Voit luoda avattavan luettelon Google Sheetsissä käyttämällä solualueen kohdeluetteloa tai syöttämällä kohteet manuaalisesti.
Avattava luettelo (tunnetaan myös pudotusvalikkona tai alasvetovalikkona) on luetteloruudun kaltainen valikko, jonka avulla käyttäjät voivat valita vaihtoehdon ennalta määritettyjen vaihtoehtojen luettelosta. Avattava luettelo varmistaa, että käyttäjät syöttävät soluihin vain ne arvot, jotka ovat saatavilla tietyssä luettelossa.
Kun työskentelet Google Sheetsissä, saatat joskus haluta muiden käyttäjien kirjoittavan toistuvia arvoja sarakkeeseen. Epätarkkuuden, kirjoitusvirheiden välttämiseksi ja tiedonsyöttökiinnikkeen tekemiseksi kannattaa ehkä lisätä avattava luettelo varmistaaksesi, että käyttäjät syöttävät vain annetut arvot.
Luot esimerkiksi luettelon tehtävistä, jotka haluat tiimisi suorittavan. Ja haluat tiimisi päivittävän jokaisen tehtävän tilan Valmis, Odottaa, Tärkeä, Ohitettu ja Tehtävä kesken. Voit tehdä tämän luomalla pudotusvalikon, jossa on luettelo tehtävän tiloista, joista käyttäjä voi valita tietojen manuaalisen syöttämisen sijaan.
Tässä opetusohjelmassa kerromme kaiken avattavan luettelon luomisesta ja hallinnasta Google Sheetsissa.
Avattavan luettelon luominen Google Sheetsissä
Pudotusvalikko on tietojen vahvistustoiminto, jonka avulla käyttäjät voivat hallita, mitä laskentataulukkoon voidaan kirjoittaa. Voit luoda nopeasti avattavan valikon Google Sheetsin tietojen vahvistusikkunan avulla.
Voit lisätä avattavan valikon Google Sheetsiin kahdella tavalla. Voit joko luoda avattavan luettelon arvoista solualueella tai määrittää luettelon kohteet manuaalisesti.
Luo avattava valikko käyttämällä erilaisia soluja Google Sheetsissa
Voit luoda avattavan luettelon Google Sheetsissä käyttämällä solualueen sisältämää luetteloa.
Avaa ensin Google-laskentataulukko ja kirjoita kohteiden luettelo solualueelle, jotka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon. Tässä, tässä esimerkkilaskentataulukossa, meillä on luettelo kaupunkien nimistä sivukonttoina.
Valitse seuraavaksi solu tai solualue, johon haluat luoda avattavan luettelon. Se voi olla samalla laskentataulukolla tai erillisellä laskentataulukolla.
Napsauta sitten laskentataulukon yläreunassa olevaa Data-valikkoa ja valitse avattavasta valikosta Tietojen vahvistus.
Tai napsauta hiiren kakkospainikkeella, kun olet valinnut solun (solut) ja valinnut kontekstivalikon alareunasta Tietojen vahvistus.
Tietojen vahvistamisen valintaikkuna avautuu. Täällä voit määrittää ja mukauttaa pudotusluettelosi eri asetuksilla.
Solualue
Ensimmäinen kenttä, Solualue, määrittää sijainnin, johon avattava luettelo luodaan. Koska olemme jo valinneet tälle alueen, se täytetään automaattisesti.
Voit myös muuttaa tätä napsauttamalla "taulukkokuvaketta" Solualue-kentässä ja valitsemalla solualueen, johon haluat lisätä avattavan luettelon.
Kriteeri
Seuraavaksi Kriteerit-osiossa on luettelo vaihtoehdoista avattavassa valikossa, ja tarvitset vain kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa. Et voi luoda avattavaa valikkoa muiden vaihtoehtojen kanssa.
Napsauta avattavaa valikkoa ja valitse "Luettelo alueelta" -vaihtoehto lisätäksesi alueen kriteeriksi.
Kirjoita viereiseen kenttään soluviittaus/väli, joka sisältää kaikki arvot, jotka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon. Sen sijaan, että syötät alueen manuaalisesti, napsauta vain 'Valitse tietoalue' -kuvaketta (taulukkokuvake).
Toinen ponnahdusikkuna nimeltä Valitse tietoalue tulee näkyviin. Valitse nyt vain solu/alue, joka sisältää kohteiden luettelon, ja sijainti lisätään automaattisesti "Valitse tietoalue" -valintaikkunaan. Napsauta sitten "OK". Kun valitset alueen eri taulukosta, myös taulukon nimi sisällytetään luettelon sijaintiin.
