Kutsu osallistujia helposti suunniteltuihin Microsoft Teams -kokouksiin ja seuraa heidän vastauksiaan.
Virtuaaliset kokoukset voivat olla uuvuttavia. Kaikki tietävät sen. Joten kokouksen isäntänä on sinun vastuullasi sujuvaa prosessia niin paljon kuin voit. Suuri osa siitä johtuu siitä, että ei järjestetä koko ajan improvisoituja kokouksia.
Jokaisella on paljon asioita kalenterissaan. Etukäteen ilmoittaminen ei ole vain huomaavaista vaan myös ammattimaista. Onneksi on erittäin helppoa kutsua ihmisiä Microsoft Teams -kokouksiin. Kun ajoitat kokouksen Microsoft Teamsissa, voit kutsua ihmisiä kokoukseen heti.
merkintä: Microsoft Teams Free- ja Personal-tileillä ei ole mahdollisuutta lisätä osallistujia kokouksen ajoituksen yhteydessä. Sinun on lähetettävä kokouslinkki manuaalisesti. Kokouskutsujen lähettäminen on käytettävissä vain Microsoft 365 -tileissä.
Siirry vasemmalla olevasta navigointipaneelista Kalenteri-välilehteen.
Napsauta "Uusi kokous" -painiketta näytön oikeassa yläkulmassa. Aikatauluikkuna avautuu.
Anna kokoukselle otsikko ja valitse tapahtuman aika ja päivämäärä. Siirry sitten kohtaan "Lisää pakolliset osallistujat" lisätäksesi ihmiset, jotka haluat kutsua kokoukseen. Voit kutsua käyttäjiä sekä organisaatiosi sisällä että ulkopuolelta.
Kutsu käyttäjiä organisaatiostasi kirjoittamalla heidän nimensä. Teams antaa ehdotuksia organisaatiosi jäseniltä. Lisää heidät napsauttamalla heidän nimeään.
Jos haluat kutsua käyttäjiä organisaatiosi ulkopuolelta, sinun on annettava henkilön täydellinen sähköpostiosoite. Paina Enter-näppäintä syötettyäsi heidän sähköpostiosoitteensa tai napsauta Kutsu-ehdotusta lisätäksesi heidät kokoukseen osallistujiksi.
Käyttäjille, joiden läsnäoloa ei vaadita, napsauta "Valinnainen" -painiketta tekstiruudun lopussa.
Uusi ala laajenee. Syötä valinnaiset osallistujat tähän samalla tavalla kuin teit pakollisten osallistujien kanssa. Anna organisaation jäsenille heidän nimensä ja valitse se Teamsin ehdotuksista. Anna organisaatiosi ulkopuolisille jäsenille täydellinen sähköpostiosoite.
Teamsissa on myös aikatauluavustaja, jonka avulla voit verrata kalenteriasi muiden osallistujien kalentereihin (joille se on kuitenkin käytettävissä) löytääksesi kaikille sopivan ajan. Siirry Aikatauluavustaja-välilehdelle saadaksesi Teamsilta apua sopivan ajan löytämiseen.
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot kokousaikataulun ikkunaan, napsauta Lähetä-painiketta.
Kutsu lähetetään kaikille kokouksen osallistujille (pakollinen ja valinnainen) joko heidän Outlook-postilaatikkoonsa (organisaation sisällä) tai sähköpostiosoitteeseen (ulkopuolisille). Käyttäjät voivat vastata kokoukseen ja lisätä sen kalenteriinsa käyttämällä lähettämääsi kutsua.
Näet heidän vastauksensa kokouksen tiedoista. Näet kokouksen tiedot kaksoisnapsauttamalla kokousta kalenterissa. "Seuranta"-paneeli on oikealla, ja se näyttää kaikkien RSVP-tilan.
Voit myös kutsua lisää ihmisiä kokoukseen, kun olet alun perin varannut kokouksen. Avaa kokouksen tiedot kalenterista joko kaksoisnapsauttamalla sitä tai valitsemalla peittovalikosta Muokkaa.
Lisää sitten osallistujien nimet tai sähköpostiosoitteet "Pakolliset" tai "Valinnaiset" osallistujat -osioon ja napsauta "Lähetä päivitys" -painiketta. Myös jo lisätyt käyttäjät saavat kutsun uudelleen.
Voit myös peruuttaa kokouksen ja kaikki saavat sähköpostiin päivityksen kokouksen perumisesta.
Avaa kokouksen tiedot ja napsauta "Peruuta kokous" -painiketta kokouksen tietotyökalupalkin vasemmassa yläkulmassa.
Näyttöön tulee valintaikkuna. Voit lisätä peruutusilmoituksen, jos sinulla on viesti välitettäväksi osallistujille. Muussa tapauksessa napsauta 'Peruuta kokous' -painiketta.
Ja siinä mennään. On helppoa lähettää kutsuja Microsoft Teams -kokoukseen. Sinun tarvitsee vain lisätä kutsuttavat käyttäjät kokousaikatauluun. Microsoft tekee myös erittäin helpoksi seurata kutsujesi tilaa tai peruuttaa kokouksen kokonaan.