Tehtävien hallitseminen on nyt paljon helpompaa.
Microsoft julkisti Tasks-sovelluksen Microsoft Teamsille viime vuonna, ja on turvallista sanoa, että se on yksi niistä sovelluksista, joiden saapumista ihmiset odottivat innolla. Erilaisten tehtävien seuraaminen, joita meidän on hoidettava koko päivän tai viikon tai kuukauden loppuun mennessä, voi olla todella pelottavaa. Tietysti Microsoftissa on erilaisia sovelluksia tätä varten.
Mutta se on juuri se ongelma. Tai ainakin oli. Sovellukset olivat erillisiä. Ja sinun on vaihdettava useiden sovellusten välillä, jotta voit seurata kaikkea. Oli todella vaikeaa säilyttää järkeä tehdessäsi sitä. Mutta Tasksilla Microsoft muuttaa sitä.
Tasks-sovellus tuo kaikki Microsoftin erillisten edistymisen seuranta- ja tehtävienhallintasovellusten ominaisuudet yhteen paikkaan. Uusi Tasks-sovellus yhdistää henkilökohtaiset tehtäväsi To-Dosta ja jaetut tehtävät Planner-sovelluksesta suoraan Microsoft Teamsissa. Joten voit seurata kaikkia tehtäviäsi yhdestä paikasta.
Tehtävien lisääminen Microsoft Teamsissa
Tasks-sovellus otettiin käyttöön aiemmin tänä vuonna vaiheittain, ja se on nyt yleisesti kaikkien Microsoft 365 -tilauksen tehneiden saatavilla. Microsoft Teams Free -käyttäjillä ei ole pääsyä sovellukseen.
Voit lisätä Tasks-sovelluksen järjestelmänlaajuiseksi sovellukseksi Microsoft Teamsissa tai kanavan välilehdeksi. Kun lisäät Tehtävät välilehdeksi kanavaan, se ei sisällä henkilökohtaisia tehtäviäsi Tehtävästä.
Ennen kuin lisäät Tasks-sovelluksen Microsoft Teamsiin, muista yksi asia. Et löydä sovellusta nimellä "Tasks". Tällä hetkellä löydät sen nimellä "Suunnittelija".
Vähitellen nimi muuttuu "Tasks by Planner and To-Do" -nimeksi ennen kuin siitä tulee vihdoin "Tasks". Muutos edelliseen on jo alkanut, ja jotkut käyttäjät saattavat löytää sovelluksen tällä nimellä Plannerin sijaan. Mutta nimestä riippumatta, toiminnallisuus on sama.
Voit käyttää Tasks-sovellusta napsauttamalla vasemmalla olevasta navigointipalkista Lisää lisättyjä sovelluksia -vaihtoehtoa (kolme pistettä).
Napsauta sitten "Etsi sovellus" -hakupalkkia ja etsi "Suunnittelija". Napsauta sovellusta lisätäksesi se Microsoft Teams -luetteloosi.
Sovelluksen kuvausikkuna avautuu. Napsauta "Lisää" -painiketta asentaaksesi sovelluksen.
Suunnittelija (tai joissain tapauksissa Plannerin tehtävät ja tehtävät) näkyy siirtymispalkissa. Voit myös kiinnittää sovelluksen navigointipalkkiin myöhempää käyttöä varten. Napsauta sovellusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse asetusvalikosta Kiinnitä.
Tehtävien käyttäminen Microsoft Teamsissa
Microsoft Teamsin Tasks-sovellus näyttää tehtäväsi kahdessa osiossa: "Omat tehtävät" ja "Jaetut suunnitelmat".
Omat tehtävät -osio sisältää luettelosi Microsoft To-Do -sovelluksesta sekä kaikki tehtävät, jotka olet lisännyt To Do- ja Outlookiin. Siinä on myös Minulle osoitettu -osio, jossa näkyvät kaikki sinulle nimenomaan määrätyt Plannerin tehtävät, jotta voit aina pitää luettelon tehtävistä käden ulottuvilla.
Jaetut suunnitelmat -osio sisältää Planner-sovelluksen tehtävät tai suunnitelmat, jotka on lisätty Teamsiin.
Omat tehtäväni -osiossa on myös Tärkeät ja Suunnitellut luokat. Tärkeä-luokka näyttää kaikki tähdellä merkitsemäsi tehtävät Tehtävästä sekä sinulle Plannerissa määritetyt tehtävät.
Suunniteltu-kategoriassa näkyvät kaikki sinulle määrätyt tehtäväsi, joilla on eräpäivä, Tehtävästä sekä Suunnittelija, lajiteltuina päivämäärän mukaan, jotta voit seurata aikatauluasi. Se näyttää myös Plansin tehtävät, jotka eivät ole osa tiimejäsi, mutta jotka ovat mukana alkuperäisessä Planner-sovelluksessa.
