Voit tarkistaa kirjoitusvirheet yhdestä solusta, useista soluista, koko laskentataulukosta, useista laskentataulukoista tai koko Excel-työkirjasta.
Useimmat ihmiset tietävät Microsoft Wordin ja Powerpointin oikeinkirjoituksen ja automaattisen korjauksen ominaisuuksista, mutta tiedätkö, että MS Excel helpottaa myös oikeinkirjoituksen tarkistustoimintoa. Se ei ole yhtä tehokas ja edistynyt kuin Word, mutta se tarjoaa perusoikolukutoimintoja. Sen avulla voit tarkistaa laskentataulukoiden solujen sanojen oikeinkirjoituksen ja varmistaa, että arkit ovat virheettömiä.
Toisin kuin Microsoft Word ja PowerPoint, Excel ei tarkista automaattisesti kielioppiongelmia tai oikeinkirjoitusta kirjoittaessasi (alleviivaamalla ne punaisella). MS Excel ilmoittaa oikeinkirjoitusvirheistä vain, kun suoritat oikeinkirjoituksen tarkistustoiminnon manuaalisesti. Excel ei myöskään tarkista kielioppivirheitä.
Suurimman osan ajasta jätämme Excelin kirjoitusvirheet huomiotta, koska työskentelemme usein numeroiden ja kaavojen kanssa. Joskus sinun on kuitenkin tarkistettava, oletko tehnyt kirjoitusvirheitä luodessasi joitain raportteja ja tietojoukkoja, joissa voi olla tekstejä, kuten sarake- ja rivitunnisteita, tai koko laskentataulukossa. Opitaan suorittamaan oikeinkirjoituksen tarkistus yhdessä solussa, useissa soluissa, koko laskentataulukossa, useissa laskentataulukoissa kerralla tai koko työkirjassa.
Kuinka tehdä oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä
Voit helposti tarkistaa oikeinkirjoituksen Microsoft Excelissä seuraavasti:
On kaksi tapaa suorittaa oikolukuominaisuutta Excelissä: Voit käyttää työkalua joko Excelin nauhasta tai pikanäppäimen avulla.
Avaa ensin laskentataulukko, jossa on kirjoitusvirheitä, ja valitse mikä tahansa solu. Siirry Arvioi-välilehdelle ja napsauta Excel-nauhan Proofing-ryhmän vasemmalla olevaa Oikeinkirjoitus-painiketta.
Vaihtoehtoisesti voit myös painaa pikanäppäimen F7-toimintonäppäintä avataksesi Oikeinkirjoitus-valintaikkunan. Jos valitset yhden solun laskentataulukosta, Excel tarkistaa automaattisesti kirjoitusvirheet koko nykyisestä laskentataulukosta.
Joka tapauksessa se avaa Oikeinkirjoitus-valintaikkunan. Excel alkaa tarkistaa laskentataulukon kirjoitusvirheet ja antaa ehdotuksia oikeasta kirjoitusasusta.
Valitse Oikeinkirjoitus-valintaikkunassa ehdotus Ehdotukset-ruudusta ja napsauta Muuta-painiketta korjataksesi sanan kirjoitusvirheen. Kun tämä oikeinkirjoitus on korjattu, siirrytään seuraavaan virheeseen. Tämä laatikko näkyy vain soluille, joissa on väärin kirjoitetut sanat. Täällä valitsemme ensimmäisen sanan "Todennäköisyys" ehdotusluettelosta korvataksemme väärin kirjoitetun sanan "Todennäköisyys" ja napsautamme "Muuta" -painiketta.
Kun kaikki oikeinkirjoitus on korjattu, Excel näyttää "Oikeinkirjoituksen tarkistus valmis". Olet hyvä lähteä -viesti. Napsauta "OK" kehoteruudussa jatkaaksesi.
Excel näyttää Oikeinkirjoitus-valintaikkunan vain, jos taulukosta löytyy virheitä. Jos virhettä ei löytynyt, Excel näyttää sinulle saman yllä olevan viestin.
Jos oikeinkirjoituksen tarkistustoiminto ei toimi (eli Tarkista-välilehden Oikeinkirjoitus-painike näkyy harmaana), syynä on luultavasti laskentataulukkosi suojaus. Poista laskentataulukon suojaus ennen kirjoitusvirheiden tarkistamista.
Oikeinkirjoituksen valintaikkunan eri vaihtoehdot
Ennen kuin opimme suorittamaan oikeinkirjoituksen tarkistuksen soluille, kokonaisille laskentataulukoille, useille laskentataulukoille tai koko työkirjalle, meidän tulee ymmärtää Oikeinkirjoitus-valintaikkunan eri asetukset ja niiden mukauttaminen. Sinun on valittava oikeat vaihtoehdot sanoja korjaaessasi.
