Jokainen voi siis suunnitella kalenterinsa etukäteen
Zoom-kokoukset ovat pelastaneet kotoa työskennellessä. Vaikka Zoom-kokousten aloittaminen paikan päällä on varsin hyödyllistä, palvelu antaa sinulle myös mahdollisuuden ajoittaa tapaamiset etukäteen, jotta voit järjestää työkalenterisi tehokkaasti.
Suunnitellut Zoom-kokoukset ovat myös ihanteellinen vaihtoehto toistuviin kokouksiin tai online-tunneille, jotka tapahtuvat tietyn aikataulun mukaan. Kokousten ajoittaminen antaa myös osallistujille ennakkovalmiuksia kokoukseen.
Zoom-kokouksen ajoittaminen
Avaa Zoom-työpöytäohjelma tietokoneellasi. Napsauta sitten "Aikataulu" -vaihtoehtoa Zoom-sovelluksen aloitusnäytössä.
Ajastin-ikkuna avautuu, jossa sinun on valittava kaikki kokousasetukset.
Anna kokoukselle nimi "Aihe"-osiossa.
Aseta sitten kokouksen päivämäärä ja aika. "Aikavyöhyke" valitaan oletusarvoisesti tietokoneesi aikavyöhykkeen perusteella. Napsauta avattavaa valikkoa valitaksesi eri vyöhykkeen. Jos kokous on toistuva, valitse Toistuva-valintaruutu.
Kun valitset Toistuva-valintaruudun, päivämäärä- ja aikaruudut katoavat ja niiden tilalle tulee viesti, jossa sinua pyydetään tarkistamaan toistuvuus tai toistuva ajoitus kalenteristasi.
Valitse sitten kokouksen tunnus. Voit joko valita "Luo automaattisesti" -vaihtoehdon tai käyttää "Henkilökohtaista kokoustunnustasi" ei-toistuviin kokouksiin.
merkintä: Toistuviin kokouksiin et voi käyttää "Henkilökohtaista kokoustunnustasi", koska se on varattu, jotta voit aloittaa tai ajoittaa kokouksen milloin tahansa.
Isäntä voi myös määrittää muita asioita, kuten kokouksen salasanan, ääni- ja videoasetukset sekä kalenterin, johon kokous ajoittaa. Käyttäjät voivat valita vaihtoehdoiksi "Outlook", "Google-kalenteri" tai "Muut kalenterit".
Napsauta "Lisäasetukset" laajentaaksesi lisää vaihtoehtoja, joissa voit ottaa käyttöön odotushuoneen tai liittyä ennen isännöintiä, mykistää osallistujat saapuessaan tai tallentaa kokouksen automaattisesti paikalliselle tietokoneelle. Valitse sen asetuksen valintaruutu, jota haluat käyttää.
Napsauta sitten "Aikatauluta" aikatauluttaaksesi kokouksen.
Kun olet painanut Aikataulu-painiketta, avautuu käyttäjän valitsema kalenteri, johon tapahtuma lisätään. Jos valittiin Muut kalenterit, voit kopioida kokoustiedot kalenteriisi.
Kuinka kutsua muita suunniteltuun kokoukseen
Kun ajoitat kokouksen Zoomin avulla, voit lähettää kokoukseen kutsuja muille ihmisille, jotta he voivat valmistautua etukäteen ja sovittaa aikataulunsa sen ympärille.
Napsauta Zoom-työpöytäohjelmassa "Kokoukset" -välilehteä näytön yläreunasta.
Suunnitellut kokoukset luetellaan siellä. Valitse kokous, johon haluat kutsua muita.
Kokouksen tiedot näkyvät näytön oikealla puolella. Napsauta "Kopioi kutsu" ja kokouksen tiedot kopioidaan. Liitä tiedot sähköpostiin tai muuhun tapaan, josta haluat lähettää kutsun.
Zoomin avulla et voi pitää tapaamisia vain suuren määrän ihmisiä, vaan voit myös ajoittaa tapaamiset järjestääksesi kalenterisi paremmin ja pysyäksesi aina ajan tasalla kaikista tapahtumista. Zoomilla on myös mahdollisuus lähettää kutsuja ajoitettuun kokoukseen muille ihmisille, jotta hekin voivat saada tietoa kokouksesta ja järjestää työpäivänsä paremmin.