Tässä opetusohjelmassa opit etsimään ja korvaamaan tekstiä, tekstiä muotoilulla, erikoismerkkejä tai katkeamattomia merkkejä Wordissa.
Oletetaan, että olet avustaja ja olet juuri kirjoittanut pitkällisen oikeudellisen asiakirjan tai sopimuksen asiakkaallesi, mutta huomaat, että kirjoitit asiakkaasi nimen tai yrityksen nimen väärin useita kertoja asiakirjassasi. Eikä sinulla ole aikaa manuaalisesti paikantaa ja korvata jokaista tekstin esiintymää. Mitä sinä tekisit? Älä panikoi – voit korjata sen helposti MS Wordin Etsi ja korvaa -ominaisuuden avulla.
Etsi ja korvaa on yksi hyödyllisimmistä Microsoft Wordin ominaisuuksista, joita voidaan käyttää merkin, sanan tai lauseen etsimiseen asiakirjasta ja korvaamiseen. Voit myös etsiä ja korvata tekstiä tietystä tekstin osasta tai koko asiakirjasta.
Sen lisäksi, että voit löytää tietyn sanan ja korvata sen toisella sanalla, voit myös löytää tekstiä sen muotoilun perusteella, käyttämällä yleismerkkejä ja vastaavia etu- tai jälkiliitteitä. Sen avulla voit myös etsiä ja korvata tekstiä tietyllä muotoilulla, ei-tulostuvilla merkeillä tai erikoismerkeillä. Tässä viestissä opit löytämään ja korvaamaan tekstiä MS Wordissa.
Etsi tekstiä Microsoft Wordista
Katsotaanpa aluksi, kuinka voit etsiä tekstiä Excelistä navigointiruudun tai Etsi ja korvaa -työkalun avulla. Sitten tutkimme, kuinka voit käyttää Etsi ja korvaa -työkalua tekstin korvaamiseen eri vaihtoehtojen perusteella.
Etsi tekstiä
Navigointiruudun avulla voit etsiä merkkiä, sanaa tai sanaryhmää. Ja voit käyttää tätä navigointiruutua nauhasta tai painamalla pikanäppäintä Ctrl + F.
Siirry navigointipaneeliin (Etsi komento) avaamalla ensin Word, josta haluat etsiä tekstiä. Siirry sitten Koti-välilehdelle ja napsauta nauhan Muokkaus-ryhmän Etsi-painiketta. Tai voit painaa pikanäppäimiä Ctrl + F näppäimistössä.
Tämä avaa Navigointiruudun ikkunan vasemmalle puolelle. Kirjoita etsimäsi teksti tai lause navigointiruudun Etsi dokumentti -tekstikenttään ja paina Enter. Kun kirjoitat, työkalu näyttää sinulle kaikki asiaan liittyvät osumat. Esimerkissämme kirjoitamme "Tate".
Etsi-komento etsii kaikki asiakirjasta vastaavat tekstit ja korostaa ne keltaisella. Navigointiruutu näyttää kaikki hakusanan (Tate) esiintymät tulosten esikatseluna
Työkalu ei vain korosta tarkat sanat, se jopa korostaa osittain osuvia sanoja.
Voit siirtyä edelliseen tai seuraavaan hakutulokseen tekstikentän vieressä olevilla ylös- ja alaspäin osoittavilla nuolilla. Tai voit napsauttaa jotakin hakukentän alla olevista tuloksista siirtyäksesi suoraan siihen.
Sen sijaan, että etsit tekstiä tai lausetta koko asiakirjasta, voit myös etsiä suuresta asiakirjasta otsikoiden perusteella. Voit tehdä tämän napsauttamalla Otsikot-välilehteä ja valitsemalla otsikon Navigointiruudusta selataksesi otsikoita asiakirjassa.