Seuraavassa on joitain toimintoja, jotka näet Oikeinkirjoitus-valintaikkunassa:
- Ohita kerran - Kun oikeinkirjoituksen tarkistus havaitsee sanan, jonka se tunnistaa virheeksi, ja sana on todella oikea tarkoituksiin, napsauta Ohita kerran -painiketta ohittaaksesi nykyisen oikeinkirjoituksen tarkistusvirheehdotuksen. Esim. Nimet, osoitteet jne.
- Sivuuttaa kaikki – Napsauta tätä vaihtoehtoa, jos haluat jättää huomioimatta kaikki nykyisten väärin kirjoitettujen sanojen esiintymät ja säilyttää alkuperäiset arvot. Jos esimerkiksi samaa nimeä toistetaan useita kertoja, tämän vaihtoehdon napsauttaminen ohittaa kaikki sanat muuttamatta niitä ja säästää aikaa.
- Lisää sanakirjaan - Jos Excel pitää nykyistä sanaa virheenä, mutta se on oikea sana ja jota käytät melko usein, voit lisätä tämän väärin kirjoitetun sanan Microsoft Excel -sanakirjaan, kunhan sanaa käytetään oikein. Tämä tekee sanasta osana MS-sanakirjaa, eikä sitä merkitä virheeksi jatkossa missään työkirjassa eikä muissa Microsoft-tuotteissa.
- Muuttaa – Kun oikeinkirjoituksen tarkistusvirhe havaitaan, Excel näyttää sinulle luettelon ehdotuksista. Valitse yksi ehdotetuista sanoista ja napsauta tätä painiketta korvataksesi valitun väärin kirjoitetun sanan oikealla.
- Muuta kaikki – Tämä vaihtoehto korvaa kaikki väärin kirjoitetun sanan esiintymät sekä nykyisen sanan valitulla ehdotuksella.
- Automaattinen korjaus – Tämän vaihtoehdon napsauttaminen antaa Excelin korjata väärin kirjoitetun sanan automaattisesti valitsemallasi ehdotuksella. Lisäksi se lisää sanan automaattisen korjauksen luetteloon, mikä tarkoittaa, että jos kirjoitat saman väärin kirjoitetun sanan tulevaisuudessa, Excel muuntaa sen automaattisesti valituksi ehdotukseksi.
- Sanakirjan kieli – Voit vaihtaa Excel-sanakirjan kieltä tämän pudotusvalikon avulla.
- Vaihtoehdot – Tämä painike vie sinut "Excel-asetuksiin", jossa voit tarkastella tai muokata oikeinkirjoituksen tarkistuksen oletusasetuksia vastaavasti.
- Kumoa viimeinen – Peruuta viimeinen toiminto napsauttamalla tätä painiketta.
Excelin oikeinkirjoituksen tarkistuksen asetusten mukauttaminen
Jos haluat muuttaa Excelin oikeinkirjoituksen tarkistuksen oletusasetuksia, napsauta Oikeinkirjoitus-valintaikkunassa "Asetukset" tai siirry "Tiedosto"-välilehteen ja napsauta "Asetukset".
Excel-asetusten Proofing-välilehdeltä löydät oikeinkirjoituksen tarkistuksen oletusasetukset, joita voit mukauttaa tarpeidesi ja vaatimusten mukaan.
Excel jättää huomioimatta sanat, jotka on kirjoitettu isoilla kirjaimilla (HEETHEN), tekstiä, joka sisältää numeroita (Rage123), IP-/tiedostoosoitteita tai Internet-koodeja, eikä niitä pidetä virheenä. Lisäksi se merkitsee toistuvat sanat virheiksi. Jos esimerkiksi kirjoitat "Sano hei pikku ystävälleni", se merkitsee, ylimääräinen "to" virheeksi. Voit halutessasi ottaa nämä asetukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä.
Jos haluat lisätä tai muokata Excel-sanakirjaa, napsauta Mukautetut sanakirjat -vaihtoehtoa.
Tämän jälkeen voit muokata mukautettujen sanakirjojen sanaluetteloa valitsemalla sanakirjaluettelosta "MUKAUTETTU.DIC" ja napsauttamalla "Muokkaa sanaluetteloa..." -painiketta.
Kirjoita sana, jonka haluat lisätä sanakirjaan Sana(t): -kenttään ja napsauta Lisää. Jos haluat poistaa luettelosta jo lisätyn sanan, valitse sana ja poista kaikki sanat napsauttamalla Poista tai Poista kaikki. Napsauta sitten "OK" kahdesti sulkeaksesi molemmat valintaikkunat.
Mitään mukautettuihin sanakirjoihin lisättyä sanaa ei myöskään merkitä virheeksi muissa Microsoftin tuotteissa. Jos lisäsit sanan mukautettuun sanakirjaan Excelissä, sitä ei pidetä virheenä Wordissa tai Powerpointissa ja päinvastoin.
