiedot: A-Z- tai Z-A-painike, lajitteluominaisuus, suodatustoiminto ja kaavat.
Sarakkeen aakkosjärjestys Excelissä
Nopein tapa lajitella aakkosjärjestykseen Excelissä on käyttää sisäänrakennettua lajitteluominaisuutta.
Avaa ensin laskentataulukko, joka sisältää tietojoukon. Valitse solut tai sarake, jotka haluat lajitella, äläkä valitse tyhjiä soluja. Siirry sitten "Tiedot" -välilehteen ja napsauta joko "A-Z" lajitellaksesi nousevasti tai "Z-A", jos haluat lajitella Lajittele ja suodata -ryhmässä laskevaan järjestykseen.
Jos välissä on tyhjiä soluja, Excel olettaa, että kaikki tiedot on lajiteltu ja pysähtyy mustan solun yläpuolelle. Jos haluat lajitella koko sarakkeen, valitse mikä tahansa sarakkeen solu ja käytä yllä olevaa vaihtoehtoa.
Samoja vaihtoehtoja voi käyttää myös Koti-välilehden Muokkaus-osiossa olevasta Lajittele ja suodata -työkalusta.
Kun napsautat painiketta, excel-aakkosjärjestyksessä luettelo välittömästi.
Kuinka lajitella ja pitää rivit yhdessä Excelissä
Voit lajitella sarakkeen helposti, jos laskentataulukossasi on vain yksi sarake, mutta se on hieman monimutkaista, kun laskentataulukko sisältää useita sarakkeita lajiteltavan sarakkeen vieressä. Joskus työskentelemme myös laskentataulukoiden parissa, joissa vastaavat rivit on säilytettävä ehjinä sarakkeen lajittelun jälkeen.
Esimerkiksi, jos meillä on taulukko opiskelijoiden arvosanaluettelosta. Kun lajittelemme opiskelijoiden nimisarakkeen aakkosjärjestykseen, haluamme myös, että niiden viereisille riveille kirjoitetut merkit liikkuvat vastaavasti.
Tällaisissa tapauksissa voit käyttää A-Z- tai Z-A-painiketta lajitellaksesi yhden sarakkeen aakkosjärjestykseen, jolloin se järjestää tiedot automaattisesti muihin sarakkeisiin pitäen rivit yhdessä. Katsotaanpa, miten se toimii toisella esimerkillä.
Valitse ensin ensimmäinen sarake, jonka mukaan haluat lajitella muut sarakkeet. Valitse sitten joko "A-Z" tai "Z-A" Tiedot- tai Etusivu-välilehdeltä lajitellaksesi tiedot yhteen sarakkeeseen, ja Excel järjestää muut sarakkeet automaattisesti uudelleen vastaavasti.
Kun napsautat lajittelupainiketta, näkyviin tulee Lajitteluvaroitus -valintaikkuna. Valitse Laajenna valinta -valintanappi ja napsauta Lajittele-painiketta.
Tämä pitää rivit yhdessä sarakkeita lajitettaessa ilman, että tiedot eivät täsmää (kuten alla).
Jos valitset Jatka nykyisellä valinnalla -vaihtoehdon, Excel lajittelee vain valitun sarakkeen.
Kuinka lajitella aakkosjärjestykseen useiden sarakkeiden mukaan
Jos haluat lajitella tietojoukon aakkosjärjestyksessä useamman kuin yhden sarakkeen mukaan, voit tehdä sen Excelin Lajittele-ominaisuuden avulla.
Haluamme esimerkiksi järjestää seuraavan taulukon aakkosjärjestykseen ensin maan ja sitten etunimen mukaan:
Valitse ensin koko taulukko, jonka haluat lajitella aakkosjärjestyksen mukaan, siirry sitten "Data"-välilehteen ja napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä "Lajittele".
Tai napsauta "Lajittele ja suodata" -kuvaketta "Etusivu"-välilehden Muokkaus-osiossa ja valitse "Mukautettu lajittelu" päästäksesi samaan ominaisuuteen.
Lajittele-valintaikkuna tulee näkyviin ja näyttää ensimmäisen sarakkeen (parametrin), johon taulukko lajitellaan. Valitse avattavasta Lajitteluperuste-valikosta ensisijainen sarake, jonka mukaan haluat aakkosjärjestää tiedot, tässä tapauksessa maa, ja valitse avattavasta Tilaus-valikosta joko A–Z tai Z–A. .
