Poista arkaluonteiset tiedot pysyvästi, jotta ne eivät päädy vääriin käsiin.
Asiakirjat sisältävät usein arkaluontoisia ja yksityisiä tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien silmille. Ennen kuin voit jakaa tällaisen asiakirjan, sinun on muokattava nämä tiedot. Jos se olisi fyysinen asiakirja, kaikki arkaluontoiset tiedot olisi ollut melko helppoa poistaa pysyvästi – tarvitset vain paksun pysyvän merkin.
Mutta digitaalisten asiakirjojen muokkaaminen on hieman monimutkaista. Et voi yksinkertaisesti piirtää mustia laatikoita, jotka jäljittelevät pysyvää merkkiä Wordin tai muiden vastaavien sovellusten arkaluonteisten tietojen päälle. Se ei ratkaise ongelmaa. Usko tai älä, mainitut laatikot on äärimmäisen helppo poistaa, jotta alla oleva teksti tulee näkyviin. Se ei myöskään tee mitään metatiedoille.
Tarvitset pysyvän korjauksen, ja Adobe Acrobatin Redact-ominaisuus on vastaus tarpeisiisi.
Kuinka redaktoida Adobe Acrobatissa
Ensinnäkin Adobe Acrobatin redact-ominaisuuden käyttäminen edellyttää Pro-tilausta. Ominaisuus on saatavilla Adobe Acrobat 2017:ssä, Adobe Acrobat 2020:ssa ja Adobe Acrobat DC:ssä, mutta Pro-tilauksella.
Avaa muokattava asiakirja Adobe Acrobatissa. Jos sinulla on paljon tietoja, joita haluat muokata, siirry "Työkalut"-valikkoon.
Valitse "Puokkaa" Työkalut-valikon vaihtoehdoista.
Voit myös siirtyä valikkoriviltä kohtaan "Muokkaa" ja valita valikosta "Puokkaa tekstiä ja kuvia".
Redakt-työkalusarja näkyy asiakirjassasi toissijaisessa työkalupalkissa.
Valitse nyt teksti tai kuvat, joita haluat muokata. Ne näkyvät punaisilla laatikoilla, mikä tarkoittaa, että ne on merkitty muokattavaksi. Voit merkitä kaiken tekstin, jonka haluat muokata ennen muutosten käyttöönottoa.
Jos asiakirjassa on muokkauksia, jotka näkyvät samassa paikassa kaikilla tai useilla sivuilla, kuten vesileima, ylä-/alatunniste jne., sinun ei tarvitse merkitä niitä erikseen. Kun olet merkinnyt yhden tällaisen tekstin, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Toista merkintä sivuille.
Tekstin pysyvä poisto ei ole valmis ennen kuin otat muokkauksen käyttöön. Jos olet vahingossa merkinnyt tekstiä, voit poistaa sen, kun se on vielä merkittynä. Mutta kun olet ottanut muutokset käyttöön ja muokkaat tekstiä, et voi poistaa sitä.
Voit poistaa merkinnän napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla valikosta Poista.
Kun olet merkinnyt kaiken tekstin, jonka haluat muokata, napsauta "Käytä"-painiketta toissijaisessa työkalupalkissa.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa varoitetaan, että olet muokkaamassa tekstiä pysyvästi. Kun olet tallentanut asiakirjan, et voi kumota sitä. Napsauta 'OK' jatkaaksesi.
Valintaikkuna asiakirjan tallentamista varten avautuu. Jos haluat asiakirjan korvaavan alkuperäisen asiakirjan, tallenna se samalla nimellä samaan paikkaan. Muussa tapauksessa muuta joko nimeä, sijaintia tai molempia.
Jos haluat muokata vain pienen määrän tekstiä, esimerkiksi yhden rivin, voit myös valita tekstin ja sitten joko klikata 'Puokkaa' kelluvasta kontekstivalikosta.
Tai valitse teksti ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse sitten "Puokkaa" avautuvasta hiiren kakkospainikkeen pikavalikosta.
Napsauta nyt "Käytä" ja tallenna asiakirja.
Muokkausmerkkien ulkoasun asettaminen
Oletusarvoisesti muokkausmerkit näkyvät mustina laatikoina ilman peittotekstiä. Mutta voit muuttaa muokkausmerkkien ulkonäköä. Siirry toissijaisen työkalupalkin muokkaustyökalusarjaan ja napsauta Muokkaa tekstiä ja kuvia -painikkeen vieressä olevaa avattavaa nuolta.
Pudotusvalikko laajenee. Napsauta 'Ominaisuudet'.