Voit hakea Wordin sivuja napsauttamalla siirtymisruudun Sivut-välilehteä ja valitsemalla yhden pikkukuvan kaikista sivuistasi, jotka haluat nähdä. Sitten voit etsiä tiettyä tekstiä kyseiseltä sivulta.
Kun olet lopettanut asiakirjan muokkauksen, sulje navigointiruutu ja kohokohdat katoavat.
Tarkennettu haku
Jos etsit tarkempia sanoja tai lauseita, esimerkiksi sanoja tietyllä fontilla tai tyylillä, erikoismerkkejä tai vain kokonaisia sanoja, voit etsiä ne Advanced Find -ominaisuuden avulla. Tämän työkalun avulla voit mukauttaa hakuasi eri vaihtoehdoilla. Näin:
Siirry Koti-välilehdelle, napsauta alaspäin osoittavaa nuolta Etsi-kuvakkeen vieressä muokkausryhmässä ja valitse Lisähaku. Tai paina Ctrl + H pikanäppäimet avataksesi Etsi ja korvaa -työkalun.
Tai voit jopa käynnistää Etsi ja korvaa -työkalun siirtymisruudusta napsauttamalla suurennuslasikuvaketta Etsi asiakirja -tekstiruudussa ja valitsemalla Lisähaku-vaihtoehdon.
Etsi ja korvaa -valintaikkuna tulee näkyviin. Täällä voit tehdä perushaun, mutta jos haluat muokata hakuasi lisävaihtoehdoilla, napsauta Lisää >> -painiketta.
Kun laajennat Lisää-painiketta, löydät lisää vaihtoehtoja, joilla voit tehdä tarkempia hakuja.
Valitse yksi tai useampi vaihtoehto Hakuasetukset-osiossa ja napsauta "Etsi seuraava" nähdäksesi tuloksen.
- Match Case: Jos Vastaa kirjainkokoa -ruutu on valittuna, se etsii tekstiä, joka vastaa täsmälleen Etsi mitä -kenttään kirjoittamiasi isoja ja pieniä kirjaimia.
- Etsi vain kokonaisia sanoja: Tämä vaihtoehto etsii tekstin, joka ei ole osittainen tai osa toista sanaa, se löytää vain kokonaiset sanat, jotka vastaavat täsmälleen.
- Käytä jokerimerkkejä: Tämä vaihtoehto on "Etsi vain kokonaisia sanoja" -vaihtoehdon vastakohta. Jokerimerkkejä, joita voit käyttää, ovat yhden merkin (?) ja usean merkin (*) yleismerkkejä. Kun esimerkiksi haet sanalla "seinä*", saat muun muassa seinät, Wallmart tai Wallpaper.
- Kuulostaa: Tämä vaihtoehto löytää sanoja tai lauseita, jotka kuulostavat foneettisesti samanlaisilta, kuten "silmät", kun haet sanalla "jää" tai "muurahainen" sanalla "täti".
- Etsi kaikki sanamuodot: Tämä vaihtoehto löytää kaikki sanamuunnelmat (kaikki verbimuodot). Kun esimerkiksi haet sanaa swim, saat sanat ui, ui ja ui.
- Hakuetuliite: Tämä etsii sanoja, joilla on samat etuliitteet. Hae esimerkiksi sanaa hype, niin saatat olla hyperaktiivinen, yliherkkä, ylikriittinen.
- Hakuliite: Tämä etsii sanoja, joilla on samat jälkiliitteet. Jos esimerkiksi etsit vähemmän, saatat saada loputonta, ikääntymätöntä, laitonta, vaivatonta.
- Ohita välimerkit: Tämän vaihtoehdon avulla voit jättää huomioimatta välimerkit tekstissä haun aikana. Esimerkiksi sanan "Mrs. Jones", kun hait sanalla "Mrs Jones".
- Ohita välilyönnit: Tämän vaihtoehdon avulla voit jättää huomiotta välissä olevat välilyönnit. Esimerkiksi sanan "Päivit ovat hyviä" löytäminen, kun hait sanalla "Päivit ovat hyviä".
