Kattavin opas ohjatuksi Microsoft Teams -toiminnoksi tulemiseen
Microsoft Teams on yksi parhaista Workstream Collaboration -sovelluksista. Siinä on paljon ominaisuuksia, joilla on vain yksi tavoite: tehdä tiimien välisestä yhteistyöstä vaivatonta ja etätyöstä mahdollisimman saumatonta.
Kattavin opas ohjatuksi Microsoft Teams -toiminnoksi tulemiseen
Itse asiassa monille ihmisille työpaikan ulkopuolella työskentely on lisännyt tuottavuutta, ja Microsoft Teams on valtava osa sitä. Mutta jos olet uusi siinä, se voi tuntua hieman ylivoimaiselta. Luota meihin kuitenkin. Kun ymmärrät asian, ymmärrät, mistä kaikki muut raivoavat.
Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää, jotta voit aloittaa Microsoft Teamsin käytön ja tulla ohjatuksi Microsoft Teams -toiminnoksi!
Tiimit ja kanavat – ryhmätyön keskus
Tiimit ja kanavat ovat Microsoft Teamsin rakennuspalikoita. Ne ovat kirjaimellisesti fyysisiä ilmentymiä koko Microsoft Teamsin taustalla olevasta ryhmätyö- ja yhteistyökonseptista.
Jos liityt jonkun muun organisaatioon Microsoft Teamsissa, jotkin tiimit ja kanavat ovat jo olemassa. Ja he lisäävät sinut asianmukaisiin ryhmiin. Joukkueet koostuvat edelleen kanavista. Kanavat voivat edustaa mitä tahansa, eri osastoja, projekteja, tapahtumia jne., joita tiimi käsittelee.
Joten jos tiimilläsi on markkinointi- ja myyntiosasto, nämä voivat olla kaksi sen monista kanavista. Mutta jos kuulut vain yhteen osastoon, tiimin omistaja lisää sinut vain kyseiselle kanavalle. Luotavien lisäkanavien lisäksi jokaisella tiimillä on yleinen kanava, jossa kaikki tiimin jäsenet voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä. Voit isännöidä kokouksia, jakaa tiedostoja, kommunikoida muiden tiimin jäsenten kanssa ja tehdä paljon muuta kanavissa.
Voit luoda uuden tiimin, uuden kanavan, jopa yksityisen kanavan, vaikka et olisikaan tiimin omistaja. Yksityiset kanavat ovat juuri sitä, mitä niiden nimi viittaa, ne ovat salaisia kanavia, joihin voi kutsua vain kutsuja, eikä kukaan muu tiimin jäsen (paitsi omistaja) edes tiedä niiden olemassaolosta.
👉 Tutustu monimutkaisiin oppaihimme oman tiimisi ja kanavien luomiseen ja hallintaan ja siirry sitten askeleen pidemmälle oppiaksesi yksityisistä kanavista.
Mutta jos et ole liittymässä jonkun muun organisaatioon, vaan luot omaasi, sinun on ennen kaikkea opittava määrittämään Microsoft Teams. Microsoft Teamsin käyttöönotto- ja käyttöoppaamme voi auttaa sinua etsinnässäsi.
Yhteistyö kanavissa välilehtien kanssa
Microsoft Teamsin hierarkia on seuraava: Tiimit koostuvat kanavista ja kanavilla on lisäksi välilehtiä. Mitä nämä välilehdet sitten ovat? Välilehdet ovat nopeita oikoteitä kanavissa ja yksi paikoista, joissa todellista yhteistyötä voi tapahtua.
Jokaisella kanavalla on oletuksena kolme välilehteä: Viestit, Tiedostot ja Wiki. Viestit-välilehti on paikka, jossa kaikki keskustelut tapahtuvat. Tiedostot-välilehti sisältää nopean reitin kaikkiin kanavalla jaettuihin tiedostoihin. Mutta voit todella vapauttaa niiden potentiaalin lisäämällä tiedostoja ja integroituja sovelluksia välilehdiksi.
