Tietojen lajittelu auttaa järjestämään tai järjestämään tiedot määritettyyn järjestykseen, jotta arvot löytyvät nopeasti. Excelissä voit lajitella alueen tai taulukon tekstien, numeroiden, päivämäärien ja kellonajan perusteella yhdessä tai useammassa sarakkeessa. Voit myös lajitella tiedot solun värin, fontin värin tai mukautetun muotoilukuvakkeen perusteella.
Excelissä on useita edistyneitä sisäänrakennettuja lajitteluvaihtoehtoja, jotka auttavat tietojen hallinnassa. Tässä artikkelissa käsittelemme erilaisia tiedon lajittelumenetelmiä tietyssä järjestyksessä sekä erilaisia kriteerejä.
Tietojen lajittelu Excelissä
Ennen kuin lajittelet tiedot, sinun on valittava, haluatko lajitella koko laskentataulukon vai vain solualueen.
Lajittelu järjestää kaikki laskentataulukon tiedot yhden sarakkeen tai useiden sarakkeiden mukaan. Voit myös lajitella vain yhden sarakkeen laskentataulukosta. Voit lajitella tietosi tekstin, numeroiden, päivämäärän ja kellonajan perusteella.
Käytämme seuraavaa esimerkkiä näyttääksemme, kuinka eri lajittelutavat suoritetaan Excelissä.
Jos haluat lajitella tiedot nopeasti, napsauta mitä tahansa solua sarakkeessa, jonka haluat lajitella. Alla olevassa esimerkkilaskentataulukossa haluamme lajitella tietomme "Rep"-nimien mukaan. Napsauta siis mitä tahansa solua sarakkeessa B.
Siirry "Data" -välilehteen ja napsauta "AZ" -lajittelukuvaketta, joka lajittelee päivämääräsi "Rep"-nimien mukaan.
Nyt tietosi on lajiteltu Edustajien nimien mukaan. Kun B-sarake on lajiteltu, sarakkeen B kutakin solua vastaavat rivit siirtyvät sen mukana.
Tietojen lajittelu vain yhteen sarakkeeseen
Voit lajitella tiedot yhteen sarakkeeseen, mikä ei vaikuta laskentataulukon vierekkäisiin sarakkeisiin. Valitse ensin alue/sarake (kohde), jonka haluat lajitella.
Siirry sitten "Data"-välilehteen ja napsauta lajittelukuvaketta. Excel näyttää sinulle "Lajittele varoitus" -viestin. Valitse siinä "Jatka nykyisellä valinnalla" -vaihtoehto ja napsauta "OK".
Nyt vain "Tuote"-alue (sarake) on lajiteltu aakkosjärjestykseen. Muista, että vain yhden sarakkeen lajitteleminen ei täsmää koko laskentataulukkoon kyseisen sarakkeen kanssa.
Tietojen lajittelu päivämäärän/ajan mukaan
Voit lajitella päivämäärän, kellonajan ja numeron samalla tavalla kuin lajittelet tekstiä Excelissä. Numerot voidaan lajitella pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään, ja päivämäärät ja kellonajat voidaan lajitella uusimmasta vanhimpaan tai vanhimmasta uusimpaan.
Voit joko valita solun sarakkeesta, jonka haluat lajitella, ja lajitella tiedot nousevaan tai laskevaan järjestykseen napsauttamalla AZ- tai ZA-kuvaketta "Lajittele ja suodata" -ryhmävälilehdellä. Tai napsauta "Lajittele" -kuvaketta pikalajittelukuvakkeiden vieressä "Data"-välilehdellä.
Se avaa Lajittele-valintaikkunan. Avaa avattava Lajittele-valikko. Tämä avattava valikko näyttää kaikki laskentataulukon sarakeotsikot. Koska haluamme lajitella tietojoukkomme päivämäärän mukaan, valitse Tilauspäivämäärä-vaihtoehto. Valitse sitten Tilaa-pudotusvalikosta Uusimmasta vanhimpaan -vaihtoehto lajitellaksesi tiedot nousevaan järjestykseen.
Tulos näkyy seuraavassa kuvakaappauksessa.