Napsauta sitten "Lisää taso" -painiketta lisätäksesi toisen lajittelutason. Valitse toinen sarake (tapauksessamme Etunimi), jonka mukaan haluat aakkosjärjestää Lajitteluperuste-ruudun tiedot, ja valitse joko A–Z tai Z–A. Jos taulukossasi on otsikot yläreunassa, valitse "Omilla tiedoillani on otsikoita" -valintaruutu, jotta se voi ohittaa otsikot lajitellessaan niitä. Lisää tarvittaessa lisää lajittelutasoja ja napsauta OK.
Taulukko on järjestetty aakkosjärjestykseen: ensin maan mukaan ja sitten etunimen mukaan alla olevan kuvan mukaisesti.
Kuinka lajitella rivit aakkosjärjestykseen Excelissä
Joskus saatat haluta aakkosjärjestää Excelissä rivit sarakkeiden sijaan. Tämä voidaan tehdä Excelin lajitteluominaisuuden avulla. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on laskentataulukko, jossa ensimmäisen rivin sarakkeet B–T sisältävät kaupunkien nimet, joissa myymälöiden lukumäärä eri vähittäismyyntityypeillä, ja sarake A sisältää jälleenmyyjätyypin. Solujen avulla seurataan kuinka monta myymälää kussakin kaupungissa eri jälleenmyyjäluokissa on.
Valitse ensin kaikki rivit, jotka haluat aakkosjärjestää. Jos et halua siirtää rivitunnisteita, jätä ne pois valinnastasi. Siirry nyt "Data" -välilehteen ja napsauta "Lajittele" Lajittele ja suodata -ryhmässä.
Napsauta Lajittele-valintaikkunassa Asetukset-painiketta.
Näyttöön tulee toinen pieni valintaikkuna, jossa voit valita "Lajittele vasemmalta oikealle" tai "Lajittele ylhäältä alas". Valitse "Lajittele vasemmalta oikealle" -vaihtoehto, jos haluat järjestää aakkosjärjestyksen rivin mukaan, ja napsauta "OK" palataksesi Lajittele-valintaikkunaan.
Valitse nyt rivi, jonka haluat aakkosjärjestää, avattavasta Lajitteluperuste-luettelosta (rivi 1 tässä esimerkissä). Säilytä toisessa kentässä Solujen arvot Lajittele-ruudussa ja valitse Järjestys-ruudusta A–Z (nouseva järjestys). Napsauta sitten "OK" sulkeaksesi valintaikkunan.
Nyt taulukon ensimmäinen rivi on lajiteltu aakkosjärjestykseen (nousevaan) ja loput rivit on järjestetty uudelleen alla olevan kuvan mukaisesti.
Kuinka lajitella sarake aakkosjärjestykseen suodattimen avulla
Toinen nopea tapa lajitella aakkosjärjestykseen Excelissä on käyttää suodatintoimintoa. Kun käytät suodattimia sarakkeisiin, kaikkien sarakkeiden lajitteluasetukset ovat käytettävissä yhdellä hiiren napsautuksella.
Jos haluat lisätä suodattimen sarakkeisiin, valitse yksi tai useampi sarake ja napsauta Suodatin-vaihtoehtoa Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmässä. Jos haluat käyttää suodatinta koko taulukkoon, valitse mikä tahansa taulukon solu ja napsauta "Suodata"-vaihtoehtoa.
Voit myös käyttää suodatinvaihtoehtoa napsauttamalla "Lajittele ja suodata" -työkalua "Etusivu"-välilehden Muokkaus-ryhmässä ja valitsemalla "Suodata".
Pieni pudotusvalikon nuoli näkyy jokaisessa sarakeotsikossa. Napsauta minkä tahansa sarakkeen nuolta, jonka haluat lajitella aakkosjärjestyksessä, ja valitse joko "Lajittele A:sta Z" tai "Lajittele Z:sta A".