Käytämme muutamia näistä vaihtoehdoista ja katsomme, miten se toimii esimerkin avulla.
Match Case
Oletetaan esimerkiksi, että etsimme sanaa 'LEHTI' isoilla kirjaimilla ilman, että kirjainkoko-asetus on käytössä. Kirjoita sana Etsi mitä -kenttään ja napsauta Etsi seuraava -painiketta.
Valitse Hakuasetukset-kohdan avattavasta Haku-valikosta Alas, jos haluat etsiä asiakirjan ylhäältä alas, valitse alas, jos haluat etsiä asiakirjan alhaalta ylös, tai 'Kaikki'. etsi koko asiakirjasta.
Kun napsautat Etsi seuraava, se korostaa sanan ensimmäisen esiintymän harmaalla. Kun napsautat "Etsi seuraava" uudelleen, se valitsee sanan seuraavan esiintymän. Kun napsautat Etsi seuraava joka kerta, se korostaa vastaavan sanan yksi kerrallaan.
Jos haluat korostaa sanan kaikki esiintymät kerralla, napsauta "Lukukohokohta" -painiketta ja valitse "Korosta kaikki".
Saat useita osumia, joissa sana on korostettu keltaisella.
Mutta jos etsimme samaa sanaa (isoilla kirjaimilla) ja kirjainkoko on käytössä, emme saaneet tuloksia. Koska työkalu etsii vain sanaa, joka vastaa tarkasti aiemmin kirjoittamiamme isoja kirjaimia.
Etsi kaikki sanamuodot
Toisessa esimerkissä, jos etsimme sanaa "kirjoita" ja "Etsi kaikki sanamuodot (englanniksi)" -asetus on käytössä, saisimme sanan kaikki muunnelmat.
Word löytää sanan kaikki verbimuodot alla olevan kuvan mukaisesti.
Tarkennettu haku muotoilulla
Voit myös etsiä tiettyä sanaa tai lausetta tietyllä muotoilulla.
Löytääksesi sanat muotoilulla, kirjoita ensin sana Etsi mitä -ruutuun ja napsauta Etsi ja korvaa -valintaikkunan alaosassa olevaa avattavaa Muotoile-painiketta. Valitse sitten muoto, jossa haluat etsiä sanaa.
Voit jopa löytää sanoja tietyllä kirjasinmuodolla, kappaleita tietyllä kohdistuksella ja muotoilulla, välilehtiä, sanoja tietyllä kielellä, tekstikehystä, tyyliä ja korostusta.
Aiomme etsiä sanaa tietyllä kirjasinmuodolla, joten valitsemme "Fontti". Määritä Find Font -ikkunassa muoto alla olevan kuvan mukaisesti ja napsauta "OK".
Valittu muoto "Font: (oletus) STXingkai, Italic" näkyy Etsi ja korvaa -valintaikkunan "Etsi mitä" -tekstiruudun alla. Napsauta nyt "Korosta kaikki" löytääksesi vastaavat sanat kyseisessä muodossa.
Kuten näet, työkalu korostaa vain sanat tietyllä kirjasinmuodolla, mutta se ei korosta samaa vastaavaa sanaa eri fonttimuodossa.
Voit tyhjentää haun muotoilun napsauttamalla Etsi ja korvaa -valintaikkunan alaosassa olevaa Ei muotoilua -painiketta.
Etsi tekstiä vain muotoilulla
Voit jopa löytää tekstejä pelkällä muotoilulla. Sinun ei tarvitse edes kirjoittaa sanaa tai lausetta, voit vain määrittää tekstin ainoan muodon.
Ja työkalu löytää sinulle kaikki sanat tai lauseet vastaavassa muodossa.
