Jos haluat tulostaa postitustarrat osoiteluettelosta, jota ylläpidät Excel-laskentataulukossa, voit käyttää Microsoft Wordin yhdistämisominaisuutta.
Microsoft Excel on ihanteellinen paikka asiakkaiden yhteys- ja osoitetietojen tallentamiseen. Voit helposti järjestää postituslistan/osoitelistan Excelissä. Mutta postitustarrojen, kirjekuorten, onnittelukorttien tai minkä tahansa muun tulostaminen voi olla kovaa työtä.
Oletetaan, että haluat lähettää massapostituksen postituslistalle, jota ylläpidät Excel-laskentataulukossa. Paras tapa tehdä se on käyttää Microsoft Wordin yhdistämisominaisuutta. Luomalla yhdistämisasiakirjan Microsoft Wordissa ja linkittämällä sen Excel-laskentataulukkoon voit vetää tiedot Excel-luettelosta tulostettaviksi tarroiksi postitusta varten.
Postitustarrojen tekeminen Wordissa Excel-taulukosta
Microsoft Wordin yhdistämisominaisuuden avulla voit luoda Excel-taulukosta arkin postitustarroja, jotka voit tulostaa. Jos et tiedä kuinka massatulostaa tarrat Excelistä, lue tämä vaiheittainen opas.
Valmistele postituslistasi Excelissä
Jotta voit luoda ja tulostaa postitusetikettejä, sinun on ensin määritettävä laskentataulukko oikein. Kirjoita sarakkeen otsikko jokaisen sarakkeen ensimmäiseen soluun ja täytä vastaavat tiedot sarakeotsikoiden alle. Koska haluamme luoda postitustunnisteita, luo sarake jokaiselle elementille, jonka haluat lisätä tarroihin (kuten etunimi, sukunimi, osoite jne.).
Jos esimerkiksi aiot luoda postitusetikettejä Excel-taulukosta, siinä olisi todennäköisesti seuraavat perusyhteystiedot (sarakeotsikoina):
- Etunimi
- Sukunimi
- Katuosoite
- Kaupunki
- Osavaltio
- Postinumero
Katso alla oleva kuvakaappaus:
Kun syötät tietoja Exceliin, jaa tiedot yksittäisiin sarakkeisiin. Esimerkiksi yksittäisen nimisarakkeen luomisen sijaan jaa nimi erillisiin sarakkeisiin, kuten otsikko, etunimi, toinen nimi, sukunimi, mikä helpottaisi tietojen yhdistämistä Word-asiakirjaan.
Kun syötät tietoja, varmista, että laskentataulukossa ei ole tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Tallenna laskentataulukko, kun olet syöttänyt tiedot.
Nimeä postituslista
Kun olet luonut tietojoukon, anna laskentataulukossa esitetyille tiedoille nimi. Tehdä se,
Valitse osoiteluettelo Excel-taulukosta, mukaan lukien otsikot. Siirry seuraavaksi "Kaavat"-välilehteen ja napsauta "Määritä nimi" Määritetyt nimet -ryhmästä.
Uusi valintaikkuna avautuu, kirjoita nimi "Nimi"-ruutuun ja napsauta "OK". Jos nimessä on enemmän kuin yksi sana, lisää niiden väliin alaviiva (_) (ei välilyöntiä tai tavuviivaa sallittu).
Vahvista tiedostomuoto
Sinun on yhdistettävä Word-asiakirja Excel-laskentataulukkoon, joka sisältää postituslistan, jotta voit tulostaa tarrat. Jos yhdistät Wordin Exceliin ensimmäistä kertaa, sinun on otettava käyttöön muunnosmuoto, jonka avulla voit muuntaa tiedostoja kahden Microsoft-ohjelman välillä.
Voit tehdä tämän avaamalla ensin Microsoft Word -ohjelman. Napsauta "Tiedosto"-välilehteä ja valitse "Asetukset" vasemman ruudun alareunasta.
Uusi "Word Options" -ikkuna avautuu. Napsauta siinä "Lisäasetukset" vasemmassa ruudussa ja vieritä alas "Yleiset"-osioon. Valitse "Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa" -vaihtoehto ja napsauta "OK". Tämän avulla voit helposti tuoda tietoja Excelistä.
Määritä yhdistämisasiakirja Wordissa
Seuraavaksi sinun on määritettävä päätarraasiakirja MS Wordissa lisättäville postitustarroille.
Avaa tyhjä Word-asiakirja. Siirry kohtaan "Postitukset" ja napsauta "Aloita yhdistäminen" -kuvaketta. Valitse sitten avattavasta valikosta Tunnisteet.
Voit myös valita "Vaiheittainen yhdistämistoiminto" -vaihtoehdon, joka opastaa sinua prosessin läpi.
"Label Options" -valintaikkuna tulee näkyviin. Täältä voit valita tarratoimittajasi ja tuotenumeron. Valitsemme 3M-tarravalmistajan toimittajaksemme, koska käytämme sitä merkkiä. Mutta jos käytät tiettyä toimittajaa, esim. Avery, voit valita ne sen sijaan.
Napsauta sitten "Tiedot" -painiketta Label Options -ikkunan vasemmassa alakulmassa ja uusi valintaikkuna avautuu. Täällä voit muuttaa tarran marginaaleja, korkeutta, leveyttä, jakoväliä ja kokoa. Napsauta "OK" muutosten tekemisen jälkeen.
Nyt Word-sivu näyttää tältä:
Yhdistä laskentataulukko Wordin tarroihin
Olet nyt asettanut tyhjät tarrat Microsoft Wordiin tietojen vastaanottamiseksi Excelistä. Seuraavaksi sinun tulee liittää Word-dokumentti laskentataulukkoon, joka sisältää postitus-/osoiteluettelosi, jotta tiedot voidaan siirtää tarroihisi.