Ominaisuudet-valintaikkuna avautuu. Pysy Ulkoasu-välilehdessä. Muuttaaksesi muokkausmerkin väriä, napsauta väriruutua Redacted Area Fill Color -vaihtoehdon vieressä ja valitse väri, jota haluat käyttää.
Jos haluat, että muokkausmerkkiin tulee myös peittoteksti, valitse sama valintaruutu. Peittotekstin asetukset, jotka olivat aiemmin harmaita, ovat konfiguroitavissa. Kirjoita teksti ja valitse muut attribuutit, kuten väri, fontti jne.
Napsauta lopuksi OK ottaaksesi muutokset käyttöön.
Kaikki muutokset, jotka teet muokkausmerkkien ulkoasuun, koskevat vain uusia muokkauksia. Eli jos asiakirja sisältää muokkauksia, jotka olet jo merkinnyt tai käyttänyt, se ei vaikuta niihin. Muutokset koskevat siis tekstiä, jonka merkitset tai muokkaat myöhemmin.
Etsi ja poista tekstiä
Voit myös etsiä tekstiä yhdestä tai useista PDF-tiedostoista yhdellä kertaa ja muokata sitä Etsi teksti -työkalulla. Napsauta Redact-työkalusarjan Redact Text and Images -kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse valikosta Etsi tekstiä ja muokkaa.
Haku-valintaikkuna avautuu. Täällä voit määrittää, haluatko etsiä vain nykyisestä asiakirjasta vai kaikista tietyn sijainnin PDF-tiedostoista.
Kun olet määrittänyt PDF-tiedoston, valitse, haluatko etsiä yksittäistä sanaa tai lausetta vai useita lauseita. Jos haluat etsiä yksittäistä sanaa/lausetta, valitse vaihtoehto ja kirjoita lause tekstiruutuun.
Jos haluat etsiä useita sanoja, valitse vastaava vaihtoehto ja napsauta sitten "Valitse sanat" -vaihtoehtoa.
Kirjoita sana tai lause tekstikenttään ja napsauta Lisää-painiketta. Voit myös tuoda tekstitiedoston, jossa on hakusanaluettelo.
Valitse lopuksi vaihtoehto "Kuviot" löytääksesi tietoja, kuten luottokorttien numerot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, päivämäärät, sosiaaliturvatunnukset jne. Valitse jokin käytettävissä olevista malleista avattavasta valikosta. Voit myös vaihtaa mallien maa-asetuksen johonkin saatavilla olevista maista.
Asiakirjan puhdistaminen
Joka kerta kun otat muokkauksia käyttöön, löydät automaattisesti valitun vaihtovaihtoehdon "Puhdista ja poista piilotetut tiedot". Mitä se tarkalleen ottaen tarkoittaa?
Asiakirja sisältää paljon piilotettua tietoa, kuten metatietoja, piilotekstiä tai tasoja, päällekkäistä tekstiä, liitteitä, kirjanmerkkejä, kommentteja jne., joita et halua muiden näkevän, kun julkaiset tai jaat asiakirjan.
Yllä oleva vaihtoehto asiakirjan puhdistamiseksi poistaa pysyvästi kaikki asiakirjaan liittyvät piilotetut tiedot.
Voit myös määrittää ja valita, mitä piilotettuja tietoja haluat poistaa ja mitä säilyttää. Tehdäksesi tämän, ensinnäkin, kun käytät muokkauksia, kytke pois päältä "Puhdista ja poista piilotetut tiedot".
Siirry nyt "Sanitize Document" -vaihtoehtoon muokkaustyökalupalkissa.
Näyttöön tulee valintaikkuna. Napsauta vaihtoehtoa "Klikkaa tästä" lauseen "Piilotetun tiedon valikoiva poistaminen" vieressä.
"Poista piilotetut tiedot" -paneeli avautuu ja siinä luetellaan kaikki asiakirjasta löytyneet piilotetut tiedot sen perusteellisen tutkimisen jälkeen. Oletuksena kaikki piilotetut tiedot valitaan. Napsauta niiden vieressä olevia valintaruutuja poistaaksesi valinnan. Napsauta sitten Poista-painiketta poistaaksesi edelleen valitut kohteet.
Arkaluontoisten tietojen jakaminen ihmisten kanssa, joiden ei pitäisi nähdä niitä, voi johtaa valtaviin ongelmiin. Nyt, ennen kuin julkaiset tai jaat asiakirjoja, voit poistaa arkaluontoiset tiedot oikein ja puhdistaa asiakirjan välttääksesi onnettomuudet Adobe Acrobatin avulla.