Etsi ja korvaa -työkalun avulla voit myös etsiä katkeamattomia merkkejä/erikoismerkkejä tai erikoismerkkejä sisältäviä sanoja valitsemalla merkit Etsi ja korvaa -valintaikkunan alareunassa olevasta avattavasta Erikois-valikosta.
Etsi ja korvaa tekstiä MS Wordissa
Tähän mennessä olet oppinut tekstin etsimisen ja tekstin etsimisen lisäasetuksilla, nyt katsotaan kuinka korvataan löydetty teksti.
Korvaa-toiminnolla voit etsiä sanan tai sanaryhmän ja korvata sen jollain muulla tai löytää sanan tekstin muotoilun perusteella ja korvata sen toisella tekstillä, tai etsiä tietyn sanan ja korvata sen muotoilun tai etsiä ja korvata merkkejä muiden erikoismerkkien tai sanojen kanssa.
Etsi ja korvaa tekstiä
Jos haluat etsiä ja korvata tietyn sanan tai lauseen toisella, siirry Muokkaa-ryhmään "Etusivu"-välilehdellä ja napsauta "Korvaa"-komentoa. Vaihtoehtoisesti voit myös painaa pikanäppäintä Ctrl + H.
Tämä avaa Etsi ja korvaa -valintaikkunan. Täytä Etsi ja korvaa -valintaikkunassa kaksi kenttää:
- Kirjoita etsittävä teksti Etsi mitä: -kenttään.
- Kirjoita teksti, jolla haluat korvata sen "Korvaa:" -kenttään.
Kun olet kirjoittanut tarvittavat tekstit, voit joko napsauttaa "Korvaa"-painiketta korvataksesi tekstin yksitellen tai "Korvaa kaikki" korvataksesi kaikki sanan esiintymät kerralla.
Jos et ole varovainen, koko tekstin korvaaminen voi aiheuttaa virheitä asiakirjassa. Jos esimerkiksi korvaat kaikki "Hän"-sanat sanalla "Hän", se voi myös korvata sanat Head sanalla Shead, auta Shelpillä, lämpö sanoilla Sheat ja niin edelleen. Joten joskus on parempi vaihtaa ne yksi kerrallaan.
Napsauta "Etsi seuraava" löytääksesi ensimmäisen harmaalla korostetun tekstin esiintymän ja napsauta "Etsi seuraava" uudelleen siirtyäksesi seuraavaan esiintymään.Tarkista jokainen esiintymä ja napsauta "Korvaa" vaihtaaksesi tällä hetkellä korostetun tekstin.
Voit napsauttaa Etsi ja korvaa -valintaikkunan otsikkopalkkia ja vetää sen ulos, jotta näet sen takana olevat tulokset.
Kun olet valmis, sulje valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta.
merkintä: Jos jätät Korvaa-kentän tyhjäksi, Etsi mitä -kentän hakuteksti poistetaan asiakirjasta.
Tarkennettu tekstin etsiminen ja korvaaminen
Jos haluat korvata tarkempia sanoja, kuten sanoja välimerkeillä, isoilla kirjaimilla, tietyllä kirjasimella tai tyylillä tai jopa erikoismerkeillä, voit käyttää Etsi ja korvaa -työkalun tarkennettuja hakuvaihtoehtoja.
Voit käyttää Etsi ja korvaa -toiminnon lisäasetuksia napsauttamalla valintaikkunan alaosassa olevaa Lisää >> -painiketta.
Täällä sinulla on useita haku- ja korvausvaihtoehtoja, joiden avulla voit rajata hakuasi.
Kuten kerroimme aiemmin Tarkennettu haku -osiossa, tiedät jo, mihin kutakin hakuasetusten vaihtoehtoa käytetään.
Valitse yksi tai useampi vaihtoehto hakuasetuksista ja napsauta Etsi seuraava löytääksesi vastaavat sanat tai napsauta Korvaa korvataksesi esiintymän kerrallaan tai napsauta Korvaa kaikki vaihtaaksesi kaikki esiintymät kerralla.