Yllä olevassa esimerkissä taulukon 3 kohdassa A2:A13 olevien kohteiden luettelo ja avattava valikko luodaan taulukon 4 kohtaan C2:C17.
Näytä avattava luettelo solussa
Varmista, että Näytä avattava luettelo solussa -valintaruutu on käytössä. Jos tämä vaihtoehto jätetään valitsematta, voit silti syöttää kohteet luettelosta kaksoisnapsauttamalla solua, mutta et näe avattavan valikon kuvaketta solussa.
Virheellisillä tiedoilla
Voit myös valita, mitä tapahtuu, kun joku syöttää jotain (virheellistä tietoa), jota ei ole luettelossa. Voit valita joko "Näytä varoitus" tai "Hylkää syöttö" -valintanapin "On virheelliset tiedot" -asetukseksi. "Näytä varoitus" -vaihtoehto hyväksyy käyttäjän syötteen, mutta varoituksella, kun taas "Hylkää syöttö" -vaihtoehto hylkää syötteen kokonaan.
Ulkomuoto
Ulkoasu-vaihtoehdolla voit antaa käyttäjälle vihjeen pudotusvalikon käyttöön tai siitä, millaisia arvoja soluihin hyväksytään.
Aktivoidaksesi tämän vaihtoehdon, valitse "Näytä vahvistusteksti" -valintaruutu, jolloin tekstiruutu tulee näkyviin sen alle. Kirjoita tekstiruutuun ohjeet, jotka haluat näyttää.
Kun olet määrittänyt asetukset, ota muutokset käyttöön napsauttamalla Tallenna-painiketta.
Kuinka avattava valikko toimii Google Sheetsissa
Nyt avattavat luettelot luodaan soluun C2:C17, ja kun napsautat pudotusvalikon kuvaketta, se näyttää luettelon kohteista.
Nyt, jos käyttäjä syöttää arvon, joka ei ole luettelossa, solu merkitään virheellisiksi tiedoiksi. Voit huomata merkin solun C6 vasemmassa yläkulmassa. Tämä johtuu siitä, että valitsimme "Näytä varoitus" -vaihtoehdon "Virheellisille tiedoille" -asetuksesta Tietojen vahvistus -valintaikkunassa.
Ja kun viet hiiren osoittimen merkin päälle, näet varoitusviestin.
Näin luot dynaamisen avattavan luettelon Google Sheetsissä.
Luo avattava valikko syöttämällä kohteet manuaalisesti Google Sheetsiin
Jos haluat luoda staattisen avattavan luettelon, mutta sinulla ei ole laskentataulukon solualueen kohteiden luetteloa, voit määrittää kohteet manuaalisesti tietojen vahvistusvalintaikkunassa.
Tämä menetelmä voi olla hyödyllinen, jos haluat luoda vain yksinkertaisen avattavan luettelon tuotteista, kuten Kyllä ja Ei, Hyväksytty ja Hylätty, Varastossa ja loppuunmyyty jne. Voit tehdä tämän seuraavasti:
Valitse solu tai soluryhmä, jolle haluat lisätä avattavan luettelon.
Napsauta valikosta "Data" -välilehteä ja valitse "Data Validation" -vaihtoehto.
Varmista Data Validation -ponnahdusikkunassa, että oikea solu tai alue on valittuna "Cell range" -kentässä.
Avattavasta Ehtojen valikosta sinun on valittava tällä kertaa "Tuoteluettelo".
Kirjoita sen viereiseen kenttään manuaalisesti haluamasi kohteet avattavaan luetteloon ja muista erottaa jokainen kohde pilkulla ilman välilyöntiä. Esimerkissämme haluamme näyttää sukupuolet, joten kirjoitamme "Mies, Nainen ja Ei määritetty".
Voit lisätä tilaa kohteen nimeen, mutta et kohteiden väliin. Kohteet voivat olla tekstejä, päivämääriä, numeroita, kaavoja ja valintaruutuja.
Varmista, että "Näytä avattava luettelo solussa" -vaihtoehto on valittuna. Koska tämä on staattinen luettelo, emmekä halua muuta syötettä soluun, valitsimme "Hylkää syöttö" -vaihtoehdon.
Kun olet tehnyt muutokset, ota käyttöön napsauttamalla Tallenna.
