Excelin Seuraa muutoksia -ominaisuuden avulla saat selville, kuka on tehnyt muutoksia työkirjaan, mitkä muutokset ovat tehneet ja hyväksytäänkö ne.
Oletetaan, että pyysit jotakuta oikolukemaan Excel-työkirjaa tai tekemään yhteistyötä kanssasi. Ja saatat haluta seurata muutoksia, lisäyksiä ja poistoja, jotka on tehty kyseiseen jaettuun työkirjaan. Voit tehdä sen Excelin Seuraa muutoksia -ominaisuuden avulla, jonka avulla voit tunnistaa, kuka on tehnyt muutokset ja mitä muutoksia he tekivät jaettuun laskentataulukkoon/työkirjaasi.
Excel-laskentataulukoita ei seurata oletuksena, joten et tiedä mitä muutoksia on tehty, kuka ne on tehnyt tai milloin. Mutta kun Muutosten seuranta -ominaisuus on käytössä, Excel hahmottelee minkä tahansa käyttäjän tekemät versiot työkirjassa. Tämä on vaiheittainen opas muutosten seuraamiseen Microsoft Excelissä.
Kuinka ottaa muutokset käyttöön Excelissä
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot laskentataulukkoon, ota "Seuraa muutoksia" käyttöön ennen kuin jaat Excel-työkirjan tarkastettavaksi. Kun he ovat suorittaneet tarkistuksen, voit verrata alkuperäisiä tietojasi muutettuihin tietoihin ja sitten hyväksyä tai hylätä muutokset. Sen jälkeen voit poistaa Jäljitä muutokset käytöstä.
Muista, että tämä on teknisesti vanha ominaisuus, joten et näe muutosten seuranta -vaihtoehtoa Excel 2019:ssä ja 365:ssä. Löydät tämän ominaisuuden vain Excel 2016:n ja sitä vanhempien versioiden Tarkista-välilehdeltä.
Ota muutosten seuranta käyttöön Excelissä siirtymällä "Tarkista"-välilehteen ja napsauttamalla "Seuraa muutoksia". Valitse sitten avattavasta valikosta Korosta muutokset.
Korosta muutokset -valintaikkuna avautuu. Valitse siinä "Seuraa muutoksia muokkauksen aikana" -valintaruutu.
Nyt meillä on kolme vaihtoehtoa Milloin, kuka ja missä. "Milloin"-ruudussa voimme valita, mistä lähtien haluat seurata muutoksia, valitse "Viimeisen tallennuksen jälkeen", Kaikki, Ei vielä tarkistettu tai Päivämäärästä lähtien (tietty päivämäärä)". Tässä valitsemme Milloin-ruudusta "Kaikki".
Ja me valitsemme "Kaikki" Kuka-kentässä. Voit myös seurata vain tiettyjen käyttäjien tai kaikkien tämän vaihtoehdon käyttäjien tekemiä muutoksia.
Jos haluat, että muutoksia seurataan koko taulukossa, jätä tämä ruutu valitsematta. valitse "Korosta muutokset näytöllä" -ruutu ja napsauta "OK" -painiketta.
Tai jos haluat seurata muutoksia vain jossakin taulukon osassa, voit määrittää solualueen. Napsauta "Missä" -ruutua ja valitse solualue laskentataulukosta. Napsauta sitten "OK".
Napsauta "OK" tallentaaksesi työkirjan.
Valitse seuraavaksi Arvostelu-välilehdellä Jaa työkirja -vaihtoehto.
Varmista Jaa työkirja -valintaikkunassa, että Käytä vanhoja jaettuja työkirjoja -ominaisuutta uuden yhteiskirjoituskokemuksen sijaan -valintaruutu on valittuna. Napsauta sitten "OK".
Valitse lopuksi "Suojaa jaettu työkirja" Tarkista-välilehdeltä. Se avaa Suojaa jaettu työkirja -valintaikkunan. Valitse Suojaa jaettu työkirja -valintaikkunassa Jakaminen seurantamuutoksilla -vaihtoehto estääksesi ketään poistamasta seurantahistoriaa. Napsauta sitten "OK".
