Joten työtoverisi voivat jättää tärkeitä viestejä, kun et voi vastata puheluun
Microsoft Teams on todellakin yksi parhaista Workstream Collaboration -sovelluksista. Se tarjoaa niin monia ominaisuuksia, jotka tekevät siitä koko kokemuksen käyttäjille. Sen lisäksi, että voit muodostaa yhteyden työtovereihin soittamalla puheluita Microsoft Teamsissa, voit myös määrittää vastaajaviestin, jonka avulla ihmiset voivat jättää viestejä, kun et voi vastata puheluun.
Voit määrittää vastaajasi avaamalla Microsoft Teams -työpöytäohjelman tai verkkosovelluksen ja kirjautumalla sisään tilillesi. Napsauta sitten "Profiili" -kuvaketta otsikkorivin oikealla puolella ja valitse asetusvalikosta "Asetukset".
Napsauta Microsoft Teamsin "Asetukset"-näytössä "Puhelut" ikkunan vasemmassa reunassa.
Sitten oikeanpuoleisessa Puhelun vastaussäännöt -vaihtoehdossa näet oletusarvoisesti valittuna "Puhelut soivat minulle". Varmista sen alapuolella, että "Jos ei vastata" -asetukseksi on asetettu "Voicemail". Yleensä vastaaja on käytössä, kun liityt Microsoft Teamsiin.
Jos näin ei ole, napsauta avattavaa valikkoa ja valitse vaihtoehdoista "Vastaaja". Valitse myös aika, jonka puhelut soivat, ennen kuin ohjaat soittajan vastaajaan.
Käyttäjät voivat myös muuttaa asetusta niin, että kaikki puhelut menevät suoraan vastaajaan ilman edes soittoa. Valitse puhelujen vastaussääntöjen alta vaihtoehto Siirrä puheluni.
Napsauta nyt "Määritä vastaaja" määrittääksesi muut vastaajaan liittyvät asetukset, kuten tervehdysviesti, kieli ja puheluihin vastaamista koskevat säännöt.
Voit tallentaa viestin, joka toistetaan aina, kun joku saapuu vastaajaan. Napsauta "Tallenna tervehdys" tallentaaksesi viestin.
Voit myös olla tallentamatta viestiä. Microsoft Teamsilla on jo automaattinen ääniviesti vastaajaasi varten.
Jos haluat määrittää mukautetun viestin, mutta et halua tallentaa sitä, Teamsissa on toinen vaihtoehto. Käytä "Tekstistä puheeksi mukautettu tervehdys" kirjoittaaksesi tekstin, jonka haluat viestin sanottavan "Oma tervehdys" -osioon, ja automaattinen ääni toistaa viestin puolestasi.
merkintä: Tämä viesti ohitetaan, jos olet tallentanut tervehdyksen.
Käyttäjät voivat myös määrittää asetukset siitä, mitä vaihtoehtoja soittajalla on, kun hänet ohjataan vastaajaan. Napsauta Puhelun vastaussäännöt -kohdassa olevaa avattavaa valikkoa laajentaaksesi vaihtoehtoja ja valitse jokin käytettävissä olevista vaihtoehdoista, kuten "Anna soittajan nauhoittaa viesti".
Voit myös valita oletuskielen, jolla tervehdys toistetaan. Valitse kieli napsauttamalla Tervehdyskieli-kohdan avattavaa valikkoa.
Kun valitset mukautetun tekstistä puheeksi -tervehdyksen, voit myös asettaa ylimääräisen Poissa-tervehdyksen. Kirjoita viesti "poissa" -tervehdyksen alla olevaan tekstikenttään.
Valitse sitten, milloin haluat toistaa viestin. Kun olet määrittänyt kaikki asetukset, napsauta 'OK' tallentaaksesi asetukset ja vastaajasi asetetaan haluamallasi tavalla.
Microsoft Teamsin avulla voit määrittää vastaajapalvelun, johon sinulle soittavat ihmiset voivat jättää viestejä, kun et ole tavoitettavissa. Voit määrittää ja määrittää vastaajaviestin mieltymystesi mukaan useista käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Vastaanotetut vastaajaviestit ja niiden transkriptiot ovat saatavilla Puhelut-näytössä.