Peruuta tapaamiset etukäteen, jotta et näytä ääliöltä.
Virtuaalityöpaikan perusetiketti on tapaamisten sovittaminen etukäteen. Se antaa kokouksen osallistujille vihjeen, ja he voivat pitää aikataulunsa auki kokouksen ajaksi. Mutta yhtä tärkeää kuin kokouksen ajoittaminen on, on yhtä tärkeää ilmoittaa heille, jos kokous peruutetaan.
Microsoft Teams tekee sovelluksessa suunnittelemiesi kokousten peruuttamisen järjettömän helpoksi. Voit peruuttaa kokouksen vain, jos olet kokouksen järjestäjä. Jos sinut kutsuttiin kokoukseen, voit vain poistaa sen kalenteristasi etkä peruuttaa sitä.
Nyt on olemassa kahdenlaisia ajoitettuja kokouksia: erilliset kokoukset ja toistuvat kokoukset. Katsotaanpa, kuinka voit peruuttaa kunkin tyyppisen kokouksen Microsoft Teamsissa.
merkintä: Jos sovitussa kokouksessa ei ole osallistujia, kokousta ei voi peruuttaa. Mutta koska osallistujia ei ole, sinun ei todellakaan tarvitse ilmoittaa peruuttamisesta kenellekään. Kokouksen peruuttamisessa ei siis olisi mitään järkeä.
Itsenäisen kokouksen peruuttaminen
Avaa Microsoft Teams ja siirry "Kalenteri"-välilehteen vasemmalla olevasta navigointivalikosta.
Siirry sitten kokoukseen, jonka haluat peruuttaa, ja napsauta sitä.
Lyhyt asetusvalikko avautuu. Napsauta Muokkaa-painiketta.
Kokouksen tiedot -näyttö avautuu. Napsauta "Peruuta kokous" -painiketta vasemmassa yläkulmassa.
Näkyviin tulee vahvistuskehote. Voit lisätä peruutusilmoituksen kokouksen osallistujille, mutta se on täysin valinnainen. Napsauta "Peruuta kokous" -painiketta.
Tämä poistaa kokouksen kalenteristasi ja Microsoft Teams ilmoittaa myös kokouksen osallistujille tästä kehityksestä.
merkintä: Kokouksen peruuttaminen Microsoft Teamsista toimii vain Microsoft 365 -käyttäjille. Microsoft Teamsin ilmaisten käyttäjien on ilmoitettava peruutuksesta manuaalisesti henkilöille, joille lähetit kokouslinkin. Poista myös tapahtuma, jotta kukaan ei voi liittyä kokoukseen, jos he eivät saa muistiota. Siirry Kokoukset-välilehteen. Napsauta sitten Lisää vaihtoehtoja -painiketta (kolmen pisteen valikko) ja valitse vaihtoehdoista Poista.
Toistuvan kokouksen peruuttaminen
Sinulla voi olla myös ajoitettuja tapaamisia, jotka toistuvat ajoissa. Kun kyse on näiden kokousten peruuttamisesta, on otettava huomioon kaksi asiaa: haluatko peruuttaa yksittäisen tapaamisen vai koko sarjan.
Peruuta yksittäinen kokous
Jos haluat peruuttaa yksittäisen tapahtuman, siirry Kalenteri-välilehteen ja napsauta sitä kokouksen tapahtumaa, jonka haluat peruuttaa.
Napsauta sitten Muokkaa-painiketta. Avattava valikko laajenee. Valitse vaihtoehdoista "Muokkaa esiintymää".
Kokouksen tiedot avautuvat. Napsauta sitten "Peruuta kokous" -painiketta vasemmassa yläkulmassa.
Jälleen muutama vaihtoehto laajenee. Napsauta vaihtoehdoista "Peruuta esiintyminen". Jos muutat mieltäsi tässä vaiheessa, voit myös peruuttaa koko sarjan napsauttamalla Peruuta sarja -vaihtoehtoa.
Näkyviin tulee vahvistuskehote. Lisää peruutusilmoitus, jos haluat. Napsauta sitten Peruuta tapahtuma -painiketta peruuttaaksesi vain tämän yksittäisen kokouksen, jolloin Microsoft Teams ilmoittaa asiasta osallistuville.
Koko kokoussarjan peruuttaminen
Jos haluat sen sijaan peruuttaa koko kokoussarjan, siirry Kalenteri-välilehteen ja napsauta mitä tahansa kokousta kalenterista.
Napsauta Muokkaa-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Muokkaa sarjaa.
Kokouksen tiedot avautuvat. Napsauta "Peruuta kokous" -vaihtoehtoa. Sarjaa muokatessa ei ole vaihtoehtoa kysyä, haluatko peruuttaa esiintymän tai sarjan. Se peruuttaa sarjan yhdellä napsautuksella.
Näkyviin tulee vahvistuskehote. Lisää peruutusilmoitus kokouksen osallistujille, jos haluat lisätä henkilökohtaisen viestin peruuttamisesta. Napsauta sitten "Peruuta sarja" -painiketta.
Koko kokoussarja perutaan, ja kokouksen osallistujille ilmoitetaan tästä päivityksestä.
Tapaamisen peruminen, jotta et tuhlaa muiden osallistujien aikaa, on yhtä tärkeää kuin kokousten ajoittaminen. Onneksi Microsoft Teamsin avulla on todella helppoa peruuttaa kaiken tyyppinen kokous ja myös ilmoittaa osallistujille prosessista.