Mitä ammattilaiset pelkäävät eniten? Suurin osa teistä ei arvaisi sitä oikein, se menettää sähköpostinsa. Ihmiset vastaanottavat ja tallentavat yleensä kaikki tärkeät tiedostot ja tiedot sähköpostiinsa. Tämä ei vain pidä niitä yhdessä paikassa, vaan niitä voidaan käyttää milloin tahansa mistä tahansa ympäri maailmaa.
Mitä tulee sähköpostiin, ensimmäinen nimi, joka tulee mieleemme, on "Gmail". Suurin osa käyttäjistä ympäri maailmaa suosii Gmailia minkä tahansa muun verkon sähköpostipalvelun sijaan. Tämä johtuu siitä, että sen on kehittänyt Google, yksinkertainen ja suoraviivainen käyttöliittymä sekä runsaasti käyttäjäystävällisiä ominaisuuksia.
Miksi sinun pitäisi varmuuskopioida sähköpostisi
Tämä on ensimmäinen kysymys, joka tulee mieleen, kun kuulet sähköpostin varmuuskopioinnista, ja se on täysin pätevä kysymys, koska suuri osa käyttäjistä vastustaa sitä tietämättömyyden vuoksi. Mutta sinun on ymmärrettävä, että nykymaailmassa kyberhyökkäykset, tilien hakkerointi, väärinkäyttö ja tietojen katoaminen Internetin kautta ovat yleisiä. Jos sähköpostissasi on tärkeitä asiakirjoja tai tiedostoja, sinun tulee luoda varmuuskopio, jotta voit helposti noutaa ne, jos tiliisi hakkeroidaan, sähköpostit poistetaan vahingossa tai yksinkertaisesti menetät pääsyn tiliisi.
Mitä muuta voin tehdä? Sähköpostien varmuuskopiointi on ratkaisu, mutta sinun tulee keskittyä turvallisuuden parantamiseen pitämällä vahva salasana. Vahva salasana on erittäin tehokas, kun se estää muita murtautumasta tiliisi ja tietojesi vaarantumisen. Varmuuskopion hankkiminen ei kuitenkaan haittaisi, se toimisi lisätoimenpiteenä.
Lataa sähköpostit erikseen Gmailista
Yksi helpoimmista tavoista varmuuskopioida sähköpostisi on ladata ne tietokoneellesi. Aina kun vastaanotat tai lähetät sähköpostin Gmailin kautta, voit ladata sen.
Jos et halua varmuuskopioida kaikkia sähköpostejasi, mutta vain muutamia tiettyjä, sähköpostien lataaminen yksitellen Gmailista on loistava ja tehokas vaihtoehto. Jos kuitenkin haluat ladata sähköpostit joukkolatauksessa, suosittelemme tutustumaan muihin tämän sivun menetelmiin.
Kun avaat sähköpostin, näet oikeassa yläkulmassa kolme pistettä valikon avaamiseksi. Kontekstivalikossa näet muun muassa vaihtoehdon vastata, välittää, raportoida sähköpostista, estää lähettäjän ja ladata sähköpostin.
Kun olet napsauttanut "Lataa viesti" -vaihtoehtoa, sähköposti ladataan järjestelmäsi oletusarvoiseen "Lataukset"-kansioon. On suositeltavaa säilyttää kaikki ladatut sähköpostit yhdessä kansiossa ja luokitella ne alikansioiden avulla.
Varmuuskopioi kaikki sähköpostit Gmailissa Google Takeoutin avulla
Google Takeoutin avulla voit ladata kaikki Google-tilisi tiedot joko varmuuskopion luomista varten tai käyttääksesi sitä toisen palvelun kanssa. Se toimii lähes kaikkien Googlen tarjoamien palveluiden kanssa. Kun käytät Google Takeoutia, se luo varmuuskopion kaikista tilisi sähköposteista.
Varmuuskopion luominen Google Takeoutilla
Jos haluat käyttää Google Takeoutia varmuuskopion luomiseen Gmail-tilisi sähköposteista, avaa takeout.google.com tietokoneesi verkkoselaimella.
Kun avaat Google Takeoutin, kaikki Googlen palvelut valitaan oletuksena. Koska olemme kiinnostuneita luomaan varmuuskopion vain Gmailista, napsauta Poista kaikki valinnat poistaaksesi kaikkien palveluiden valinnan.
Kun olet poistanut kaikki valinnat, vieritä alas ja valitse Sähköposti-kohdan vieressä oleva valintaruutu.
