Järjestä tärkeät kokoukset niin, että kaikki jäsenet voivat osallistua
Yhteistyöalustat, kuten Microsoft Teams, ovat muuttaneet etätyöpeliä täysin, ja aivan oikein. Monet organisaatiot ovat siirtymässä sähköposteista sovelluksiin, kuten Microsoft Teams, kommunikoidakseen kollegoiden välillä näiden alustojen tarjoamien upeiden ominaisuuksien vuoksi.
Yksi Microsoft Teamsin tarjoamista ominaisuuksista, jota käyttäjät ympäri maailmaa rakastavat, on mahdollisuus pitää aikataulutettuja kokouksia alustalla. Ad hoc -kokousten lisäksi käyttäjät voivat myös ajoittaa kokouksia. Aikaisemmin vain Microsoft 365 Business -tilaajat saattoivat pitää ajoitettuja yksityisiä tai kanavakokouksia. Mutta nyt Microsoft on myös lisännyt vaihtoehdon Microsoft Teams Free -käyttäjille. Kokousten ajoittaminen Teamsissa organisaation jäsenten ja ulkopuolisten kanssa (jotka tunnetaan yleisesti Microsoft Teams -kokousten maailmassa vieraina) on niin helppoa kuin mahdollista.
Tapaamisen ajoittaminen, jos olet Microsoft Teamsin ilmainen käyttäjä
Avaa Microsoft Teams -työpöytäsovellus tai siirry osoitteeseen teams.microsoft.com. Valitse "Kokoukset" -vaihtoehto vasemmalla olevasta navigointipalkista.
merkintä: Jos Kokoukset-vaihtoehtoa ei ole, yritä päivittää Microsoft Teams -työpöytäsovellus, koska uusi vaihtoehto on vasta alkanut ottaa käyttöön. Jos uusimpaan versioon päivittäminen ei vieläkään näytä vaihtoehtoa, jää vain odottaa, että ominaisuus tulee käyttöön.
Kokoukset-välilehti avautuu. Näet kaksi vaihtoehtoa: "Tapaa nyt" ja "Ajoita kokous". Avaa ajastusikkuna napsauttamalla 'Ajoita kokous'.
Anna kokouksellesi otsikko ja määritä päivämäärä ja aika kokouksen kestolle. Napsauta sitten "Aikataulu"-painiketta.
Joukkueet sovittavat tapaamisen. Näytöllesi tulee muutamia vaihtoehtoja kutsun jakamiseen. Voit jakaa kokouksen tiedot kopioimalla ne ja lähettämällä linkin sähköpostitse tai millä tahansa viestisovelluksella, tai voit lähettää kutsun Google-kalenterin tai Outlook-kalenterin avulla luomalla tapahtuman. Valitse haluamasi vaihtoehto.
Tärkeä muistiinpano: Älä ohita tätä vaihetta kopioimatta ainakin kokouksen tiedot. Kun suljet tämän ikkunan, et voi enää käyttää tietoja. Sinun tulee myös pitää kokouslinkki kätevänä itsellesi, jos et luonut kalenteritapahtumaa, sillä Microsoft Teamsilla ei ole sisäänrakennettua kalenteria ilmaisille käyttäjille, jotka voisivat seurata ajoitettuja kokouksia. Et siis voi liittyä kokoukseen tai kutsua muita juuri suunnittelemaasi kokoukseen, jos ohitat tämän vaiheen.
Tällä hetkellä ilmaiset käyttäjät voivat pitää ajoitettuja kokouksia vain yksityisesti eivätkä kanavissa. Joten vain henkilöt, joilla on kokouskutsulinkki, voivat liittyä kokoukseen.
Tapaamisen ajoittaminen, jos olet Microsoft 365 Business -käyttäjä
Microsoft 365 Business -tilaajat voivat joko ajoittaa kokouksen Microsoft Teams -sovelluksesta tai he voivat myös käyttää Outlookia kokouksen ajoittamiseen Teamsissa.
Varaa kokous Microsoft Teamsilta
Avaa Microsoft Teams -työpöytäsovellus tai mene osoitteeseen teams.microsoft.com ja kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi. Valitse sitten "Kalenteri" -vaihtoehto vasemmalla olevasta navigointipalkista.
Napsauta kalenterissa "Uusi kokous" -painiketta ajoittaaksesi kokouksen.
Näyttö uuden kokouksen luomista varten avautuu. Lisää kokouksen otsikko ja kirjoita sitten osallistujien nimet Lisää vaaditut osallistujat -ruutuun kutsuaksesi ihmisiä.
Jos haluat jonkun organisaatiosi ulkopuolisen osallistuvan kokoukseen, kirjoita hänen sähköpostiosoitteensa kenttään lähettääksesi hänelle kutsulinkin kokoukseen.
Kun olet lisännyt kaikki osallistujat, aseta kokouksen aika. Voit myös käyttää Aikataulutusassistenttia löytääksesi vapaa-aikaa kaikkien kalenterista ja asettaaksesi kaikille sopivan kokouksen ajan.
Microsoft Teams sallii myös kokouksen toistamisen tietyssä aikataulussa. Valitse sopiva vaihtoehto avattavasta valikosta. Jos et halua toistaa kokousta, jätä asetukseksi "Ei toistu".
Seuraava on "Lisää kanava" -asetus, joka määrittää kokouksen tietosuoja-asetukset. Pidä se tyhjänä, jotta kokouksesi pysyy yksityisenä. Avaa kokous tiimin jäsenille valitsemalla kanava. Voit myös valita kokoukselle useita kanavia.
Kokous julkaistaan Viestit-välilehdellä valitsemassasi kanavassa, jossa tiimin jäsenet voivat asettaa esityslistoja, jakaa tiedostoja tai lisätä kommenttejaan.
Napsauta "Lähetä" tai "Tallenna" -painiketta (kumpi tulee näkyviin sen mukaan, onko luettelossasi osallistujia) ajoittaaksesi kokouksen.
Ajoita Teams-kokous Outlookista
Käyttäjät voivat myös ajoittaa Teams-kokouksen Microsoft Outlookista. Avaa Outlook-sovellus ja vaihda kalenterinäkymään. Napsauta "Kalenteri" -kuvaketta vasemman navigointiruudun alareunassa vaihtaaksesi.
Oletusarvoisesti Microsoft Teamsissa on Outlook-apuohjelma. Napsauta "New Teams Meeting" Outlook-kalenterinäkymässä.
Kokouksen ajoitusnäyttö avautuu. Aseta kokouksen nimi, lisää osallistujia, joille lähetetään kokouskutsuja, aseta kokouksen aika ja lähetä kokouskutsu napsauttamalla Lähetä-painiketta.
merkintä: Tällä hetkellä käyttäjät voivat ajoittaa kokouksia Outlookista, mutta he eivät voi saada niitä missään kanavassa.
Kokousten pitäminen Microsoft Teamsissa on erittäin kätevää. Käyttäjät voivat ajoittaa kokouksia Microsoft Teamsista tai Outlook-sovelluksella. Teams-käyttäjät, joilla on Microsoft 365 Business -tilaus, voivat myös käyttää ajoitusavustajaa, jonka avulla käyttäjät voivat löytää kaikille sopivan ajan kokoukselle.
Microsoft Teams Free -käyttäjien aikataulu on tällä hetkellä melko yksinkertainen, mutta koska se on juuri otettu käyttöön, se saa ehkä tärkeitä päivityksiä tulevina kuukausina. Voit myös lähettää kutsulinkin ihmisille, jotka eivät kuulu organisaatioosi, jotta he voivat liittyä kokoukseen "vieraina".