Tämä järjestää haluamasi sarakkeen valitsemaasi aakkosjärjestykseen, ja jos valitsit "Lajittele A:sta Z", suodatinpainikkeeseen ilmestyy pieni ylöspäin osoittava nuoli, joka osoittaa lajittelujärjestyksen (nouseva):
Edistynyt lajittelu mukautetun järjestyksen mukaan
Aakkosjärjestys ei ole ihanteellinen kaikille aakkosjärjestyksessä. Joskus tiedot voidaan järjestää aakkosjärjestykseen, mutta se ei ole tehokkain tapa lajitella niitä.
Kuvitellaanpa tilanne, jossa sinulla saattaa olla kuukausien tai arkipäivien nimet sisältävä lista, aakkosjärjestys ei ole hyödyllinen siinä tilanteessa. On järkevämpää järjestää luettelo kronologisesti. Jos lajittelet A:sta Z:hen, se järjestää kuukaudet aakkosjärjestykseen, ensin huhtikuu, sitten elo, helmi, kesäkuu ja niin edelleen. Mutta tämä ei ole sitä, mitä haluat. Onneksi se on erittäin helppo järjestää kronologisesti Excelissä Advanced Custom Sort -vaihtoehdolla.
Aloita valitsemalla taulukko, jonka haluat lajitella. Valitse sitten Mukautettu lajittelu Koti-välilehden Muokkaus-osiossa Lajittele ja suodata.
Valitse Lajittele-valintaikkunan sarakeosiossa sarake, joka sisältää vuoden kuukaudet, lajittele tavalliseen tapaan Arvot-kohdan mukaan ja valitse Tilaus-osiossa Mukautettu luettelo.
Mukautetut luettelot -valintaikkunassa voit luoda oman luettelosi. On olemassa joitakin mukautettuja oletusluetteloita, mukaan lukien viikkopäivät, lyhennetyt kuukaudet, vuoden kuukaudet ja niin edelleen. Valitse tarpeidesi mukaan sopiva lajitteluvaihtoehto (meidän tapauksessamme tammi, helmikuu, ..) ja napsauta 'OK'. Napsauta sitten "OK" uudelleen lajitellaksesi luettelosi kronologisesti.
Huomaat, että olet onnistuneesti lajitellut luettelon kuukausijärjestyksen mukaan.
Kuinka lajitella aakkosjärjestykseen Excelissä Excel-kaavojen avulla
Jos olet kaavojen fani, voit käyttää Excel-kaavoja listan aakkosjärjestykseen. Kaksi kaavaa, joita voidaan käyttää tietojen aakkosjärjestykseen, ovat COUNTIF ja VLOOKUP.
Meillä on esimerkiksi luettelo nimistä, jotka haluamme aakkosjärjestää kaavan avulla.
Lajittelemme tätä lisäämällä tilapäisen sarakkeen nimeltä "Lajittelujärjestys" olemassa olevaan taulukkoon.
Käytä tietojen viereisessä solussa (A2) seuraavaa COUNTIF-kaavaa:
=LASKEJOS($B$2:$B$20,"<="&B2) Yllä oleva kaava vertaa solun B2 tekstiarvoa kaikkiin muihin tekstiarvoihin (B3:B20) ja palauttaa sen suhteellisen arvon. Esimerkiksi solussa B2 se palauttaa arvon 11, koska siellä on 11 tekstiarvoa, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin teksti "Nancy" aakkosjärjestyksessä. Tuloksena on työntekijän nimen lajittelujärjestys solussa B2.
Käytä sitten täyttökahvaa vetämällä tätä kaavaa täyttääksesi sen koko alueella. Tämä antaa luettelon kunkin nimen lajittelujärjestyksen.
Nyt meidän on järjestettävä yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyvät tiedot lajittelujärjestyksen numeron perusteella, ja tätä varten aiomme käyttää VLOOKUP-toimintoa.
Syntaksi:
=VHAKU(,A:B,2,0)Tässä 'lajittelunumero' edustaa numeroita nousevassa järjestyksessä 1–20. Laskevassa järjestyksessä numeroiden tulee olla 20–1.
Tässä on sarake D lajiteltuja nimiä varten. Kirjoita soluun D2 seuraava VHAKU-kaava:
=HAKU(1;A:B;2;0)Vastaavasti toiselle ja kolmannelle solulle on käytettävä kaavaa seuraavasti:
=HAKU(2;A:B;2;0) ja =HAKU(3;A:B;2;0) ja niin edelleen…
Kun tämä VLOOKUP-kaava on syötetty jokaiseen datan vieressä olevaan soluun, luettelo muuttuu aakkosiksi.