Integroidut sovellukset ovat yksi Microsoft Teamsin tehokkaimmista ominaisuuksista. Niiden olemassaolo ekosysteemissä on se, mikä erotti sovelluksen muista. Ja mahdollisuus lisätä ne välilehdiksi lisää vain kirsikkaa päälle. Koska tiimin jäsenet voivat käyttää kaikkia välilehtiä, voit vaivattomasti ja nopeasti tehdä yhteistyötä muiden kanssa minkä tahansa tiedostojen tai sovellusten parissa lisättyäsi ne välilehdiksi. Ajattele sitä, välilehdet tuovat "yhteistyön" Microsoft Teamsin yhteistyöhön.
👉 Opi lisäämään tiedostoja ja sovelluksia välilehdiksi Microsoft Teamsissa ja pääsemään yhteistyöhön.
Kokoukset Microsoft Teamsissa
Mikään Workstream Collaboration -sovellus ei ole täydellinen ilman kokouksia. Ja Microsoft Teams tekee sen melko upeasti. Olipa kyseessä yksityiset kokoukset, kanavakokoukset, 1:1-kokoukset tai ajoitetut kokoukset, Microsoft Teams antaa sinun tehdä kaiken.
Voit pitää kokouksia organisaatiosi jäsenten sekä organisaation ulkopuolisten ihmisten kanssa. Itse asiassa voit jopa pitää kokouksia ihmisten kanssa, jotka eivät ole Microsoft Teamsin käyttäjiä. Näitä ihmisiä kutsutaan vieraiksi Teams-maailmassa, ja kaikki tapaamiset heidän kanssaan olisivat kuin tapaamisia Microsoft Teams -käyttäjien kanssa. sovellus ei syrji.
👉 Opastamme Microsoft Teamsin käyttämiseen kokouksiin tulee asiantuntija kaikissa kokouksiin liittyvissä asioissa ja saat jopa lisävinkkejä matkan varrelta.
Voit myös ajoittaa kokouksia Microsoft Teamsissa, jotta kaikki voivat olla varmoja siitä ja hallita aikatauluaan sen mukaisesti. Aiemmin vain Microsoft 365 Business -käyttäjillä oli pääsy ominaisuuteen. Nyt Microsoft Teams on lisännyt mahdollisuuden myös Microsoft Teams Free -käyttäjille. Meillä on kaikki yksityiskohdat oppaassamme samaa.
Kokouksista parempia
Videokokoukset auttavat pitämään yhteyden ikätovereihisi, etenkin näissä nykyisissä olosuhteissa. Mutta videokokousten tekeminen yhtä kiinnostaviksi kuin tavallisista kokouksista voi olla haaste. Onneksi Microsoft Teamsilla on työkaluja, jotka poistavat näistä tapaamisista "tylsää" ja auttavat lisäämään sitoutumista.
Itse asiassa yksi näistä ominaisuuksista on melkoinen sovelluksen korkki, ja Microsoftin henkilöiden tulisi taputtaa itseään selkään, kun he keksivät sen. Mietitkö, mistä olemme niin innoissamme? Together-tila Microsoft Teamsissa!
Together Mode on yksi parhaista uusista lisäyksistä Microsoft Teamsiin. Se murtaa virtuaalimaailman esteitä ja antaa sinulle mahdollisuuden saada kokemus olla samassa huoneessa muiden kokouksen osallistujien kanssa. Se on erityisen hyödyllinen opettajille, joiden on ollut yhä vaikeampaa saada yhteyttä oppilaisiinsa etäympäristössä. Käytännössä samassa huoneessa olemisen tunne voi tehdä ihmeitä lisäämään sitoutumista.
🏃♀️ Siirry Yhdessä-tilan käyttöoppaaseemme saadaksesi lisätietoja tästä ominaisuuden helmistä.