Siirry Word-asiakirjan Postitukset-välilehteen ja valitse "Valitse vastaanottajat" -vaihtoehto. Napsauta avattavasta valikosta Käytä olemassa olevaa luetteloa.
Siirry Select Data Source -ikkunassa olevaan Excel-laskentataulukkoon postituslistalla, valitse tiedosto ja napsauta "Avaa".
Jos näet Vahvista tietolähde -valintaikkunan, valitse "OLE DB -tietokantatiedostot" ja napsauta "OK"-painiketta.
Toinen ponnahdusikkuna nimeltä Select Table tulee näkyviin. Jos olet nimennyt osoiteluettelosi (Customer_Mailing_List), valitse se ja napsauta 'OK'. Jos ei, valitse luettelosi sisältävä taulukko ja napsauta "OK".
Kuten näet, Word-asiakirja on nyt täynnä osoitetarroja, joissa lukee "Seuraava tietue".
Muokkaa yhdistämisen vastaanottajaluetteloa
Napsauta Postitukset-välilehden Muokkaa vastaanottajaluetteloa -vaihtoehtoa.
Näkyviin tulee Yhdistämisen vastaanottajat -ikkuna, jossa luetellaan kaikki osoiteluettelosi vastaanottajat. Kaikki valitaan oletusarvoisesti. Täällä voit lajitella, suodattaa, lisätä tai poistaa vastaanottajia luettelosta.
Tyhjennä valintaruudut niiden vastaanottajien nimien vieressä, joita et halua sisällyttää tunnisteihisi.
Lisää yhdistämiskenttiä
Nyt sinun on lisättävä asiakirjaan yhdistämiskentät ennen kuin voit viimeistellä yhdistämisen. Kun lisäät yhdistämiskenttiä tarroihisi, näistä kentistä tulee laskentataulukon sarakeotsikoiden paikkamerkit. Kun yhdistäminen on tehty, paikkamerkit korvataan Excel-postituslistasi tiedoilla.
Jos haluat lisätä yhdistämiskenttiä, napsauta Sähköposti-välilehden Kirjoita ja lisää kentät -ryhmästä Osoitelohko.
Täällä voit määrittää sopivan muodon, jossa vastaanottajan nimi näkyy tarrassa. Näet valitun osoitemallin esikatselun Esikatselu-osiossa. Napsauta "OK" lisätäksesi kentät.
Jos osoitelohkon osat puuttuvat tai eivät vastaa valittua osoitemuotoa, se tarkoittaa, että Excelin osoiteluettelon sarakeotsikot poikkeavat oletusarvoisista Wordin yhdistämiskentistä. Napsauta 'Yhdistä kentät' -painiketta löytääksesi oikeat kentät osoitelohkon edellyttämiin kenttiin.
Tarkista Vastaa kentät -ikkunassa, vastaavatko osoitelohkon pakolliset kentät työkirjan saraketta. Jos ei, napsauta vaaditun kentän vieressä olevaa pudotusvalikkopainiketta ja yhdistä se Excel-tiedostosi sarakeotsikkoon. Kun olet valmis, napsauta 'OK'.
Nyt "AddressBlock" näkyy asiakirjasi ensimmäisessä tarrassa.
Seuraavaksi sinun on kopioitava ensimmäisen tarran (<>) tarramuoto ja asettelu Word-asiakirjan muihin tarroihin. Voit tehdä tämän napsauttamalla Postitukset-välilehden Kirjoita ja lisää -osiossa Päivitä tarrat.
Suorita yhdistäminen
Ennen kuin yhdistämme Word-asiakirjan ja Excel-tiedoston, katsotaanpa, miltä valmiit tarrat näyttävät.
Voit tarkastella tuloksiasi valitsemalla yläpalkista Esikatsele tuloksia.
Nyt voit suorittaa varsinaisen yhdistämisen.
Voit muotoilla tällä hetkellä esikatselun tunnisteen Etusivu-välilehdellä. Voit jopa muuttaa tarrojen kirjasintyyppiä, kirjasinkokoa, fontin väriä jne. mieleiseksesi. Kun olet lopettanut esikatsellun tarran muotoilun, napsauta "Päivitä tarrat" Postitukset-välilehden alla soveltaaksesi muotoilua kaikkiin tarroihin.
Suorita yhdistäminen siirtymällä Postitukset-välilehdelle ja napsauttamalla Valmis-ryhmässä Valmis ja yhdistä -vaihtoehtoa. Valitse avattavasta valikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.
Näyttöön tulee pieni ponnahdusikkuna nimeltä Yhdistä uuteen asiakirjaan. Valitse Yhdistä tietueet -kohdasta Kaikki ja lopeta napsauttamalla OK.
Nyt tiedot osoiteluettelostasi siirretään tarroihisi ja uusi asiakirja tulee näkyviin Excel-osoiteluettelosi postitustarroineen. Voit nyt muokata, muotoilla, tulostaa ja tallentaa tätä tarraasiakirjaa aivan kuten mitä tahansa muuta Word-asiakirjaa.
Bonusvinkki: Lisää reunat tarroihin
Tarrojen leikkaaminen ilman reunuksia on vaikeaa. Lisää reunuksia napsauttamalla plus (+) -kuvaketta tekstien vasemmassa yläkulmassa.
Nyt kaikki asiakirjan tarrat on valittu, napsauta kelluvassa valikossa olevaa "Reuna"-kuvaketta ja napsauta vaihtoehdoista "Kaikki reunat".
Näet välittömästi rajat eri tarrojen välillä.
Nyt tarvitsee vain tulostaa tarrat, leikata ne, liittää ne viesteihin ja lähettää sähköpostisi.