Esimerkki:
Kuten aiemmin mainitsimme, tämä työkalu löytää tietyn sanan merkkiyhdistelmät, jopa osana muita sanoja.
Esimerkiksi kun etsimme asiakirjasta sanaa "Tate", se löytää kyseisen merkkiyhdistelmän jopa osana muita sanoja, kuten "Yhdysvallat".
Ja tämä ei ole ihanteellinen, kun korvaamme nämä sanat. Myös jos satoja osumia, sanojen korvaaminen yksitellen kestäisi ikuisuuden.
Voit korjata tämän valitsemalla "Etsi vain kokonaisia sanoja" -vaihtoehdon. Jos haluat löytää sanat, jotka eivät ole osia tai osa muista sanoista, se löytää vain kokonaisia sanoja, jotka vastaavat täsmälleen. Täällä tarkistimme myös "Yhdistä kirjainkoko" -vaihtoehdon varmistaaksemme, että se vastaa myös tarkasti isoja ja pieniä kirjaimia. Napsauta sitten "Korvaa" tai "Korvaa kaikki" korvataksesi sanat.
Voit käyttää muita yllä olevia vaihtoehtoja samalla tavalla muokataksesi hakuasi tiettyjen sanojen löytämiseksi.
Etsi teksti ja korvaa muotoilu
Voit myös etsiä tietyn sanan ja korvata sen samalla sanalla, mutta tietyllä muotoilulla tai korvata sen toisella sanalla muotoilulla.
Haluamme esimerkiksi löytää ja korvata koko sanan Lytle tietyllä kirjasinmuodolla. Voit korvata muotoilun kirjoittamalla etsittävän sanan Etsi mitä -kenttään ja valitsemalla Etsi vain koko sanat -vaihtoehdon, jos haluat etsiä vain koko sanaa. Napsauta sitten "Muotoile" -painiketta valintaikkunan alaosassa ja valitse "Fontti".
Voit korvata sanoja muilla muotoiluvaihtoehdoilla, kuten Tyyli, Kappale, Kehys ja niin edelleen.
Valitse Korvaa kirjasin -valintaikkunassa haluamasi muototyyli, kuten fontti, kirjasintyyli, fontin väri jne. Valitsemme tässä tapauksessa "Elephant"-fontin ja "Italic"-tyylin. Ota sitten käyttöön napsauttamalla OK.
Takaisin Etsi ja korvaa -valintaikkunassa näet, että valittu muotoilu on asetettu "Korvaa:". Koska korvaamme vain sanan muotoilun, jätä "Korvaa:" -kenttä tyhjäksi. Napsauta sitten joko "Korvaa"- tai "Korvaa kaikki" -painiketta korvataksesi muotoilun.
Kun napsautat "Korvaa kaikki" -painiketta, näkyviin tulee viestiruutu, joka ilmoittaa, kuinka monta vaihtoa on tehty (Meidän tapauksessamme 222).
Kuten näet, kaikki sanan Lytle esiintymät korvataan määritetyllä muotoilulla.
Etsi teksti tietyllä muotoilulla ja korvaa
Jos haluat löytää tekstin, jolla on tietty muotoilutyyli, ja korvata sen toisella tekstillä muuttamatta muotoilua tai eri muotoiluilla, voit tehdä sen käyttämällä kyseistä muotoilua Etsi-sanassa. Näin teet tämän:
Haluamme esimerkiksi löytää ja korvata tekstin "Leatherman", jolla on tietty muotoilu (Fontti: Old English Text MT, Tyyli: Kursivointi, Väri: Sininen, Accent 5), tekstillä "Lincoln" (muotoilua muuttamatta ).
Kirjoita ensin etsittävä teksti (meidän tapauksessamme Leatherman) Etsi mitä -kenttään. Napsauta sitten Muotoile-painiketta ja valitse haluamasi vaihtoehdot (Fontti).
