Lähetitkö sähköpostin, jota sinun ei olisi pitänyt olla? Ei ole syytä huoleen; Microsoft Outlook tallentaa piilotuksesi.
Oletko koskaan lähettänyt väärää sähköpostia jollekin ja tuntenut, että maailmanloppu tulee? Tai ei edes väärä, vain epätäydellinen ja nyt luulet, että näytät täydelliseltä tyhmältä kollegojesi edessä? Microsoft Outlook -käyttäjien ei tarvitse huolehtia näistä huijauksista.
Microsoft Outlookissa on ominaisuus sähköpostisi palauttamiseksi tai korvaamiseksi, eikä toisen henkilön tarvitse koskaan saada tietää mistään onnettomuudesta. Tietysti siihen on liitetty muutama merkki.
Milloin voit palauttaa sähköpostin
Palautus- tai korvaustoiminto toimii vain, kun toinen henkilö ei ole avannut ja lukenut sähköpostiasi. Sähköpostin katselua lukuruudussa ei lasketa. Ja voit käyttää sitä vain, jos sekä sinulla että vastaanottajalla on Microsoft 365- tai Microsoft Exchange -sähköpostitili samassa organisaatiossa. Recall/Replace on Microsoft Exchange -ominaisuus, eikä se ole käytettävissä MAPI- tai POP-tileille.
merkintä: Palautusominaisuus ei ole käytettävissä, jos organisaatiosi ei ole ottanut sitä käyttöön.
Sähköpostin palauttaminen
Avaa Outlook-sovellus työpöydälläsi (se ei toimi Outlookin online-tilassa) ja kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilillesi. Ennen kuin ryhdyt etsimään Palautuspainiketta, voit selvittää, voiko tilisi käyttää tätä vaihtoehtoa, jos et ole varma.
Mene "Tiedosto" -valikkovaihtoehtoon ja napsauta sitä.
Tilitiedot avautuvat. Varmista, että tilityyppi on "Microsoft Exchange", ei MAPI tai POP.
Jos kyseessä on Microsoft Exchange -tili ja myös vastaanottaja on samassa sähköpostijärjestelmässä, olet valmis. Napsauta Takaisin-painiketta palataksesi pääikkunaan ja siirtyäksesi Lähetetyt-kansioon.
Avaa sähköposti, jonka haluat palauttaa. Avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä. Sähköpostia yhdellä napsautuksella, kuten yleensä teemme, se avautuu lukuruutuun. Et voi muistaa sähköpostia lukuruudusta. Posti avautuu erilliseen ikkunaan. Valitse "Viesti"-välilehdeltä "Toiminnot" ja valitse sitten "Recall this message" avattavasta valikosta.
Jos et löydä Toiminnot-vaihtoehtoa Viesti-välilehdeltä, joko suurenna ikkuna koko näytön kokoiseksi, koska jotkin vaihtoehdot katoavat osittaisessa ikkunassa, tai vaihda sen sijaan "Tiedosto"-välilehteen.
Valitse Tiedosto-välilehden vasemmalla olevasta navigointivalikosta Info.
Napsauta sitten "Lähetä uudelleen tai palauttaa" -vaihtoehtoa ja valitse "Recall This Message" avattavasta valikosta.
Kun napsautat Recall-vaihtoehtoa (jollakin välilehdellä), valintaikkuna avautuu, ja voit valita, haluatko palauttaa sähköpostin kokonaan vai korvata sen. Viestin palauttaminen poistaa sen vastaanottajan postilaatikosta, kun taas korvausvaihtoehto poistaa edellisen sähköpostin ja korvaa sen uudella.
Tarkastellaan näiden kahden vaihtoehdon eroa. Jos haluat yksinkertaisesti palauttaa sähköpostin, valitse "Poista tämän viestin lukemattomat kopiot" -vaihtoehto.
Valitse "Kerro minulle, onnistuuko tai epäonnistuuko palautus jokaisen vastaanottajan kohdalla" -vaihtoehto ennen postin palauttamista. Näin saat viestin, joka kertoo, onnistuiko poisto. Valitse tämä vaihtoehto, suunnitteletko sähköpostin palauttamista tai vaihtamista saadaksesi tietää takaisinkutsun tilan.
Napsauta nyt OK. Tämä on kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, ja viesti palautetaan, jos vastaanottaja ei ole lukenut sitä.
Korvaa sähköposti valitsemalla Poista lukemattomat kopiot ja korvaa uudella viestillä ja napsauta OK.
Outlook avaa alkuperäisen sähköpostisi kirjoituskenttään. Voit muokata sitä vastaamaan sitä, mitä haluat lähettää nyt, ja napsauta Lähetä-painiketta. Uusi sähköposti korvaa edellisen viestin vastaanottajan postilaatikossa.
Saat ilmoituksen, jos viestin palauttaminen onnistuu.
Mitä tapahtuu vastaanottajan puolella?
Kun palautus onnistuu: Jos vastaanottaja ei ole lukenut alkuperäistä viestiä, kun haet/vaihdat viestin, alkuperäinen viesti poistetaan ja korvataan korvausviestillä (jos sellainen on). Vastaanottaja saa myös tiedon, että olet muistanut viestin.
Kun palautus epäonnistuu: Sekä alkuperäinen että palautusviesti ovat saatavilla vastaanottajan kansiossa. Jos vastaanottaja avaa alkuperäisen viestin juuri kun palautuspyyntöä käsitellään, vastaanottajalle ilmoitetaan, että yritit palauttaa viestin. Mutta alkuperäinen viesti on edelleen saatavilla heidän kansiossaan.
Olitpa lähettänyt sähköpostissa vääriä faktoja tai niitä ei ole tarpeeksi, Microsoft Outlook on pelastajasi. Muista viesti muutamalla napsautuksella, niin kukaan ei ole viisaampi sekoituksesi suhteen. Muista kuitenkin, että sinun on toimittava nopeasti, sillä kun vastaanottaja lukee sähköpostisi, siinä ei ole mitään järkeä.