Nyt näet vaihtoehdon valita tiedot, joista haluat luoda varmuuskopion. Napsauta 'Kaikki sähköpostitiedot mukana' valitaksesi eri tietovaihtoehdot tai poista niiden valinnat.
Jos haluat luoda varmuuskopion kaikista viesteistä, valitse "Sisällytä kaikki viestit postiin" -valintaruutu. Jos haluat luoda varmuuskopion valituista asioista, poista ensimmäinen valintaruutu ja tee tarvittava valinta luettelosta ja napsauta sitten "OK" alareunassa.
Kun olet tehnyt kaikki valinnat, vieritä alas ja napsauta "Seuraava vaihe".
Seuraava vaihe on valita taajuus, tiedostotyyppi ja koko. Ensin sinun on valittava taajuus kahdesta, joko kerran tai joka toinen kuukausi vuoden ajan. Valitse sen vaihtoehdon takana oleva valintaruutu, jonka haluat valita.
Seuraava osa koskee tiedostotyyppiä ja kokoa. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa tiedostotyypille, ZIP tai TGZ. ".zip"-tiedostojen etuna on, että ne voidaan avata helposti useimmilla tietokoneilla.
Valitse lopuksi haluamasi tiedostokoko luettelosta. Jos varmuuskopio on suurempi kuin valittu koko, tiedosto jaetaan kahteen osaan. Napsauta lopuksi "Luo vienti" alareunasta.
Varmuuskopion luonti kestää jonkin aikaa riippuen sähköpostisi tiedoista ja luotavan tiedoston koosta. Pienemmät tiedostot luodaan suhteellisen nopeammin kuin suuret tiedostot, jotka voivat kestää jopa päiviä.
Gmailin varmuuskopion lataaminen Luonut google Takeout
Kun olet pyytänyt varmuuskopiota, saat Googlelta vahvistusviestin. Saat myös latauslinkin/-linkit luotua varmuuskopiota varten toisessa sähköpostissa, mikä voi kestää pari tuntia tiedoston koosta riippuen. Latauslinkki on voimassa 7 päivää pyynnön esittämisestä.
Kun saat sähköpostin, avaa se ja napsauta "Lataa" -painikkeita. Tarkista myös, kuinka monta tiedostoa on luotu ja kunkin koon myöhempää käyttöä varten.
Kun olet napsauttanut Lataa-painikkeita, sinua pyydetään vahvistamaan henkilöllisyytesi antamalla Google-salasanasi. Kun olet valmis, lataa tiedostot tietokoneellesi. Tiedostot ovat .zip-muodossa, koska se on oletusasetus, emmekä muuttaneet sitä aiemmin.
Älä myöskään koskaan lataa tiedostoja julkisilla tietokoneilla tai järjestelmillä, jotka jaat muiden kanssa, koska tietoja voidaan käyttää väärin.
Lähetä edelleen sähköpostit, jotka haluat varmuuskopioida Gmailissa
Tämä on toinen yksinkertainen tapa luoda varmuuskopio, jossa otat sähköpostin edelleenlähetyksen käyttöön toiseen osoitteeseen. Yksi suurimmista haitoista on, että voit ottaa käyttöön vain saapuvien sähköpostien edelleenlähetyksen, et lähettämiesi sähköpostien edelleenlähetystä. Voit myös luoda varmuuskopion vain edelleenlähetysominaisuuden määrittämisen jälkeen vastaanottamillesi viesteille. Älä koskaan lisää kenenkään muun sähköpostiosoitetta välitysosoitteeksi, koska tiedot voivat vaarantua.
Sähköpostitunnuksen lisääminen viestien edelleenlähettämiseksi
Ota sähköpostin edelleenlähetys käyttöön avaamalla Gmail ja napsauttamalla oikeasta yläkulmasta "Asetukset".
Kun napsautat "Asetukset", "Pika-asetukset" -ruutu avautuu, jossa on perusasetukset näkymän ja muiden parametrien mukauttamiseen. Avaa kaikki Gmail-asetukset napsauttamalla Näytä kaikki asetukset.
Näet nyt erilaisia välilehtiä yläreunassa, siirry kohtaan Edelleenlähetys ja POP/IMAP.
Kohdassa "Edelleenlähetys ja POP/IMOP" on paljon vaihtoehtoja edelleenlähetysasetusten määrittämiseen. Ota edelleenlähetys käyttöön napsauttamalla "Lisää edelleenlähetysosoite", ensimmäinen vaihtoehto yläreunassa, "Edelleenlähetys"-osion vieressä.