Valitse Etsi fontti -valintaikkunasta haluamasi muotoilu, jolla etsimme tekstiä. Esimerkissämme teksti "Leatherman" on muodossa "Font: Old English Text MT, Style: Italic ja Color: Blue, Accent 5". Kun vaihtoehdot on valittu, napsauta "OK".
Nyt valittujen muotoiluvaihtoehtojen pitäisi näkyä Etsi ja korvaa -kohdan Etsi mitä -tekstikentän alla.
Kirjoita seuraavaksi teksti, jolla haluat sen korvattavan (Lincon), 'Korvaa kenttään:' ja napsauta 'Korvaa kaikki'. Voit myös lisätä muotoilua korvaavaan tekstiin, jos haluat.
Kun napsautat Korvaa kaikki, kaikki esiintymät korvataan ja kehote näyttää, kuinka monta korvausta on tehty.
Kuten näet, kaikki "Leatherman" -esineet muotoilulla korvataan "Lincolnilla" muotoilua muuttamatta.
Etsi ja korvaa erikoismerkkejä/ei-tulostuvia merkkejä
Etsi ja korvaa -ominaisuus voi myös auttaa sinua löytämään erikoismerkkejä ja korvaamaan ne muilla erikoismerkeillä, kuten ®, é, ä tai millä tahansa muulla Symboli-valintaikkunassa luetellulla merkillä. Voit myös etsiä ja korvata ei-tulostuvia merkkejä, kuten manuaalisia rivinvaihtoja, sarkainmerkkejä, kappalemerkkejä jne. Voit jopa korvata erikoismerkit tekstillä ja päinvastoin.
Jos esimerkiksi haluat etsiä ja korvata sanan "protégé" sanalla "protégé", kirjoita "protege" Etsi mikä -ruutuun ja "protégé" "Korvaa" -ruutuun. Napsauta sitten "Korvaa" tai "Korvaa kaikki" korvataksesi ne.
Kuten näet, löydetyt tekstit korvataan erikoismerkeillä.
Joskus manuaaliset rivinvaihdot (ei tulostuvat merkit) halutaan korvata kappalemerkeillä, tällaisissa tapauksissa sinun on lisättävä vastaava merkkikoodi "etsi mitä"- ja "korvaa" -ruutuihin.
Haluamme esimerkiksi korvata kaikki asiakirjan manuaaliset rivinvaihdot kappalemerkeillä. Manuaalisen rivinvaihdon ja kappalemerkin merkkikoodi on ^l ja ^p. Voit joko kirjoittaa koodin tai jos et tiedä koodia, käytä "Erikois"-painiketta lisätäksesi koodin.
Jos haluat lisätä katkeamattomia merkkejä, valitse ensin tekstiruutu, johon haluat lisätä. Napsauta sitten Etsi ja korvaa -valintaikkunan alaosassa olevaa Erikois-painiketta ja valitse kohde luettelosta.Ja työkalu lisää automaattisesti vastaavan merkkikoodin tekstiruutuun.
Esimerkissä valitsemme Etsi mitä -kenttään "Manuaalinen rivinvaihto".
Ja "Kohtamerkki" tarkoittaa "Korvaa".
Napsauta sitten "Etsi seuraava" nähdäksesi, missä rivinvaihdot sijaitsevat. Napsauta nyt "Korvaa kaikki" korvataksesi kaikki manuaaliset rivinvaihdot asiakirjoissa.
Kuten alla näkyy, manuaaliset rivinvaihdot korvataan kappalemerkeillä.
Samalla tavalla voit myös korvata katkeamattomia merkkejä/erikoismerkkejä tekstillä ja päinvastoin.
Siinä on kaikki mitä sinun tulee tietää tekstin etsimisestä ja korvaamisesta Microsoft Wordissa.