Ehdollisen muotoilun avulla voit korostaa tärkeitä tietoja ja soveltaa tiettyä muotoilua soluihin, jotka täyttävät tietyt ehdot.
Excelin ehdollinen muotoilu on tehokas ominaisuus, jonka avulla voit muuttaa solujen muotoa ehdon (tai kriteerin) perusteella. Ehdollinen muotoilu auttaa korostamaan, korostamaan tai erottamaan Excel-laskentataulukkoon tallennettuja tietoja.
Kaikki ehdollisen muotoilun säännöt perustuvat yksinkertaiseen logiikkaan: Jos ehdot ovat totta, käytetään erityistä muotoilua; jos ehdot ovat vääriä, muotoilua ei käytetä.
Ehdollinen muotoilu auttaa korostamaan tärkeitä tietoja tietojoukossa, korostamaan poikkeavuuksia ja visualisoimaan tietoja käyttämällä tietopalkkeja, värejä ja kuvakejoukkoja. Tässä opetusohjelmassa tutkimme, kuinka ehdollista muotoilua käytetään korostamaan soluja tai solualueita ehdon perusteella.
Excelin ehdollisen muotoilun käyttäminen
Vastaat esimerkiksi suuren varastoluettelon hallinnasta, jossa on useita tuotteita ja niiden määrä varastossa. Ja jos jonkin tietyn tuotteen varastossa oleva määrä alittaa, esimerkiksi 50, on tärkeää, että sinun on tiedettävä se, jotta voit täyttää sen.
Jos inventaarioluettelossa on satoja rivejä sisältävä tietojoukko, ei ole kovin tehokasta etsiä rivi riviltä, onko kyseisessä sarakkeessa numeroita, jotka ovat alle 50. Siinä ehdollinen muotoiluominaisuus on hyödyllinen. Muutamalla hiiren napsautuksella voit korostaa kaikki arvot sarakkeessa, joka on pienempi kuin 50.
Ehdollinen muotoilu korostussäännöillä
Esimerkissämme on laskentataulukko, joka sisältää joidenkin tuotteiden myyntitiedot. Haluamme korostaa määrää, joka on alle 500 myynnin.
Voit tehdä tämän valitsemalla ensin solualueen, johon haluat soveltaa sääntöä (ehtoa). Esimerkissämme haluamme korostaa määrää, joka on pienempi kuin 500 Summa-sarakkeessa, joten valitse sarake D. Voit korostaa arvoja solualueelta tai useilta solualueilta tai jopa koko arkilta.
Siirry sitten "Koti"-välilehteen ja napsauta "Ehdollinen muotoilu". Valitse "Highlight Cells Rules" avattavasta valikosta ja koska haluamme löytää alle 500 arvoa, napsauta "Pienempi kuin" -vaihtoehtoa. Excel tarjoaa seitsemän esiasetettua korostussääntöä. Voit käyttää mitä tahansa niistä tietojen korostamiseen.
Seuraavaksi näkyviin tulee "Vähemmän kuin" -valintaikkuna. Syötä siinä "Muotoile solut, jotka ovat VÄHEMMÄN KUIN" -ruutuun "500" ja valitse korostuksen muotoilu sen vieressä olevasta avattavasta valikosta.
Nyt solut, joiden arvot sisältävät alle 500, korostetaan valitussa muotoilussa.
Katsotaanpa, kuinka voit korostaa arvoja, jotka sisältävät tietyn tekstijonon. Seuraavassa esimerkissä haluamme korostaa kaikkia New South Walesin (NSW) työntekijöitä.
Voit tehdä tämän siirtymällä Koti-välilehteen -> Ehdollinen muotoilu -> Korosta solut -> Teksti, joka sisältää.
Voit käyttää muita vaihtoehtoja Korosta solujen säännöt -pudotusvalikossa vaakasuuntaisen avattavan valikon korostamiseksi Monista arvot, Päivämäärät, Suurempi kuin, Yhtä kuin tai Välillä.
Kirjoita Teksti, joka sisältää -valintaikkunan kenttään "NSW", valitse muotoilu ja napsauta "OK".
Lopputulos:
Ehdollinen muotoilu ylä-/alasäännöillä
Ylä-/alasäännöt ovat toinen hyödyllinen sisäänrakennettu esiasetettu ehdollinen muotoilusääntö, joka on saatavana Excelissä. Näiden sääntöjen avulla voit kiinnittää huomion kohteiden ylimpään (n) määrään, ylimpään (n) prosenttimäärään, alempaa (n) kohteiden määrään, alimmaiseen (n) prosenttimäärään tai soluarvoihin, jotka ovat suurempia. keskimäärin tai alle keskiarvon.
Oletetaan, että sinulla on opiskelijan arvosanatietue laskentataulukossa ja haluat selvittää luettelon 10 parasta menestyjää (10 parasta). Ehdollisen muotoilun avulla voit korostaa 10 parasta pistettä tai 15 parasta tai minkä tahansa (n) määrän huippukohteita. Korosta 10 suosituinta kohdetta solualueella valitsemalla ensin alue (Yhteensä) taulukosta.