Virtuaalinen tausta on toinen ominaisuus, joka voi tehdä kokouksistasi äärettömän parempia. Tämä ominaisuus on kirjaimellisesti hengenpelastaja, joka voi olla jään murtamisesta hankalassa tapaamisessa tai sotkuisen taustan hämmennykseltä. Ja jotain mitä sinun pitää osata käyttää.
Tässä oleva opas kattaa kaiken, mitä sinun tulee tietää Microsoft Teamsin virtuaalisista taustoista. Tarkista se.
Tarvitset vielä yhden olennaisen ominaisuuden tehdäksesi kokouksistasi äärimmäisen parempia ja kiinnostavia. Microsoft Teamsilla on nyt kokouksissa 7 x 7 -ruudukkonäkymä, eli voit nähdä jopa 49 henkilön videosyötteen yhdessä kokouksessa. Se tunnetaan Microsoft Teams -ekosysteemissä Large Gallery View -näkymänä, ja se on yksi tärkeimmistä kokouksissa tarvittavista ominaisuuksista. Opi kaikki Large Gallery View'sta ja sen käytöstä kattavasta oppaastamme täältä 👈.
Tärkeitä kokoustyökaluja
Microsoft Teamsin kokouksissa on upeita työkaluja, joiden avulla on helpompi olla läsnä kokouksessa ja keskittyä olennaiseen. Nämä työkalut eivät ainoastaan tee virtuaalisista kokouksista vastaavia reaalimaailman vastineita, vaan ne saattavat jopa parantaa niitä.
Yksi tällainen työkalu on kokousten tallennusominaisuus. Toimistokokoukset eivät tarjoa sitä ylellisyyttä, että voit tallentaa kokouksia yhdellä painikkeella, kuten voit tehdä Microsoft Teamsin kokouksissa. Kokousten tallentaminen tekee siitä myös ihanteellisen koulutusmateriaalin tuottamiseen kaikille uusille tiimisi jäsenille. Ja arvasit sen oikein; Meillä on yksityiskohtaiset ohjeet kokouksen tallentamiseen sekä kokoustallenteiden katseluun tai poistamiseen.
Toinen tärkeä asia, jota kokouksissa vaaditaan, on kyky tehdä muistiinpanoja. Nyt muistiinpanojen tekeminen fyysisessä kokouksessa on helpompaa, mutta muistiinpanojen tekeminen virtuaalikokouksen aikana voi olla haaste. On hyvä, että Microsoft Teamsissa on ominaisuus tehdä muistiinpanoja, jotka ovat yhteistoiminnallisia ja joita kaikki kokouksen jäsenet voivat käyttää. Ja voit käyttää niitä jopa ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. Saat lisätietoja Microsoft Teamsin kokousmuistiinpanoista napsauttamalla tätä.
Nyt yksi etäkokouksissa kohtaamista ongelmista johtuu siitä, että et voi vain pyytää jotakuta tulemaan työasemallesi katsomaan näyttöäsi, kun sinun on näytettävä heille jotain. Mutta Microsoft Teamsilla on siihen ratkaisu. Voit jakaa näyttösi muiden kokouksen osallistujien kanssa. Ja koko prosessi on pala kakkua.
Lisäksi sinun ei aina tarvitse olla kokouksessa näytön jakamiseksi, toisin kuin monissa muissa sovelluksissa. Oletetaan, että olet chatissa jonkun kanssa, ja yhtäkkiä sinun on jaettava näyttösi hänen kanssaan. Sinun ei tarvitse ensin aloittaa kokousta heidän kanssaan sitä varten. Voit yksinkertaisesti jakaa näyttösi Microsoft Teamsin chatissa.
Microsoft Teams opettajille ja kouluille
Tähän asti jokainen Microsoft Teamsin ominaisuus, josta olemme puhuneet, tekevät siitä sopivamman vain toimiston kokouksiin. Mutta se ei ole totta. Se on vain klassinen tapaus ulkonäön pettämisestä. Microsoft Teams sopii yhtä hyvin opettajille, jotka etsivät työkaluja opiskelijoiden etäopetukseen, kuin yrityksille.