Sinulla on nyt laatikko, johon voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen, johon haluat välittää kaikki sähköpostit, ja napsauta sitten sen alareunassa olevaa "Seuraava".
Nyt avautuu uusi ikkuna, jossa sinun on vahvistettava sähköpostitunnus napsauttamalla 'Jatka'.
Napsauta seuraavaksi näkyviin tulevassa vahvistusruudussa OK vahvistaaksesi muutoksen.
Edelleenlähetyspyynnön vahvistaminen
Kun lisäät sähköpostitunnuksen, johon viestit edelleen lähetetään, edelleenlähetysosoitteeseen lähetetään vahvistus. Vahvistaaksesi on kaksi vaihtoehtoa, joko käyttämällä vahvistuskoodia tai napsauttamalla sähköpostissa olevaa linkkiä.
Kun olet napsauttanut vahvistuslinkkiä, uusi sivu avautuu. Napsauta "Vahvista" salliaksesi sähköpostien vastaanottamisen ensisijaiselta tunnukseltasi.
Sähköpostin edelleenlähetysasetusten muuttaminen
Avaa Gmail-tili, jonka haluat varmuuskopioida, ja siirry kohtaan Edelleenlähetys ja POP/IMAP kuten teimme aiemmin. Valitse nyt Lähetä kopio… -kohdan takana oleva valintaruutu ja valitse vaihtoehto "Säilytä Gmailin kopio postilaatikossa" alla olevan kuvan mukaisesti. Tämä varmistaa, että sähköpostisi välitetään edelleen ja säilytetään ensisijaisen tilisi postilaatikossa.
Kun olet tehnyt muutokset, vieritä alas alas ja ota ne käyttöön napsauttamalla Tallenna muutokset.
Sähköpostien varmuuskopiointi Gmailissa kolmannen osapuolen sovelluksilla
Olemme jo nähneet esimerkillisiä tapoja varmuuskopioida sähköpostit Gmailissa, mutta emme ole vielä keskustelleet avuksi tulevista kolmansien osapuolien sovelluksista. Kun sähköposteista on tulossa ensisijainen ammattimaisen viestinnän ja tiedostojen jakamisen muoto, varmuuskopiointitarve on nyt suurempi kuin koskaan.
Tämän segmentin napauttamiseksi monet sovellukset on julkaistu erityisesti sähköpostin ja muiden varmuuskopioiden luomiseksi käyttäjille. Verkossa on todella hienoja sovelluksia, joissa on kiehtovia ominaisuuksia, jotka eivät vain luo varmuuskopiota, vaan vaativat myös huomattavasti vähemmän huomiota ja osallistumista.
Tärkeä muistiinpano: Kolmannen osapuolen palveluiden käyttäminen tarkoittaa, että annat jonkun muun käyttää sähköpostejasi, koska he auttavat tietojesi varmuuskopioinnissa. Suosittelemme vahvasti olemaan käyttämättä mitään kolmannen osapuolen palveluita (riippumatta siitä, kuinka turvallisia), ellet sitä ehdottomasti tarvitse ja ymmärrä täysin niihin mahdollisesti liittyvien riskien laajuutta.
UpSafe
UpSafe auttaa käyttäjiä varmuuskopioimaan Google-tietonsa ja sähköpostinsa. Se on yksi segmentin suosituimmista sovelluksista, mutta siitä puuttuu taajuuden asetusominaisuus, mikä tarkoittaa, että sinun on muistettava varmuuskopiointi joka kerta.
SysTools Gmailin varmuuskopiointi
Tämä on toinen hieno sovellus, joka tarjoaa paljon enemmän mukautuksia varmuuskopiotiedostotyypin suhteen ja antaa sinun lisätä myös useita Gmail-tilejä varmuuskopiointia varten.
Gmvault
Se on luultavasti yksi luotettavimmista sovelluksista, ei vain lukuisten mukautusten ja ominaisuuksien vuoksi, vaan myös sen pienen koon ja suoraviivaisen käyttöliittymän vuoksi. Voit myös asettaa automaattisten varmuuskopiointien taajuuden ja rentoutua.
Nyt kun olemme keskustelleet useimmista sähköpostin varmuuskopiointimenetelmistä, tunnet olevasi perehtynyt ja suuntautunut konseptiin. Kuten aiemmin mainittiin, varmuuskopion luomisen tulisi olla ainoa lähestymistapasi. Vahva salasana minimoi huomattavasti hakkerointimahdollisuuksia.