Uusien tehtävien luominen
Tasks-sovellus ei vain näytä kaikkia tehtäviäsi näistä muista sovelluksista. voit myös luoda uusia tehtäviä.
Napsauta "Uusi luettelo tai suunnitelma" -vaihtoehtoa näytön alareunassa luodaksesi uusia luetteloita tai suunnitelmia.
Näkyviin tulee ikkuna uuden tehtävän luomiseksi. Anna luettelollesi tai suunnitelmallesi otsikko. Siirry sitten Luonti-kohdan avattavaan valikkoon ja valitse, minkä tyyppinen tehtävä se tulee olemaan. Valitse Omat tehtävät, jos haluat luoda yksityisen luettelon tai tiimin nimen, ja kanava, jos haluat luoda jaetun suunnitelman.
Napsauta sitten Luo-painiketta.
Jos haluat luoda uuden tehtävän olemassa olevaan luetteloon tai suunnitelmaan, siirry ensin kyseiseen luetteloon/suunnitelmaan. Oletetaan, että haluat luoda uuden henkilökohtaisen tehtävän To-Do:lle, siirry kohtaan "Tehtävät" kohdassa "Omat tehtävät".
Napsauta sitten "Lisää tehtävä" -vaihtoehtoa.
Anna tehtävän otsikko ja prioriteettitila tai eräpäivä, jos sellainen on. Tallenna tehtävä napsauttamalla OK-painiketta (valintamerkkikuvake).
Voit muokata tehtävän lisätietoja, kuten lisätä kuvauksen tai alitehtäviä, napsauttamalla tehtävää.
Muokkausikkuna avautuu. Siirry "Tarkistuslistaan" ja lisää tehtävälle alitehtävät, jossa lukee "Lisää kohde".
Vastaavasti uuden jaetun suunnitelman tehtävää varten siirry suunnitelman nimeen ja napsauta "Lisää tehtävä" -vaihtoehtoa. Ainoa ero suunnitelman uudessa tehtävässä on sarakeluokat. Voit antaa tiedot Luokkiin "Määrätty" ja "Säilö", kun luot uuden tehtävän Plannerille.
Tarkastelee tehtäviäsi
To-Do-tehtävät voidaan tarkastella vain luettelona, mutta Planner-tehtävät tukevat neljää näkymää. Voit näyttää tehtäväsi luettelon, taulun, kaavion tai aikataulun muodossa.
Oletuksena "Lista"-näkymä on näkyvissä.
Taulunäkymä näyttää kaikki tehtävät korttien muodossa taululla, joka on oletusnäkymä Microsoft 365:n alkuperäisessä Planner-sovelluksessa.
Kaavionäkymä näyttää kaikki Suunnitelmaan liittyvät tilastot kaavioina, mikä tekee siitä visuaalisempaa ja helpottaa kaikkien tietojen kirjaamista.
Ja Aikataulu-näkymä näyttää kaikki tehtäväsi kalenterissa, mikä helpottaa määräaikojen seurantaa.
Voit vaihtaa näkymää napsauttamalla vastaavaa vaihtoehtoa tehtävien yläpuolella olevan työkalupalkin oikeassa kulmassa.
Tehtävien käyttäminen välilehtenä
Voit myös lisätä Tehtävät välilehdeksi Teams-kanavaan. Kun sovellus lisätään kanavaan, se ei sisällä henkilökohtaisia tehtäviäsi To-Dosta. Kanavan Tasks-sovelluksen avulla tiimisi voi luoda suunnitelmia yhteistyössä ja pitää kaikki käsillä olevat tehtävät järjestyksessä.
Siirry kanavalle, johon haluat lisätä Plannerin, ja lisää uusi välilehti napsauttamalla yläreunassa olevaa +-kuvaketta.
Etsi "Planner" sovelluksista ja napsauta sitä. Voit joko luoda uuden suunnitelman tai lisätä olemassa olevan. Valitse haluamasi vaihtoehto vastaava valintanappi ja kirjoita sitten suunnitelman nimi (luoksesi uuden suunnitelman) tai valitse olemassa oleva suunnitelma avattavasta valikosta. Napsauta sitten "Tallenna" -vaihtoehtoa.
Microsoft Teamsin uusi Tasks-sovellus tekee niin tiimi- kuin henkilökohtaistenkin tehtävien hallinnasta leivonnaisen. Ja tulevina kuukausina nähdään vain parannuksia sovellukseen, ja myös lisää lisäyksiä, kuten toistuvia tehtäviä, My Day -lista jne., tulee myös.