Voit tuoda Google Sheets- ja Excel (.xslx) -tiedostosi Notion-taulukoihin viemällä ne CSV-tiedostoina.
Notion on all-in-one tuottavuusratkaisu muun muassa kirjoittamiseen, suunnitteluun, tiedonhallintaan, tiedonhallintaan ja tiimiyhteistyöhön.
Notion on yksi edistyneimmistä ja hyödyllisimmistä nykyään saatavilla olevista tietokantatyökaluista. Käsite antaa sinun luoda kahdentyyppisiä tietokantoja: Kokosivuinen tietokanta tai In-line-tietokanta (joka tarkoittaa tietokantakomponenttia, kuten taulukkoa tekstin tai muun asiakirjan keskellä). Lisäksi Notionissa voit luoda viisi tärkeää tietokantatyyppiä, ne ovat luettelo, galleria, taulukko, taulut ja kalenteri.
Yhä useammat käyttäjät siirtyvät Google Sheetsistä ja Microsoft Excelistä Notioniin sen joustavuuden ja mukauttamismahdollisuuksien ansiosta. Jos olet päättänyt siirtää tietokantasi Notioniin, mutta et tiedä. Tässä viestissä näytämme, kuinka Google-taulukot ja Excel-tiedostot (.xslx tai .xls) tuodaan käsitetaulukoihin.
Google-taulukon tai Excel-tiedoston tuominen Notioniin
Notion on loistava online-tietokanta-alusta, jota voivat käyttää sekä yksityishenkilöt että ammattilaiset.
Käsite antaa sinun tuoda tietoja seuraavista tiedostotyypeistä:
- Pelkkä teksti (.txt)
- Markdown (.md tai .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Voit myös tuoda tietoja eri sovelluksista Notioniin.
Näiden lisäksi voit myös upottaa Google-taulukoita Notioniin. Mutta ongelma Google Sheetsin upotuksessa on, kun menetät pääsyn tiedostoon tai tiedosto poistetaan Google Drivesta tai jos URL-osoite katkeaa, myös upotus katkeaa.
Paras tapa tuoda Excel-tiedosto tai Google-taulukko on muuntaa ne ensin CSV-tiedostoksi (.csv) ja ladata ne Notioniin.
Kuinka tuoda Excel-tiedosto Notioniin
Koska Notion ei tue .xslx (Excel) -tiedostoja, sinun on vietävä ne .csv-tiedostoon ja sitten lähetettävä/tuotava ne Notioniin.
Avaa ensin Excel-työkirja, jonka haluat tuoda Notioniin. Siirry sitten "Tiedosto"-välilehteen avataksesi Excelin kulissien näkymän ja valitse "Tallenna nimellä".
Valitse Tallenna nimellä -sivulla "CSV UTF-8 (Comma delimed) (*.csv)" tallennustiedostotyypiksi. Tämä muoto tukee myös muita kuin englanninkielisiä merkkejä ja Unicode-8-merkkejä. Tai voit valita yksinkertaisen CSV (Comma Limited)(.*csv)-tiedostotyypin, joka ei tue erikoismerkkejä. Molemmat toimivat hyvin, jos taulukko sisältää vain tekstejä, numeroita ja päivämääriä.
CSV on rajattu tekstitiedosto, joka sisältää luettelon tiedoista. Niitä käytetään usein tietojen tuontiin ja vientiin sovelluksissa.
Napsauta sitten "Tallenna" -painiketta. Jos työkirjassa on vain yksi arkki, se tallennetaan heti. Tai jos työkirjassa on useita arkkeja, Excel näyttää sinulle tämän varoitusviestin, jossa sanotaan, että napsauta "OK", jos haluat tallentaa vain aktiivisen taulukon CSV-tiedostona. Jos sinulla on useita arkkeja, tallenna ne yksitellen eri nimillä.
Kun olet tallentanut tietosi CSV-tiedostona, avaa Notion-sovellus tai avaa Notion selaimessasi. Avaa sitten käsitesivu, jolle haluat tuoda CSV-tiedoston, ja napsauta "Tuo" vasemmassa paneelissa alla olevan kuvan mukaisesti.
Tuo-valintaikkuna avautuu. Valitse valintaikkunasta CSV-vaihtoehto.
Siirry nyt tiedostovalitsimessa kansioon, joka sisältää CSV-tiedoston, valitse se ja napsauta sitten "Avaa".