Tallenna sen jälkeen tiedosto ja jaa laskentataulukkosi yhteiskäyttäjille tarkistettavaksi.
Muutosten tarkasteleminen ja hyväksyminen tai hylkääminen
Kun kaikki yhteiskäyttäjäsi ovat tarkistaneet työkirjasi ja tehneet joitain muutoksia, voit hyväksyä tai hylätä muutokset.
Jos nyt laskentataulukkoon tehdään muutoksia, se näkyy värillisellä solureunalla ja pienellä kolmiolla solun vasemmassa yläkulmassa.
Tarkista tiedot siirtämällä kohdistin solun päälle, jossa on pieni kolmio vasemmassa yläkulmassa. Näyttöön tulee kommenttiruutu, jossa on tiedot tehdyistä muutoksista, kuka ne on tehnyt ja milloin ne on tehty. Jos useat arvioijat ovat tehneet muutoksia laskentataulukkoosi, kullekin arvioijalle määritetään eri laatikon väri.
Siirry Tarkista-välilehdelle ja valitse Muutokset-ryhmästä Seuraa muutoksia. Valitse tällä kertaa "Hyväksy tai hylkää muutokset" -vaihtoehto avattavasta valikosta.
Napsauta "Valitse muutokset hyväksyttävät tai hylkäävät" -valintaikkunassa "OK" jatkaaksesi.
Sitten avautuu 'Hyväksy tai hylkää muutokset' -valintaikkuna, jossa voit hyväksyä muutokset yksitellen tai hyväksyä/hylätä kaikki muutokset kerralla. Täällä ensimmäinen laskentataulukosta löydetty muutos näkyy ensimmäisenä. Meidän tapauksessamme ensimmäinen löydetty muutos oli, että solun B11 arvo muuttui arvosta 16,99 arvoon 17,99. Kun hyväksyt tai hylkäät sen, seuraava muutos latautuu seuraavana.
Kun napsautat "Hyväksy", tehty muutos otetaan käyttöön laskentataulukossasi. Jos hylkäät sen, muutos peruuntuu.
Erillisen tiedoston luominen Muutoshistorian luetteloimiseksi
Sen sijaan, että näkisit muutokset samassa laskentataulukossa, voit myös tarkastella muutosluetteloa erillisellä laskentataulukolla nimeltä "Historia". Historia-arkki sisältää kaikki yksityiskohdat tehdyistä muutoksista.
Voit tarkastella historiaa valitsemalla Tarkista-välilehdeltä "Seuraa muutoksia" ja napsauttamalla avattavasta valikosta "Korosta muutokset".
Muista valita Korosta muutokset -valintaikkunan alareunassa oleva "Luettelo muutokset uudelle arkille" -valintaruutu ennen kuin napsautat OK.
Tämä luo uuden taulukon nimeltä "Historia", jossa luetellaan kaikki työkirjaan tehdyt muutokset.
Tallenna tiedosto uudelleen poistaaksesi Historia-arkin työkirjasta.
Kuinka sammuttaa muutosten seuranta Excelissä
Kun olet suorittanut tarkistuksen, voit poistaa jäljenmuutosominaisuuden käytöstä työkirjassa. Tämä poistaa kaikki seuratut tiedot (solujen korostukset) ja lopettaa työkirjaan tehtyjen lisämuutosten seurannan.
Sinun on ensin poistettava työkirjan suojaus, ennen kuin voit poistaa jäljen muutokset käytöstä. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Poista jaetun työkirjan suojaus" -vaihtoehtoa "Tarkista" -välilehdestä.
Voit poistaa jäljen muutokset käytöstä siirtymällä Tarkista-välilehdelle ja valitsemalla Seuraa muutoksia > Korosta muutokset.
Tyhjennä Korosta muutokset -valintaikkunassa "Seuraa muutoksia muokkaamisen aikana" -kohdan vieressä oleva ruutu ja napsauta sitten "OK".
Excelin muutosten seuranta -ominaisuus on nyt poistettu käytöstä.