Jos haluat muuttaa automaattisen korjauksen asetuksia, napsauta "Automaattisen korjauksen asetukset" Excelin asetuksista.
Täällä voit mukauttaa automaattisen korjauksen asetuksia.
Kun kirjoitat, saatat usein kirjoittaa joitakin sanoja väärin useita kertoja laskentataulukossasi. Voit korjata nämä virheet lisäämällä kyseiset sanat automaattisen korjauksen luetteloosi. Tällä tavalla Excel korjaa nämä sanat automaattisesti kirjoittaessasi.
Voit tehdä tämän kirjoittamalla väärin kirjoitetun sanan "Korvaa"-osioon ja valitsemalla oikean sanan alla olevasta luettelosta tai kirjoittamalla sen "Kolla"-osioon. Ota sitten käyttöön napsauttamalla OK.
Yhden solun/tekstin oikeinkirjoituksen tarkistus Excelissä
Excelin avulla voit tarkistaa yhden solun arvon (Word) kirjoitusvirheiden varalta.
Jos haluat tarkistaa Excel-dokumentin yksittäisen solun oikeinkirjoituksen, valitse solu ja kaksoisnapsauta sitä tai siirry muokkaustilaan painamalla F2-näppäintä. Varmista, että olet solun muokkaustilassa. Jos olet muokkaustilassa, asetat tekstikohdistimen soluun ja Muokkaa tilapalkkiin Excel-ikkunan vasemmassa alakulmassa (kuten alla näkyy).
Napsauta sitten Tarkista-välilehden Oikeinkirjoitus-painiketta tai paina F7.
Jos Excel löytää kirjoitusvirheitä, se näyttää ehdotusruudun, muuten se näyttää viestin, jossa on viesti "Oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis".
Valitse oikea sana ja napsauta Muuta korjataksesi oikeinkirjoituksen. Napsauta sitten "OK" Oikeinkirjoituksen tarkistus valmis -valintaikkunassa.
Useiden solujen/sanojen oikoluku yhdellä laskentataulukolla
Jos haluat tarkistaa useiden solujen oikeinkirjoituksen yhdessä, voit tehdä sen valitsemalla vain kyseiset solut ja käyttämällä Oikeinkirjoitus-valintaikkunaa. Tämä menetelmä on hyödyllinen, kun haluat ohittaa nimi- tai osoitesarakkeen virheiden tarkistamisesta, koska nimet ja osoitteet merkitään yleensä kirjoitusvirheiksi.
Valitse ensin solut tai alueet tai sarakkeet tai rivit, joiden oikeinkirjoituksen haluat tarkistaa. Jos valitset vierekkäisiä soluja, käytä hiiren vetämällä tai Shift + nuolinäppäimiä valinnan tekemiseen.
Jos haluat valita ei-viereisiä soluja (soluja, jotka eivät ole vierekkäin), voit pitää Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttaa soluja, jotka haluat valita. Jos valittavana on suuri määrä soluja, paina ja vapauta Shift + F8 ja napsauta sitten niin monta solua kuin haluat valita. Paina sitten Shift + F8 uudelleen sammuttaaksesi valintatilan.
Kun olet valinnut solut, siirry Tarkista-välilehdelle ja valitse nauhasta "Oikeinkirjoitus" tai paina F7.
Oikeinkirjoitus-valintaikkuna tulee näkyviin, ja siinä on ehdotuksia ensimmäisen väärin kirjoitetun sanan korvaamiseksi (jos Excel löysi sellaisen) valituista soluista tai alueista.
Valitse sitten oikea ehdotus, napsauta "Muuta" -vaihtoehtoa tai käytä "AutoCorrect" -toimintoa valitaksesi automaattisesti oikean kirjoitusasun ja siirtyäksesi seuraavaan väärin kirjoitettuun sanaan.
Tai voit myös napsauttaa 'Ohita kerran' hylätäksesi ehdotuksen ja siirtyäksesi seuraavaan väärin kirjoitettuun sanaan.
Kun ensimmäinen väärin kirjoitettu sana on korjattu, se näyttää sinulle ehdotuksia seuraavaksi väärin kirjoitetuksi sanaksi samassa valintaikkunassa. Valitse oikeat vaihtoehdot virheen korjaamiseksi. Samalla tavalla voit korjata kaikki väärin kirjoitetut sanat yksitellen.
Kun kaikki väärin kirjoitetut sanat on korjattu, näet onnistumiskehotteen.
Tarkista koko laskentataulukko
Jos haluat tarkistaa koko laskentataulukon oikeinkirjoituksen Excelissä, valitse mikä tahansa laskentataulukon solu, jonka haluat tarkistaa, tai napsauta sen laskentataulukon välilehteä, jossa haluat suorittaa oikeinkirjoituksen, ja napsauta sitten "Oikeinkirjoitus"-vaihtoehtoa (tai paina F7-näppäintä ) Arvostelu-välilehdellä.
