Tietokoneeltasi ja pilvitallennuspalveluista, kuten Google Drivesta ja Dropboxista
Yksi Microsoft Teamsin hämmästyttävistä ominaisuuksista on tiedostojen jakamisen helppous sovelluksessa. Voit valita jakamisen kaikkien tiimisi jäsenten kanssa hetkessä tai yksityisesti kenen tahansa tiimin jäsenen kanssa jatkaaksesi työskentelyä täydellisessä harmoniassa. Tiedostot voidaan jakaa tietokoneeltasi tai Microsoft Teamsin tuetuista pilvipalveluista.
Toinen Microsoft Teamsin hämmästyttävä ominaisuus on, että sen avulla voit myös poistaa aiemmin jaettujen tiedostojen jakamisen yhtä helposti. Kukaan ei voi tarkastella jakamattomia tiedostoja, kun ne on poistettu.
Tiedoston jakaminen tiimille
Avaa Microsoft Teams -sovellus työpöydälläsi tai verkkoselaimellasi menemällä osoitteeseen teams.microsoft.com. Oletuksena voit jakaa tiedostoja tietokoneellasi tai Microsoft OneDrive -tililläsi.
Jos haluat jakaa tiedostoja muista pilvipalveluista, kuten Google Drivesta, Dropboxista, Boxista, ShareFilestä, sinun on lisättävä se Teams-tilillesi. Siirry vasemmalla olevan navigointipalkin kohtaan "Tiedostot".
Se näyttää kaikki tiedostot, jotka on jaettu kaikkien joukkueidesi kesken. Cloud Storage -kohtaan OneDrive on jo lisätty. Jos käytät OneDrivea Teamsissa tällä hetkellä käytetyllä Microsoft-tilillä, kaikki Driven sisältösi on käytettävissä jaettavaksi Teamsissa. Jos haluat käyttää mitä tahansa muuta pilvipalvelua, napsauta "Lisää pilvitallennustila" näytön vasemmassa alakulmassa.
Näyttöön tulee näyttö, jossa on valittavissa olevat pilvipalvelut. Napsauta palvelua, jota haluat käyttää. Kirjautumisikkuna avautuu. Kirjaudu tilillesi. Jos kirjautuminen onnistuu (kirjautuminen onnistuu vain, jos samaa sähköpostitiliä käytetään sekä pilvipalvelussa että Microsoft Teamsissa), pilvipalvelu lisätään ja kaikki pilvessä olevat tiedostot tulevat saataville jaettavaksi.
Siirry nyt vasemmalla olevasta navigointipalkista kohtaan Teams, valitse tiimi, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston, ja valitse sitten kanava, johon haluat lähettää tiedoston.
Siirry näytön alareunassa olevaan kirjoitusruutuun ja napsauta Liitä-kuvaketta (paperiliitin).
Näytölle tulee ponnahdusvalikko. Sinulla on mahdollisuus jakaa tiedosto jo jaetuista tiedostoista kaikkien ryhmien ja kanavien, OneDriven tai muiden pilvitallennuspalveluiden kesken tai ladata tiedoston tietokoneeltasi. Valitse haluamasi vaihtoehto ja valitse sitten tiedosto, jonka haluat jakaa.
Tiedosto tulee näkyviin viestiruutuun. Odota, että se ladataan; sen alareunassa on vihreä edistymispalkki latauksen aikana. Kun tiedosto on ladattu, napsauta "Lähetä" -painiketta jakaaksesi tiedoston.
Kuinka poistaa ryhmälle lähetetty tiedosto
Voit myös peruuttaa tiedoston jaon, jonka olet jo jakanut tiimin kanssa. Avaa kanava, jolle olet aiemmin jakanut tiedoston. Avaa kanava siirtymällä kohtaan "Tiimit" vasemmalla olevasta navigointipalkista ja valitsemalla sitten kanava joukkueen nimen alta.
Avaa nyt kanavan Tiedostot-välilehti. Välilehdet ovat kanavien yläosassa olevia pikalinkkejä. Tiedostot-välilehdellä on kaikki kyseisellä kanavalla jaetut tiedostot.
Etsi tiedosto, jonka haluat poistaa, ja vie hiiren osoitin sen päälle. "Näytä toiminto" -vaihtoehto (kolmen pisteen kuvake) tulee näkyviin tiedoston nimen viereen. Klikkaa sitä. Valitse sitten näkyviin tulevasta kontekstivalikosta Poista-vaihtoehto.
Näyttöön tulee vahvistusviestin valintaikkuna. Napsauta "Kyllä" poistaaksesi tiedoston.
Tiedosto poistetaan kanavasta ja kaikkien tiedostojen luettelosta vasemmalla olevan navigointipalkin Tiedostot-osion alla. Kukaan joukkueen jäsenistä ei pääse siihen enää.
Tiedostojen jakaminen yksityisesti Microsoft Teamsissa
Kanavalla jakamasi tiedostot jaetaan kaikkien kyseisen tiimin jäsenten kanssa. Jos et halua, että kaikki tiimin jäsenet pääsevät käsiksi tiedostoon, voit sen sijaan jakaa sen yksityisesti yksittäisen henkilön tai henkilöryhmän kanssa.
Napsauta vasemmalla olevasta navigointipalkista "Chat". Avaa sen yhteystiedon chat, jolle haluat lähettää tiedoston, tai napsauta yläreunassa olevaa "Uusi keskustelu" -painiketta aloittaaksesi keskustelun uuden kontaktin kanssa tai luodaksesi uuden ryhmän. Napsauta sitten kirjoitusruudussa Liitä-kuvaketta ja valitse tiedosto, jonka haluat jakaa. Voit lähettää tiedostoja vain OneDrivesta tai tietokoneeltasi yksityisissä keskusteluissa.
Kun tiedosto latautuu, sen alla on vihreä edistymispalkki. Kun tiedosto on ladattu viestilaatikkoon, eli vihreä palkki katoaa, napsauta Lähetä-painiketta jakaaksesi tiedoston.
Kuinka poistaa yksityisesti lähetetty tiedosto
Yksityisesti lähetetyt tiedostot voidaan poistaa jakamisesta itse chatissa. Siirry viestiin, jossa on tiedosto, jonka jakamisen haluat lopettaa, ja vie osoitin sen päälle. Viestin päälle ilmestyy merkkijono reaktioemojia, jonka lopussa on Lisää vaihtoehtoja -kuvake (kolmen pisteen valikko). Klikkaa sitä.
Näytölle tulee kontekstivalikko. Valitse "Poista" -vaihtoehto. Tiedoston sisältävä viesti poistetaan chatista molemmista päistä, eikä vastaanottaja voi enää käyttää sitä.
Huomautus: Voit myös poistaa tiedoston sisältävän viestin, kuten teimme yllä kanavalla jaetuille tiedostoille, mutta se poistaa vain viestin, ei tiedostoa. Tiedosto on edelleen käytettävissä "Tiedostot"-välilehdellä ja kaikki tiedostot vasemmalla olevassa navigointipalkissa.
Johtopäätös
Tiedostojen jakaminen ja jakamisen poistaminen koko tiimin tai vain joidenkin ryhmän jäsenten kanssa on vaivatonta Microsoft Teamsissa. Ja tuki kaikille tärkeimmille pilvitallennuspalveluille, kuten Dropbox ja Google Drive, tekee tiedostojen jakamisesta Microsoft Teamsissa entistäkin kätevämpää.