Sen sijaan, että syöttäisit yllä mainitun kaavan (1-20) jokaiseen soluun manuaalisesti, voit myös käyttää rivitoimintoa helpottaaksesi työtäsi. Rivi () -funktio palauttaa nykyisen solun rivinumeron. Joten rivifunktion avulla kaava on:
=HAKU(RIVI()-1;A:B;2;0)Tämä kaava antaa sinulle saman tuloksen kuin yllä oleva kaava.
Käytä sitten täyttökahvaa vetämällä tätä kaavaa täyttääksesi sen koko alueella.
Merkintöjen aakkosjärjestäminen sukunimen mukaan
Joskus joudumme usein lajittelemaan aakkosjärjestykseen sukunimiä sisältävät tietolomakkeet. Tällaisissa tapauksissa, vaikka nimet alkavat etunimillä, sinun on järjestettävä ne sukunimen mukaan. Voit tehdä tämän Excel-tekstikaavojen avulla.
Tätä varten sinun on ensin poimittava etu- ja sukunimet kokonaisista nimistä kahteen eri sarakkeeseen. Käännä sitten nimet toisinpäin, lajittele ne ja palauta ne sitten takaisin alkuperäiseen muotoonsa.
Kun koko nimi on A2:ssa, kirjoita seuraavat kaavat kahteen eri soluun (B2 ja C2) ja kopioi sitten kaavat alas sarakkeita (käyttäen täyttökahvaa) viimeiseen dataa sisältävään soluun:
Pura etunimi kirjoittamalla tämä kaava soluun C2:
=VASEN(A2,HAKU(" ",A2)-1)
Poimi sukunimi kirjoittamalla tämä kaava soluun D2:
=OIKEA(A2,PITO(A2)-HAKU(" ",A2,1))
Ja sitten solussa E2 ketjutettiin etu- ja sukunimet käänteisessä järjestyksessä pilkulla erotettuna:
=D2&", "&C2
Olemme erotelleet etu- ja sukunimet ja vaihtaneet ne. Nyt meidän on järjestettävä ne aakkosjärjestykseen ja käännettävä ne takaisin. Kuten yllä näet, kun poimimme nimiä kaavan avulla, sarakkeet C, D ja E sisältävät itse asiassa kaavoja, mutta ne on muotoiltu näyttämään arvoilta. Joten meidän on muutettava kaava arvoiksi.
Valitse ensin kaikki kaavan solut (E1:E31) ja paina Ctrl + C kopioida niitä. Napsauta valittuja soluja hiiren kakkospainikkeella, napsauta "Liitä asetukset" -kohdan alla olevaa Arvot-kuvaketta ja paina "Enter"-näppäintä.
Valitse sitten mikä tahansa solu tuloksena olevasta sarakkeesta ja napsauta "A-Z"- tai "Z-A"-vaihtoehtoa "Data"- tai "Home"-välilehdellä tarpeidesi mukaan.
Lajittele varoitus -valintaikkuna avautuu, kun napsautat painiketta. Valitse "Laajenna valinta" -vaihtoehto ja napsauta "Lajittele" -painiketta.
Kuten näet, koko sarake aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan.
Nyt, jos haluat palauttaa sen alkuperäiseen "First Name Sukunimi -muotoon", sinun on vain syötettävä samat kaavat, mutta eri soluviittauksilla.
Sinun on erotettava nimi (E2) uudelleen kahteen osaan käyttämällä alla olevia kaavoja:
Poimi G2:ssa etunimi:
=OIKEA(E2,PITKÄ(E2)-HAKU(" ",E2))
Vedä G2:ssa sukunimi:
=VASEN(E2,HAKU(" ",E2)-2)
Ja yhdistä kaksi osaa yhteen saadaksesi alkuperäinen koko nimi:
=G2&" "&H2
Aina kun kirjoitat kaavan ensimmäiseen soluun, muista kopioida kaava alas saraketta käyttäen (täyttökahvalla) viimeiseen dataa sisältävään soluun.
Nyt sinun tarvitsee vain muuntaa kaavat arvojen muunnoksiksi vielä kerran kuten teimme yllä, ja olet valmis. tämä tehty ja.