Tietojen lajittelu solun värin/fontin värin/solukuvakkeen mukaan
Jos haluat lajitella tiedot solun värin, fontin värin tai solukuvakkeen mukaan, avaa "Lajittele"-valintaikkuna napsauttamalla "Lajittele"-kuvaketta Tiedot-välilehdessä. Valitse sitten haluamasi vaihtoehto Lajittele-valikosta. Täällä valitsemme "Solun värin" lajitellaksesi tietojoukon.
Valitse seuraavaksi väri, jonka haluat olevan sarakkeen yläosassa. Napsauta sitten "OK".
Tältä näyttää solun värin perusteella lajiteltu taulukko.
Monitasoinen tietojen lajittelu (useiden sarakkeiden lajittelu)
Monitasoisen lajittelun avulla voit lajitella tiedot (taulukon) yhden sarakkeen arvojen mukaan ja järjestää sen sitten uudelleen toisen sarakkeen arvojen mukaan.
Esimerkiksi lajittelemme ensin tietojoukon "Tuote" nimen mukaan ja lajittelemme sen sitten uudelleen "Tilauspäivämäärän" mukaan. Voit tehdä tämän valitsemalla minkä tahansa taulukon solun ja napsauttamalla "Lajittele" -kuvaketta "Tiedot" -välilehdessä.
Lajittele-valintaikkunassa. Valitse "Tuote" avattavasta "Lajitteluperuste" -luettelosta. Napsauta sitten "Lisää taso" ja valitse "Tilauspäivä" avattavasta "Sitten mennessä" -luettelosta. Napsauta OK.
Nyt tietueet lajitellaan ensin nimikkeen ja tilauspäivämäärän mukaan.
Lajittelu räätälöityyn järjestykseen
Joskus et halua lajitella tekstin, numeron tai päivämäärän mukaan. Joskus haluat lajitella jonkin muun, kuten kuukauden, viikonpäivän, alueiden tai jonkin muun organisaatiojärjestelmän mukaan.
Oletetaan, että sinulla on seuraava taulukko ja haluat lajitella sen tilausten prioriteetin mukaan.
Voit tehdä tämän napsauttamalla mitä tahansa solua tietojoukon sisällä ja avaamalla Lajittele-valintaikkunan Excel-nauhasta.
Valitse sitten avattavasta Lajitteluperuste-valikosta Prioriteetti. valitse "Lajittele"-pudotusvalikosta "Solujen arvot"; ja valitse avattavasta Tilaus-valikosta Mukautettu luettelo.
Kun napsautat avattavasta valikosta Mukautetut luettelot -vaihtoehtoa, se avaa Mukautetut luettelot -valintaikkunan.
Kirjoita mukautettu luettelo tähän kohtaan "Luettelomerkinnät:" ja napsauta "Lisää". Lisäämme luetteloon esimerkiksi korkean, normaalin ja matalan prioriteetin.
Uusi lajittelujärjestys on nyt lisätty mukautettuun luetteloon. Valitse luettelo ja napsauta 'OK'.
Nyt voit valita mukautetun lajittelujärjestyksen avattavasta Tilaus-valikosta.
Nyt tietojoukko on lajiteltu prioriteetin mukaan (korkea, normaali, matala).
Tietojen lajittelu riviin
Sarakkeiden sijaan voit lajitella tiedot rivien mukaan. Voit tehdä tämän valitsemalla minkä tahansa rivin solun ja napsauttamalla Lajittele-kuvaketta nauhan Lajittele ja suodata -ryhmästä.
Napsauta "Lajittele"-valintaikkunassa "Asetukset" -painiketta.
Valitse "Lajittele vasemmalta oikealle" -vaihtoehto "Lajittele ylhäältä alas" sijaan "Lajitteluasetukset"-valintaikkunan Suunta-kohdasta. Ja napsauta 'OK'.
Valitse sitten rivi, jonka haluat lajitella, avattavasta Lajitteluperuste-valikosta ja napsauta OK.
Kuten alla näkyy, tietojoukko on nyt lajiteltu valitun rivin arvojen mukaan.
Nyt olet oppinut lajittelemaan Excelissä, voit järjestää laskentataulukon nopeasti uudelleen lajittelemalla tiedot.