Pidä kokouksissasi odotushuoneita, jotta ne pysyvät turvassa ja vailla häiriöitä
Odotushuoneet ovat erittäin haluttu ominaisuus virtuaalineuvotteluekosysteemissä. Ne suojaavat kokouksiasi kaikilta tietoturvaongelmilta, kuten ei-toivottujen ihmisten putoamiselta ja koko kokouksen häiritsemiseltä. Se, kuinka tuhoisa se voi olla, tuli täysin selväksi aiemmin tänä vuonna Zoompommitusten muodossa.
Siitä lähtien kaikki kokousisännät, olivatpa he isännöineet ammattikokouksia tai luokkia, ovat ymmärtäneet odotushuoneen merkityksen.
Mikä on odotushuone?
Odotushuone virtuaalisessa kokousekosysteemissä on eräänlainen puskuri. Kaikki kokouksen osallistujat käyvät sen läpi ennen kuin heidät päästetään kokoushuoneeseen. Kokouksen isännöitsijällä on täysi määräysvalta siihen, kenet hyväksytään kokoukseen. Tällä tavalla kutsumattomat vieraat eivät voi vain pudota kokoukseen. Kuten näet, ne ovat erittäin toimivia ja välttämättömiä kokoustesi suojaamiseksi.
Kuinka käyttää odotushuonetta Webexissä
Webexin käyttäjät ovat ikuisesti pyytäneet kokouksiin odotushuonetta tai aulaa, jossa osallistujat voivat odottaa ennen kokoukseen liittymistä. Aikaisemmin sinulla saattoi olla odotushuone henkilökohtaisissa kokoushuoneissa, mutta ei ajoitetuissa kokouksissa. Mutta Webex Meetingin versio 40.9 on muuttanut sen.
Kuinka käyttää odotushuonetta henkilökohtaisessa kokoushuoneessa
Jokaisella Webex-käyttäjällä on Webexissä henkilökohtainen kokoushuone, jossa on muokattava linkki ja joka ei koskaan vanhene. Se on ainutlaatuinen vain sinulle ja on aina saatavilla; sinun ei tarvitse varata sitä etukäteen käyttääksesi sitä. Kaikki Webexissä pitämäsi improvisoidut kokoukset pidetään tässä henkilökohtaisessa kokoushuoneessa.
Nyt oletusarvoisesti henkilökohtaisen huoneen kokouksissa ei myöskään ole odotushuonetta. Mutta voit määrittää asetukset sellaisiksi. Webexillä on mahdollisuus lukita kokoukset. Kun kokous on lukittu, kaikki osallistujat, jotka yrittävät liittyä siihen, menevät sen sijaan aulaan. Isäntä voi päästää heidät sisään, jos he haluavat.
Voit lukita henkilökohtaisen huoneen kokouksen siirtymällä kokoustyökalupalkkiin ja napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja (kolmen pisteen valikko) -kuvaketta.
Kytke sitten päälle "Lukitse kokous" -vaihtoehto valikosta.
Kaikkien osallistujien, jotka liittyvät kokouksen lukitsemisen jälkeen, on odotettava aulassa. Näet näytölle ilmoituksen, että aulassa on osallistujia odottamassa. Napsauta sitä nähdäksesi luettelon.
Voit hyväksyä heidät kaikki yhdellä napsautuksella valitsemalla ne kaikki tai vain hyväksyä ne osallistujat, jotka haluat päästää mukaan. Valitse osallistujat ja napsauta Hyväksy-painiketta.
Nyt sinun on tehtävä tämä jokaisessa henkilökohtaisen huoneen kokouksessa, jonka haluat lukita. Mutta kun otetaan huomioon, että olet ensimmäinen kokouksessa, koska se on improvisoitu, se ei ole niin suuri ongelma. Tämä ratkaisu on täydellinen ihmisille, jotka eivät ehkä halua odotushuonetta jokaisessa kokouksessa.
Mutta ihmisille, jotka haluavat odotushuoneen oletuksena kaikissa kokouksissa, on toinen tapa. Tämän pienen asetuksen määrittäminen lukitsee automaattisesti jokaisen henkilökohtaisen huoneen kokouksen heti sen alkaessa.
Mene osoitteeseen webex.com ja kirjaudu sisään Webex-kokoustilaan. Napsauta vasemmalla olevasta navigointivalikosta "Asetukset".
Siirry sitten kohtaan "Oma henkilökohtainen huone".
Omat huoneasetukset avautuvat. Vieritä alas kohtaan "Automaattinen lukitus". Napsauta sitten sen vieressä olevaa valintaruutua valitaksesi sen.
Kun valitset sen, ajan avattava valikko tulee napsautettavaksi. Napsauta sitä ja valitse "0" vaihtoehdoista.
Napsauta sitten "Tallenna" -painiketta.