CSV-tiedosto tuodaan Notioniin ja Excel-tietosi näkyvät taulukkona.
Ominaisuustyypin muuttaminen käsitteessä
Kun tiedot on tuotu onnistuneesti, sinun on vielä yksi asia, joka on tarkistaa, vastaavatko kunkin sarakkeen ominaisuustyypit (tietotyypit) tietoja. Suurimman osan ajasta saat oikeat tietotyypit, mutta joskus tiedot tulevat käsitteeseen teksteinä. Jos esimerkiksi tuot valuuttatietoja tai tuntematonta päivämäärämuotoa jne., se tulee tekstinä.
Joten kun näin tapahtuu, sinun on muunnettava sarakkeet sopivaan omaisuustyyppiin. Voit selvittää sarakkeen tietotyyppisi katsomalla sarakkeen otsikon edessä olevaa kuvaketta. Jos sinulla on tekstejä, se on kappalekuvake, kalenterikuvake päivämäärille ja hash-merkki numeroille ja niin edelleen.
Kuten alla näet, kun toimme tämän taulukon Excel-tiedostosta, Valuutta-arvot sisältävä Maksu-sarake muotoillaan tekstisarakkeeksi. Nyt meidän on vaihdettava Maksu-sarakkeen omaisuustyyppi (tietotyyppi) numeroksi.
Napsauta sarakkeen otsikkoa, niin saat avattavan valikon. Napsauta siinä "Teksti" kohdassa Ominaisuustyyppi ja valitse sopiva tietotyyppi (Numero).
Nyt muunnosimme arvot, mutta menetimme valuuttamuodon. Älä huoli, se on helppo lisätä. Jos haluat muuntaa luvun tiettyyn muotoon, vie hiiren osoitin jonkin sarakkeen arvon päälle, niin näet 123 -painiketta.
Klikkaa 123 -painiketta ja valitse haluamasi numeromuoto luettelosta.
Nyt Maksu-sarakkeen numeroarvot on muotoiltu valuutaksi.
Google-taulukon tuominen ajatukseen
Jos haluat tuoda Google-taulukoita Notioniin, sinun on ensin ladattava laskentataulukko CSV-tiedostona.
Lataa Google-taulukot avaamalla Google-laskentataulukko, jonka haluat tuoda, ja napsauttamalla valikkopalkin Tiedosto-valikkoa. Laajenna avattavasta valikosta Lataa-vaihtoehto ja valitse Pilkuilla erotetut arvot (.csv, nykyinen taulukko) ladataksesi tiedoston CSV-tiedostona.
Avaa seuraavaksi käsitesivu, jolle haluat tuoda CSV-tiedoston, ja napsauta "Tuo" vasemman sivupalkin alaosassa.
Valitse tiedostosi tiedostonvalitsimesta ja tuo CSV-tiedosto Notioniin napsauttamalla Avaa.
Nyt Google-taulukkosi tuodaan Notioniin ja näytetään taulukkona.
Excel-tiedoston tai Google-taulukon liittäminen käsitetietokantaan
Sen sijaan, että tuot tietoja uuteen käsitetaulukkoon, voit yhdistää sisällön Excel-tiedostosta tai Google-taulukosta olemassa olevaan käsitetaulukkoon. Muista, että voit tehdä tämän vain kokosivuisilla taulukoilla, ei rivitaulukoilla.
Mutta ensin sinun on varmistettava, että sekä Excel/Google Sheet -taulukolla että Käsitetaulukolla on yhteiset sarakkeiden nimet (esimerkiksi molemmissa tulee olla sarakkeet "First name", "Last name", "Date" jne.).
Vie ensin Excel-/Google-taulukkolaskentataulukkosi CSV-tiedostoon, kuten teimme tuodaessamme Excel-/Google-taulukot Notioniin.
Avaa seuraavaksi käsitesivu, joka sisältää taulukon, jonka kanssa haluat yhdistää, ja napsauta vaakasuuntaista ellipsiä (…) Käsite-ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Siirry sitten viedyn CSV-tiedoston sisältävään kansioon File Explorerissa ja valitse se. Ja yhdistä tiedosto napsauttamalla "Avaa".
Nyt CSV-tiedosto on yhdistetty (lisätty) käsitetaulukkoosi ja sen sisältö lisätään olemassa olevan käsitetaulukon loppuun (katso alla).
Näin tuot Excel- ja Google-taulukkotietokannat Notioniin.