Tiedä kaikki kokoustallenteiden hallinnasta ja katselusta
Microsoft Teamsilla on hyvin yksinkertaistettu prosessi, jossa kaikki samaan organisaatioon kuuluvat kokouksen osallistujat, joilla on yrityksen IT-järjestelmänvalvojan tallennuslisenssi, voivat tallentaa kokouksen täysin helposti. Käyttäjien tulee myös olla Microsoft 365 Business -tilaajia, koska ominaisuus ei ole Teams Free -käyttäjien käytettävissä.
Mutta kun olet tallentanut kokouksen Teamsissa, mihin se menee? Miten näet sen? Tai poistaa sen? Nämä ovat kaikki oikeutettuja kysymyksiä, jotka voivat vaivata mieltäsi, jos et ole perehtynyt koko järjestelmän läpikotaisin. Joten kaivetaanpa sitä, eikö niin?
Kuinka katsella kokoustallenteita
Vaikka tallenteet tapahtuvat pilvessä ja ne tallennetaan Microsoft Streamiin, voit katsoa kokoustallenteita myös suoraan Teamsista, ainakin ensimmäisten 7 päivän aikana.
Yksityisissä kokouksissa tallenne näkyy kokouksen chatissa. Joten kuka tahansa kokoukseen osallistunut (vain organisaation jäsenet, ei vieraat) voi toistaa tallenteen suoraan sieltä.
Napsauta "Chat" vasemmalla olevasta navigointipaneelista.
Kokouskeskustelu voidaan tunnistaa kokouksessa käytetystä nimestä. Napsauta sitä avataksesi chatin.
Tallenne on saatavilla chatissa kuten mikä tahansa postaus. Napsauta vain tallennuksen pikkukuvaa toistaaksesi sen.
Kanavan kokousten tallennus näkyy kanavalla, joten kaikki tiimin jäsenet, joilla on pääsy kanavaan, voivat tarkastella sitä riippumatta siitä, osallistuivatko he kokoukseen vai eivät.
Katsoaksesi tallennetta kanavalla, siirry kohtaan Teams vasemmasta navigointipaneelista. Napsauta sitten kanavan nimeä joukkueluettelon alla siirtyäksesi kanavalle, jossa kokous pidettiin.
Kokouksen tallenne näkyy kanavan Viestit-välilehdellä Kokous aloitettu -viestin alla. Napsauta tallennuksen pikkukuvaa toistaaksesi sen.
Tallenne katoaa Microsoft Teamsista 7 päivän kuluttua, mutta on edelleen saatavilla Microsoft Streamissa. Voit tarkastella sitä 7 päivän kuluttua siirtymällä Microsoft Streamiin ja katsomalla sitä sieltä, jos sinulla on sen katseluoikeus.
Kuinka poistaa tallenne?
Tallenteen poistaminen on melko yksinkertaista, mutta vain tallenteen omistaja voi poistaa sen. Tallenteen omistajalla tarkoitetaan kokouksen nauhoittanutta henkilöä tai hänen nimeämiä muita omistajia (jos sellaisia on).
Siirry tallenteeseen Microsoft Teamsissa (kuten yllä on annettu) ja napsauta sen vieressä olevaa Lisää-vaihtoehtoa (kolmen pisteen valikko). Valitse sitten ponnahdusvalikosta "Avaa Microsoft Streamissa".
Voit myös siirtyä suoraan osoitteeseen web.microsoftstream.com ja avata videon siirtymällä kohtaan "Oma sisältö" -osiossa. Muista kirjautua sisään samalla Microsoft-tilillä, jota käytit Teamsissa kokouksen tallentamiseen.
Napsauta nyt "Lisää" -vaihtoehtoa (kolme pistettä) ja valitse "Poista" pikavalikosta.
Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa sinua pyydetään vahvistamaan, haluatko poistaa videon ja ilmoittaa, että poistaminen poistaa videon myös sieltä, missä se saatetaan julkaista, eli mistä tahansa ryhmästä tai kanavasta. Napsauta "Poista video" vahvistaaksesi. Tallenne siirretään roskakoriin.
Microsoftin avulla on todella helppoa paitsi tallentaa kokouksia, myös hallita niitä. Halusitpa vain tarkastella sitä tai poistaa sen, se on niin yksinkertaista kuin se voi olla.