Siirry sitten kohtaan "Ehdollinen muotoilu", laajenna "Ylä-/alasäännöt" ja valitse "10 suosituinta kohdetta...".
Muuta 10 suosituinta kohdetta -valintaikkunan arvoja käyttämällä pieniä nuolia vasemmassa kentässä. Jos haluat korostaa 20 parasta arvosanaa (kokonaisarvosana) arvosanaluettelossasi, aseta numeroksi 20. Oletusarvo on jo 10, joten säilytämme sen. Valitse solun muotoilu oikeasta kentästä ja napsauta "OK"
10 parasta pistettä Yhteensä-sarakkeesta on korostettu alla olevan kuvan mukaisesti.
Oletetaan, että haluat löytää saman arvosanataulukon Koe 1 -sarakkeesta keskiarvon alapuolella. Voit tehdä tämän siirtymällä Koti-välilehteen -> Ehdollinen muotoilu -> Ylä-/alasäännöt -> Keskiarvon alapuolella.
Voit määrittää oman ehdollisen muotoilun sen sijaan, että valitset jonkin ennalta määritetyistä ehdoista. Jos haluat luoda oman muotoilun, valitse "Mukautettu muoto" -vaihtoehto "Alle keskiarvon" -ikkunassa.
Näyttöön tulee uusi Muotoile solut -ikkuna, jossa voit mukauttaa solujen muotoilua. Valitsemme oranssin värin korostaaksemme keskiarvon alapuolella olevia merkkejä. Kun olet valmis, napsauta "OK" kahdesti nähdäksesi tuloksen.
Lopputulos:
Käytä tietopalkkeja
Tietopalkit ovat yksinkertaisesti vaakapalkkeja soluissasi. Palkin koko on suhteessa solun arvoon ja muiden valitun alueen solujen arvoon. Tämä tarkoittaa, että lyhyen palkin arvo on alhainen muihin soluarvoihin verrattuna ja pitkä pylväs tarkoittaa, että arvo on korkea verrattuna muihin soluarvoihin.
Valitse ensin solualue, jonka haluat visualisoida tietopalkeilla.
Siirry seuraavaksi Etusivu-välilehden kohtaan Ehdollinen muotoilu, laajenna sitten avattavasta valikosta Tietopalkit ja valitse haluamasi tietopalkki.
Tietopalkkimuodon ja muiden muotojen välinen ero on, että se näkyy kaikissa soluissa sen sijaan, että se täyttäisi tietyn ehdon.
Käytä väriasteikkoja
Väriasteikot ovat hyvin samankaltaisia kuin tietopalkit, koska ne molemmat korreloivat yksittäisen solun arvon muiden valitun alueen solujen arvoon. Tietopalkit visualisoivat kuitenkin solun arvon palkin pituuden mukaan, kun taas väriasteikot tekevät sen värigradienteilla.
Jokainen väriasteikkovaihtoehto käyttää kahden tai kolmen värin gradienttikuvioita. Yksi väri on varattu suurimmille arvoille, toinen väri on varattu pienimmille arvoille ja kaikki muut arvot välissä saavat näiden kahden värin sekoituksen.
Tätä varten käytämme samaa esimerkkiä, jota käytimme tietopalkeissa. Valitse solualue ja siirry kohtaan Aloitus -> Ehdollinen muotoilu -> Väriasteikot. Valitse sitten värialue avattavasta Color Scales -vaakavalikosta.
Kun valitsimme ensimmäisen värialueen, punainen väri on varattu alimmalle arvolle, vihreä väri on varattu korkeimmalle arvolle ja kaikki välissä olevat arvot ovat värejä, jotka ovat sekoitus punaista ja vihreää (kuten alla on esitetty). Koska keltainen valmistetaan yhdistämällä punaista ja vihreää samalla intensiteetillä, solut, joilla on keskiarvot, määritetään sen kanssa.
Käytä kuvakesarjoja
Kuvakesarjat ovat toinen tapa visualisoida kunkin solun sisällä olevat tiedot ja korreloida soluja toisiinsa.
Valitse solut ja napsauta Aloitus -> Ehdollinen muotoilu -> Kuvakesarjat. Voit valita minkä tahansa näistä kuvakesarjoista, jotka sopivat paremmin tarpeisiisi. Valitsemme esimerkissämme ensimmäisen vaihtoehdon Suuntaviiva-kohdasta.
Punaiset, keltaiset ja vihreät nuolet, jotka osoittavat vastaavasti edullisia, keskihintaisia tai kalliita tuotteita.
Poista ehdollinen muotoilu
Jos haluat poistaa ehdollisen muotoilun, palaa Koti-välilehden Ehdollinen muotoilu -vaihtoehtoon ja napsauta Tyhjennä säännöt. Valitse sitten säännöt, jotka haluat tyhjentää.
Valitsemme "Tyhjennä säännöt koko taulukosta" poistaaksesi kaikki ehdolliset muotoilut laskentataulukosta.
Nyt olet oppinut käyttämään ehdollista muotoilua solujen muotoiluun Excelin esiasetetun ehdon avulla.