Nyt kaikissa henkilökohtaisissa kokoushuoneissasi on oletusarvoisesti odotushuone.
merkintä: Jotta voit päästää ihmisiä aulasta lukittuun kokoukseen, sinun tulee käyttää Webex Meetings -työpöytäsovellusta, Webex Teams -työpöytäsovellusta tai Cisco Webexin pilveen rekisteröityä huonetta tai pöytälaitetta. Muuten et voi päästää ihmisiä sisään avaamatta kokouksen lukitusta.
Odotushuoneen käyttäminen sovitun kokouksen yhteydessä
Suunniteltujen kokousten yhteydessä odotushuone on erityisen tärkeä. Jos muut osallistujat saapuvat ennen isäntää, heidän tulee olla odotushuoneessa, josta isäntä voi päästää heidät sisään.
Mutta aiemmin et voinut käyttää tätä odotushuonetoimintoa Webexin ajoitetussa kokouksessa. Ennen isäntää saapuneet osallistujat eivät voineet liittyä kokoukseen ollenkaan, jos kokous oli lukittu. Heidän täytyi virkistäytyä ja yrittää liittyä uudelleen kokoukseen isäntänsä saapumisen jälkeen. Kuten voit kuvitella, se ei ole ollenkaan intuitiivista. Miten osallistuja saa tietää isännöitsijän saapumisesta kokoukseen?
Mutta Webex 40.9:stä eteenpäin sinulla voi olla odotushuone suunniteltujen kokousten vieraille. Vieraat ovat käyttäjiä, jotka eivät ole kirjautuneet Webex-tileihinsä, tai ulkoisia käyttäjiä, joilla ei ole Webex-tiliä sivustollasi. Joten kaikkien ennen isäntäänsä saapuvien vieraiden on odotettava kokoushuoneessa. Mutta kaikki organisaation jäsenet, jotka saapuvat ennen isäntää, voivat liittyä suoraan.
Mene osoitteeseen webex.com ja kirjaudu sisään kokoustilaan. Siirry sitten "Kokoukset" vasemmalla olevasta navigointivalikosta.
Ajoita uusi kokous napsauttamalla Aikataulu-painiketta.
Tai voit myös muokata aiemmin ajoitettua kokousta uusilla asetuksilla. Avaa kokous ja napsauta Muokkaa-painiketta.
Sen jälkeen, kun olet ajoittanut tapaamisen, vieritä alas ja napsauta Näytä lisäasetukset.
Muutama vaihtoehto laajenee sen alle. Napsauta "Ajoitusasetukset".
Siirry Ajoitusasetuksissa kohtaan "Lukitsemattomat kokoukset". Tämän vaihtoehdon oletusasetuksena on Vieraat voivat liittyä kokoukseen. Napsauta "Vieraat odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät" -valintanappia valitaksesi sen.
Nyt, aivan kuten henkilökohtaisen kokoushuoneesi asetuksissa, näet vaihtoehdon "Automaattinen lukitus". Se saattaa saada sinut ihmettelemään, miksi et vain voi lukita kokousta ottaaksesi käyttöön odotushuoneen, kuten henkilökohtaisissa kokoushuoneissa.
Pelkästään kokouksen lukitseminen ilman edellisen asetuksen käyttöönottoa ei luo odotushuonetta vieraille, jotka saapuvat ennen isäntänä. Sen sijaan he menivät suoraan kokoukseen. Joten edellisen vaihtoehdon käyttöönotto on tärkeää. Mutta on myös tärkeää muistaa, että se luo vain odotushuoneen, kunnes olet liittynyt kokoukseen. Jotta voit luoda odotushuoneen jälkikäteen, sinun on lukittava kokous.
Nyt voit ottaa käyttöön "Automaattisen lukituksen" kokouksen ajoituksen aikana tai voit lukita kokouksen kokouksen työkalupalkista, kun olet liittynyt kokoukseen. se on täysin sinusta kiinni. Kun kokous on lukittu, kaikkien osallistujien, vieraiden ja organisaation jäsenten on mentävä odotushuoneen läpi.
Napsauta lopuksi "Tallenna" tai "Aikatauluta" -painiketta.
Ajoitettuja kokouksia varten ei ole olemassa yleistä vaihtoehtoa, joka loisi odotushuoneen jokaista kokousta varten. Sinun on suoritettava nämä vaiheet jokaisessa suunnittelemassasi kokouksessa.
Virtuaalikokouksen odotushuoneet ovat erittäin tärkeitä onnettomuuksien välttämiseksi. Ja vaikka Webex-kokouksissa voi olla odotushuone, mekaniikka ei ole niin yksinkertaista ja suoraviivaista. Mutta kun tiedät kuinka, voit varmistaa, että kokouksesi ovat niin turvallisia kuin niiden pitääkin olla.