Sen lisäksi, että kaikki yllä mainitut ominaisuudet ovat uskomattoman hyödyllisiä opettajille, Microsoft Teamsissa on myös monia muita ominaisuuksia, jotka tekevät siitä sopivan valinnan opiskelijoille.
Microsoft Teamsin avulla on melko helppoa seurata kokousten osallistumista. Opettajien ei siis tarvitse pitää manuaalisesti kaikkien kokoukseen osallistuvien oppilaiden lukumäärää tai sitä, ovatko he lähtemässä kesken tai liittyvätkö he myöhään. Microsoft Teams tekee sen puolestasi yhdellä painikkeella. Opi miten. 👈
Toinen asia, jota jokainen opettaja haluaa videoneuvottelusovellukselta, on Breakout Rooms. Ryhmätehtävät ovat tärkeä osa lapsen koulutusta; se opettaa heille, kuinka työskennellä muiden kanssa, ja samalla auttaa heitä muodostamaan merkityksellisiä siteitä. Nyt Microsoft Teamsilla ei ole vielä virallista Breakout Rooms -ominaisuutta, vaikka se tulee pian, kun he työskentelevät sen parissa. Mutta on silti helpompaa kuin useimmat sovellukset käyttää Breakout Room -toimintoa Mircosoft Teamsissa tällä yksinkertaisella hakkeroinnilla. Tiedät, että haluat tietää enemmän. Klikkaa linkkiä Moseylle oppaaseen.👆
Microsoft Teams tarjoaa myös yhteiskäyttöisen valkotaulun, jonka kaikki organisaation jäsenet voivat käynnistää, värittää tai tarkastella. Sen lisäksi, että sinä, opettaja, käytät valkotaulua opetustarkoituksiin, jopa oppilaat voivat käyttää sitä aivoriihiin purkuistunnoissa, koska se on yhteiskäyttöinen taulu. Microsoft Teamsissa on valittavissa useita valkotauluja. Kumpi kannattaa valita? Päätöksiä, päätöksiä. Ehkä oppaamme voi auttaa sinua tekemään tietoisen päätöksen. Hyppää yli.🏃♂️
On olemassa toinen työkalu, jonka Microsoft Teams lisää arsenaaliisi tehdäkseen etäopetuksesta hauskempaa ja kiinnostavampaa. Ja vaikka Microsoft Teamsissa ei ole suoraa ominaisuutta kyselyjen luomiseen sellaisenaan, voit tehdä sen integroiduilla sovelluksilla. Ja mitä muuta näitä integroituja sovelluksia varten on olemassa? Ja käytätpä sitten Microsoft Teams Free -palvelua tai Microsoft 365 Business -tilausta, meillä on molempiin skenaarioihin sovelluksia, jotka tekevät kyselyjen luomisesta aavemaisen helppoa. Nyt voit testata oppilaitasi äärimmäisen helposti jopa etäopetuksen aikana.
Ja vaikka opettajat hyötyvät kaikista näistä ominaisuuksista eniten, ne ovat yhtä hyödyllisiä myös toimiston kokouksissa.
Se, mistä olemme täällä keskustelleet, on tuskin jäävuoren huippu. Microsoft Teamsilla on paljon tarjottavaa yhteistyön helpottamiseksi. Kun sukeltat syvälle Microsoft Teamsin maailmaan, löydät aina lisää löydettävää, vaikka luulisit, että kaikki on naulattu.
Sen tarjoamat ominaisuudet ja monipuolisuus eivät ole verrattavissa muihin. Olitpa sitten "saa asiat hoidettua chatissa" tai "pitäkäämme tapaaminen" -tyyppinen henkilö, olitpa opettaja tai projektipäällikkö, Microsoft Teams on oikea valinta sinulle.