Nyt jokaiseen valitun alueen soluun luodaan staattinen pudotusvalikko. Napsauta avattavan valikon kuvaketta tai kaksoisnapsauta solua tai paina "Enter" solussa valitaksesi kohteen.
Jos käyttäjä syöttää arvon, joka ei ole luettelossa, tietojen vahvistus hylkää syötteen ja näyttää virheilmoituksen. Tämä johtuu siitä, että valitsimme tietojen validoinnissa "Virheellisille tiedoille" -vaihtoehdon Hylkää syöttö.
Virhe ilmoittaa käyttäjälle, että hän on syöttänyt virheellisiä tietoja tiettyyn soluun ja hänen on syötettävä jokin määritetyistä arvoista.
Muokkaa avattavaa luetteloa Google Sheetsissa
Saatat joskus haluta lisätä uusia kohteita, muuttaa kohteita tai poistaa kohteita jo luodusta avattavasta luettelosta. On myös mahdollista toimittaa uusi nimikeluettelo jo olemassa olevaan avattavaan luetteloon.
Siirry solualueeseen tai taulukkoon, jossa on soluja ja joka sisältää luettelon kohteista, joita käytit avattavassa luettelossasi. Tee haluamasi muutokset näiden solujen sisältöön. Voit lisätä uusia kohteita, muokata olemassa olevia kohteita ja poistaa kohteita näistä soluista.
Tämä on alkuperäinen luettelo, jota käytimme avattavan valikon luomiseen aiemmin:
Nyt teimme muutamia muutoksia luetteloon. Lisäsimme uuden kohteen Tukholma, poistimme Wienin ja muutimme New Yorkin New Jerseyksi.
Voit myös muokata manuaalisesti syötettyjä kohteita Tietojen vahvistus -valintaikkunassa.
Kun olemme muokanneet kohdeluetteloa, avattava luettelo päivitetään automaattisesti. Mutta jotkin aiemmin syötetyt merkinnät käyttämällä alkuperäistä avattavaa valikkoa on merkitty virheellisiksi. Koska näitä arvoja on muokattu luettelossa, ne on merkitty virheellisiksi.
Nyt, kun napsautat avattavaa valikkoa, saat juuri päivitetyn avattavan luettelon.
merkintä: Jos lisäät tai poistat kohteita luettelosta, muista muuttaa tietojen tarkistusehtojen alueen valintaa, jotta kaikki kohteet näkyvät oikein avattavassa luettelossa.
Kopioi Google Sheetsin avattava luettelo
Sen sijaan, että luot saman avattavan luettelon useille taulukoille, voit nopeasti kopioida avattavan luettelon yhdestä solusta useisiin soluihin yhdellä tai useilla taulukoilla.
Voit kopioida nopeasti avattavan luettelon yksinkertaisella kopioi ja liitä -menetelmällä.
Voit tehdä tämän valitsemalla solun avattavasta luettelosta, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Kopioi" tai painamalla "Ctrl + C". Valitse sitten solu tai solualue, johon haluat lisätä avattavan luettelon, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä tai liitä avattava valikko painamalla Ctrl + V.
Mutta tämä menetelmä kopioi myös solun muotoilun (värin, tyylin, reunuksen jne.) sekä avattavan luettelon merkinnän.
Tämän välttämiseksi sinun on käytettävä liittämistoimintoa. Näin teet sen.
Valitse ensin ja kopioi solu (Ctrl + C) avattavasta luettelosta. Valitse sitten solu/alue, johon haluat kopioida avattavan luettelon. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittuja soluja, laajenna Liitä määräten -vaihtoehto ja valitse Liitä vain tietojen vahvistus -vaihtoehto.
Tämä kopioi avattavan luettelon haluamaasi paikkaan.
Poista avattava luettelo Google Sheetsissä
Jos et enää tarvitse avattavaa valikkoa ja haluat poistaa ne, voit tehdä sen helposti muutamalla hiiren napsautuksella.
Voit poistaa avattavan luettelon valitsemalla solun tai solut, joista haluat poistaa avattavan luettelon. Napsauta sitten "Data"-valikkoa ja valitse "Tiedon vahvistus".
Napsauta nyt "Poista vahvistus" -painiketta Tietojen vahvistus -valintaikkunan alaosassa ja napsauta "Tallenna".
Se siitä. Avattavat luettelosi poistetaan. Mutta he jättävät sinulle tiedot, jotka syötimme näiden avattavien luetteloiden avulla.