Excel alkaa etsiä virheitä ja antaa ehdotuksia niiden korjaamiseksi.
Kun suoritat oikeinkirjoituksen, se tarkistaa oikeinkirjoituksen valitusta solusta ja siitä eteenpäin laskentataulukon loppuun asti. Jos valitset solun A1, Excel alkaa tarkistaa kaikki ensimmäisen rivin solut (vasemmalta oikealle), siirtyy sitten toiselle riville ja tarkistaa kaikki toisen rivin solut (vasemmalta oikealle) ja siirtyy sitten kolmas rivi ja niin edelleen.
Jos esimerkiksi valitset A4, se yksinkertaisesti käy läpi kaikki rivin 4 solut (vaakasuuntaisesti) ja sitten rivit sen alapuolella. Kun olet tarkistanut kaikki solut A4:n jälkeen, Excel näyttää sinulle kehotteen "Haluatko jatkaa tarkistusta taulukon alussa?". Napsauta Kyllä jatkaaksesi oikeinkirjoituksen tarkistusta alusta kuten alla on esitetty.
Tarkista useiden arkkien oikeinkirjoitus kerralla
Excelissä voit tarkistaa useiden laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen yhdessä. Näin:
Voit tarkistaa useiden laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitsemalla useiden arkkien välilehdet, jotka haluat tarkistaa. Aloita oikeinkirjoituksen tarkistus napsauttamalla "Oikeinkirjoitus"-painiketta "Tarkista"-välilehden alla tai painamalla F7.
Tämä käynnistää oikeinkirjoituksen tarkistusprosessin, ja yksitellen kaikki virheet tulevat näkyviin valintaikkunaan.
Valitse sopivat vaihtoehdot korjataksesi kaikki virheet, ja valintaikkuna kehottaa sinua ilmoittamaan vahvistusviestillä.
Tarkista kaikki työkirjan laskentataulukot kerralla
Jos työkirjassasi on useita laskentataulukoita, voit helposti tarkistaa niiden kaikkien oikeinkirjoituksen yhdellä kertaa.
Voit tarkistaa työkirjan kaikkien laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella minkä tahansa laskentataulukon välilehteä ja valitsemalla pikavalikosta "Valitse kaikki taulukot".
Tämä valitsee kaikki työkirjasi laskentataulukot. Paina sitten F7 tai napsauta "Oikeinkirjoitus"-painiketta Tarkista nauha -välilehden alla. Kun kaikki laskentataulukot on valittu, kaikki välilehdet näkyvät valkoisella taustalla alla olevan kuvan mukaisesti.
Nyt Excel tarkistaa kaikkien työkirjan laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen.
Oikolukusanat kaavassa
Jos yrität tarkistaa tekstiä, joka on osa kaavaa, se ei toimi ja oikeinkirjoituksen tarkistus suoritetaan takaisin laskentataulukon alkuun. Voit tarkistaa vain kaavan kuoren sisällä olevan tekstin muokkaustilassa.
Jos haluat tarkistaa kaavan sanojen oikeinkirjoituksen, kaksoisnapsauta kaavan solua tai valitse kaavan sisältämät sanat kaavapalkista. Suorita oikeinkirjoituksen tarkistus painamalla sitten F7-näppäintä tai napsauttamalla Tarkastelunauha-välilehden alla olevaa Oikeinkirjoitus-painiketta.
Korosta kirjoitusvirheet Excel VBA -makrolla
Voit jopa käyttää Excel-makroa löytääksesi ja korostaaksesi väärin kirjoitettuja sanoja nykyisestä laskentataulukosta. Tätä varten sinun on luotava makro VBA-editorissa. Näin teet tämän:
Avaa ensin laskentataulukko, jossa haluat korostaa väärin kirjoitetut sanat. Napsauta sitten Visual Basic -painiketta Kehittäjä-välilehden alla tai paina pikanäppäintä Alt + F11 avataksesi Excel VBA -editorin.
Napsauta Microsoft VBA -editorissa "Lisää" -valikkoa ja valitse "Moduuli" -vaihtoehto.
Kopioi ja liitä sitten seuraava koodi moduulieditoriin:
Sub ColorVäärin kirjoitettu soluKun olet liittänyt koodin, napsauta työkalupalkin Suorita-painiketta tai aja makro painamalla F5-näppäintä.
Kun olet suorittanut makron, tarkista laskentataulukko. Ja kaikki solut, joissa on väärin kirjoitettuja sanoja, olisi korostettu alla olevan kuvan mukaisesti.
Siinä on kaikki mitä sinun tulee tietää oikeinkirjoituksen tarkistuksesta Excelissä.